Synopsis
Jak szybko osiągnąć najważniejsze cele? Potrzebujesz planu działania. Brak skutecznej realizacji może kosztować prezesów utratę stanowiska. Tylko w 2000 roku ponad 40 prezesów z 200 największych firm z listy Fortune 500 zostało odwołanych przez zarząd, ponieważ nie zrealizowali zobowiązań. 20% czołowych liderów biznesu w USA straciło pracę wyłącznie dlatego, że nie opanowali sztuki wdrażania planów w życie.
Poniżej przedstawiamy najważniejsze wskazówki dotyczące budowania planu działania, znaczenia planów działania, sposobów na szybkie uruchomienie biznesu dzięki własnemu planowi oraz jak wykorzystać w pełni konfigurowalny Plan Działania, który przygotowaliśmy, aby rozpocząć pracę. Jeśli chcesz przejść bezpośrednio do zasobu, przewiń poniżej do sekcji wyjaśniającej.
Top action plan advice
Dlaczego tak wiele planów kończy się niepowodzeniem? Bill Gates zauważa, że ludzie często mylą "misję", która wyznacza kierunek, z "celami", czyli zestawem konkretnych działań, które faktycznie podejmują. Powiedział: "Dobra misja to za mało. Potrzebujesz konkretnego celu i musisz wiedzieć, jak go osiągnąć."
Jednak najlepsze plany są często najprostsze. Jason Fried i David Heinemeier Hannson, założyciele firmy programistycznej 37signals, podczas burzy mózgów używają grubego markera do zapisywania pomysłów i celów, ponieważ ogranicza to miejsce i zmusza do zachowania prostoty. Pracownicy potrzebują niewielkiej liczby prostych priorytetów, aby skutecznie je realizować. Bez starannie przemyślanych priorytetów ludzie mogą utknąć w niekończących się konfliktach. Twój plan działania powstaje poprzez setki codziennych decyzji dotyczących tego, jak zarządzasz swoim czasem, energią, pieniędzmi i uwagą. Jeśli nie będziesz świadomie zarządzać priorytetami, Twój czas i energia zostaną pochłonięte przez gaszenie jedynie najpilniejszych spraw.
Znaczenie planów działania
Plan działania to przegląd celów, które wyznaczyłeś dla swojej firmy, oraz konkretnych działań, które podejmiesz, aby je osiągnąć. Może on uprościć złożone programy i projekty, a także pomóc Ci efektywnie zarządzać czasem i zwiększyć produktywność w dążeniu do tych celów.Plany działania zapewniają, że wszyscy rozumieją priorytety organizacji, przydzielają zadania, monitorują postępy oraz promują i nagradzają osoby realizujące założone cele.
Niewłaściwe wyznaczanie celów może prowadzić do katastrofalnych skutków. Przykładowo, bezwzględne, jednostronne nastawienie Wells Fargo na realizację celów sprzedażowych sprawiło, że kierownicy oddziałów czuli się zmuszeni do otwierania milionów fałszywych kont. Skandal w bankowości detalicznej, który po tym nastąpił, mógł nieodwracalnie zaszkodzić marce Wells Fargo. Każda firma powinna mieć jasno określone, osiągalne cele oraz przejrzyste metody mierzenia ich realizacji.
Dyrektor ds. informatyki Intuit, Atticus Tysen, podkreśla, że kluczem do sukcesu firmy było upublicznienie wszystkich wskaźników sukcesu w całej organizacji. Dla pracowników spoza centrali widoczne wskaźniki zakończyły niepewność co do sytuacji w siedzibie głównej, czyniąc firmę bardziej spójną.
Twój plan działania dotyczący rozwoju kariery lub życia osobistego można potraktować jako problem alokacji zasobów. Dysponujesz ograniczonym czasem, energią, majątkiem i talentem do rozwoju, a każdego dnia inni oczekują Twojego zaangażowania. Aby mieć pewność, że zmierzasz we właściwym kierunku, obserwuj, jak zarządzasz swoimi zasobami.Jeśli nie wspierają Twojej większej misji, oznacza to, że w ogóle nie realizujesz swojej strategii. Ludzki mózg jest zaprogramowany, by doceniać wyzwania, ale unikać tych zbyt trudnych. Oznacza to, że ludzie znudzą się zadaniami zbyt łatwymi i zrezygnują z tych zbyt wymagających. Dlatego optymalnie jest tworzyć plany oparte na zadaniach w "strefie Goldilocks" – o poziomie trudności, który jest wystarczająco wymagający, ale osiągalny. Aby proces był przyjemny i powtarzalny, przydzielaj zrównoważony zestaw zadań o niskim i wysokim nakładzie pracy.
Stwórz własny plan działania
Jak więc wyznaczać cele, które pomogą zarządzać czasem i skutecznie komunikować plany pracownikom? Opracuj plan działania dostosowany do specyfiki Twojej firmy i elastyczny wobec zmieniających się warunków. Nasza kolekcja Planów Działania, którą możesz pobrać i dostosować do każdej branży, zawiera szczegółowe slajdy z najważniejszymi narzędziami, takimi jak FMEA Action Priority, Improvement Action Plan, Action Priority Matrix, SMART Action Plan Tree Diagram i wiele innych. Zapoznaj się z poniższym wyjaśnieniem, aby dowiedzieć się więcej.
Najważniejsze narzędzia
Plan działania
Kolekcja rozpoczyna się od szczegółowego planu działania, który obejmuje zadania wraz z przypisanym właścicielem i poziomem priorytetu. Po lewej stronie wpisz opis zadań i przypisz im poziom priorytetu LMH (niski, średni lub wysoki). To narzędzie jest przydatne do delegowania zadań w całym zespole lub firmie. Aby spersonalizować plan, wystarczy usunąć kolumnę "Właściciel". Kolumna statusu służy do monitorowania postępu każdego zadania i ustalania, które wymagają większej uwagi. (Slajd 3)
Priorytet działań FMEA
Metodyka FMEA, czyli Analiza Skutków i Przyczyn Wad, to kolejny sposób na ustalanie priorytetów działań w oparciu o problemy wymagające rozwiązania. Uwzględnia ona wpływ, wagę oraz prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka. Klasyfikuj i priorytetyzuj awarie oraz ich wpływ, aby uporządkować plan działań według czynników o najwyższym ryzyku. AP oznacza poziom priorytetu działania, natomiast RPN to liczba priorytetu ryzyka. Skorzystaj z tych kolumn, aby ocenić wpływ każdego problemu wymagającego rozwiązania.Dodatkowo, zespoły mogą wykorzystać to narzędzie do identyfikacji przyczyn niepowodzeń, aby unikać ich w przyszłości. (Slide 13)
Macierz priorytetów działań
Macierz Priorytetów Działań przedstawia zadania według poziomu ich nakładu pracy. Zadania, które można wykonać przy niewielkim wysiłku, mogą mieć znaczący wpływ na wyniki. Dlatego warto w pierwszej kolejności realizować działania o niskim nakładzie pracy i wysokim wpływie. Należy unikać dolnego prawego rogu, czyli zadań wymagających dużego wysiłku i przynoszących niewielkie korzyści. Tabela po prawej stronie zawiera listę tych zadań, a użytkownicy mogą wybrać, które z nich zrealizować jako pierwsze. (Slide 16)
Plan działań usprawniających
Zamiast listy konkretnych działań, Plan Działań Usprawniających skupia się na oczekiwanych rezultatach. Wypisz problemy na górze, a poniżej działania mające na celu ich poprawę. Podziel działania usprawniające na teraz, następne lub wkrótce, w zależności od ich priorytetu. Uwzględnij zasoby, które będą potrzebne do wdrożenia usprawnień i osiągnięcia zamierzonych rezultatów.(Slide 23)
Schemat drzewa planu działania SMART
Diagram SMART pozwala na wyznaczenie jasnych celów. Każdy cel powinien być Specyficzny, Mierzalny, Osiągalny, Realistyczny i Terminowy. Cele stanowią fundament każdego planu działania, dlatego ważne jest, aby nie były zbyt ogólne oraz aby istniały konkretne wskaźniki pomagające osiągnąć zamierzony rezultat. Diagram staje się coraz bardziej szczegółowy od lewej do prawej, zadając precyzyjne pytania dotyczące celu, które są doprecyzowywane po prawej stronie. (Slide 25)
Podsumowanie
Aby opracować skuteczny, zorientowany na cele plan działania dla Twojej firmy, pobierz i dostosuj tę prezentację Plan Działania, aby zaoszczędzić czas i godziny pracy podczas planowania kolejnych kroków w realizacji celów. Po więcej podobnych materiałów zapoznaj się z naszym przewodnikiem na temat [related bracelet="strroad"], aby dowiedzieć się, jak generować osiągalne cele zgodne z wizją Twojej firmy i zaoszczędzić godziny pracy dzięki w pełni edytowalnemu szablonowi prezentacji.
