Sinopse
O que é "Kanban"? Kanban é uma estrutura de gestão de projetos que usa uma visualização de cartões para estilizar cartões em um quadro para que os membros da equipe possam ver facilmente onde cada tarefa ou projeto está em uma série de etapas de fluxo de trabalho. O sistema Kanban, inventado na Toyota, ajudou a transformar a montadora de vender menos de trezentos carros por ano para uma das maiores montadoras do mundo e a fazer centenas de bilhões em receita a partir de 2021. Abaixo, explicamos o Kanban e suas origens, como funciona um "Quadro Kanban" e como você pode baixar e personalizar o modelo de planilha Quadro Kanban que criamos para começar.
Kanban explicado
O sistema Kanban foi desenvolvido pelo engenheiro industrial Taiichi Ohno na Toyota na década de 1950. O termo Kanban vem de duas palavras japonesas, "Kan" 看 que significa sinal, e "Ban" 板, que significa quadro, também conhecido como "quadro de avisos." O termo foi popularizado no Japão por volta de 1600 quando a economia decolou, e as cidades japonesas foram inundadas com empresas concorrentes que precisavam de placas de sinalização artísticas para se destacar e competir por clientes.Esta tradição continuou até os letreiros de neon, LED e outdoors 3D que povoam as cidades japonesas hoje. Os melhores desses letreiros comunicavam seu valor central da maneira mais clara e concisa possível.
O sistema Kanban de Ohno usa cartões de sinalização em um quadro para mostrar visualmente em que etapa uma tarefa está e orientar os espectadores sobre quais ações tomar a seguir em um fluxo de trabalho de processo. Nas próprias palavras de Ohno, o sistema foi projetado, "para produzir apenas o que é necessário, quando é necessário e na quantidade necessária." Ohno inventou este sistema a pedido do CEO da Toyota, Kiichiro Toyoda, que queria que a Toyota competisse com a produtividade das empresas de automóveis americanas em menos de três anos. No entanto, a empresa estava em tão mau estado que nem sequer podiam contratar novos funcionários. Eles não tinham o equipamento que os americanos tinham e não podiam contratar novas pessoas, então tiveram que desenvolver um sistema interno para aumentar sua produtividade.
Taiichi Ohno trabalhou seu caminho até se tornar gerente da oficina de máquinas e eventualmente se tornou um diretor.Durante esse tempo, ele identificou sete áreas-chave de desperdício que contribuíram para o desempenho reduzido da empresa. Em particular, enfrentaram problemas de superprodução e acumulação de matéria-prima, que criavam desperdício quando a demanda do consumidor oscilava. Portanto, Ohno precisava criar um sistema para sinalizar quando um novo produto era necessário, que pudesse ser compartilhado com a linha de produção e o fornecedor de matérias-primas no momento certo...
A epifania ocorreu em 1956 quando Ohno foi aos EUA e visitou a cadeia de supermercados americana Piggly Wiggly. O sistema o inspirou a usar cartões de papel em toda a cadeia de suprimentos para rastrear a demanda e sinalizar ações conforme necessário. Esses cartões seriam anexados à linha de produção até que um cartão fosse finalizado. O cartão seria então anexado ao carro e, uma vez vendido, o cartão voltaria para a linha de produção. Somente quando o cartão retornasse à linha é que os trabalhadores poderiam começar a desenvolver um novo produto. Mesmo assim, os cartões seriam mantidos em uma "fila pendente" até atingirem um número específico, que indicava que havia demanda suficiente para continuar. (Fonte)
Os cartões não eram usados apenas para carros - mas cada material no processo de produção tinha seu próprio cartão Kanban para que os fornecedores trabalhassem com o mesmo sistema. Isso reduziu o estoque, melhorou a eficiência e proporcionou visibilidade em toda a cadeia de suprimentos. Em 1964, o sistema Kanban se espalhou por toda a empresa e foi usado em todos os processos na Toyota. Eventualmente, levou ao maior sistema de produção da Toyota, sobre o qual você pode ler mais em nosso [related bracelet="toyo"] resumo do livro de mesmo nome, ou assistir a um vídeo como parte de nossa [related bracelet="proopt"] apresentação do modelo explicativo.
Como funcionam os quadros Kanban
Hoje em dia, o sistema Kanban não é executado com cartões físicos. O Kanban foi eventualmente adotado pela indústria de software e é frequentemente usado com o método de gestão de projetos Lean ou Agile. Agile é um estilo de gestão de projetos iterativo, onde o gerente divide um grande projeto em projetos menores que são planejados, projetados, construídos e testados individualmente para serem entregues mais rapidamente.Como o Agile é uma filosofia de gestão de projetos, e o Kanban é uma ferramenta de gestão de projetos, os dois podem ser usados simultaneamente e até incorporados com a metodologia Scrum para trabalhar em um grupo de tarefas em um curto período conhecido como sprint. (Fonte)
Os quadros kanban digitais de hoje incorporam colunas codificadas por cores, que representam cada etapa de trabalho separada, e cartões, que representam tarefas individuais ou projetos a serem realizados. Os quadros Kanban também costumam vir com o que é conhecido como limites "WIP", que significam limites de "trabalho em progresso". Estes limitam o número de tarefas em uma determinada coluna/etapa, para que nenhuma etapa fique sobrecarregada e se torne um gargalo. As pistas de natação podem ser usadas para separar tarefas entre equipes, atividades ou tipos de serviço. (Fonte)
Quadros Kanban digitais como o Trello da Atlassian utilizam o sistema Kanban e oferecem funcionalidades adicionais para organizar informações sobre cada tarefa e produto.Desta forma, os quadros Kanban podem ser usados para gerir tarefas pessoais, construir um calendário editorial ou gerir um pipeline de vendas. Eles podem ajudar a gerir um roadmap de desenvolvimento de produto ou acompanhar um funil de recrutamento. Mas a maioria das organizações e gestores de produto não precisam de software avançado para criar seu próprio Quadro Kanban. Como a Toyota mostrou, tudo o que você precisa é de uma visão clara do seu fluxo de trabalho e uma maneira de visualizar seu projeto à medida que ele transita por cada etapa.
Planilha de Quadro Kanban
Gerencie tarefas visualmente
Primeiro, insira todas as tarefas para um projeto atual na lista de tarefas. Atribua a cada tarefa sua etapa, prioridade, responsável e datas de início e término. Em seguida, acompanhe o trabalho em progresso com as barras de progresso, quantas horas levou para concluir e, uma vez concluído, sua data final de conclusão. Para editar esses menus suspensos, você pode usar a guia de campos, para adicionar novos membros responsáveis da equipe, etapas e níveis de prioridade. Você também pode definir seu limite de trabalho em progresso, que é uma parte crítica do Kanban.
No Kanban, cada tarefa é codificada por cores de acordo com o seu nível de prioridade, de acordo com a etapa em que se encontra. Se uma determinada etapa atingiu o seu limite de WIP, a coluna da etapa ficará cinza. Isso é usado para que nenhuma parte do fluxo de trabalho fique sobrecarregada.
Veja suas tarefas em um calendário
Se você prefere organizar suas tarefas de acordo com a data de vencimento próxima, uma visualização de calendário organiza a tarefa pela primeira data de vencimento na sua lista, para que você possa ver uma visão completa do calendário de 12 meses de todas as suas tarefas futuras.
Veja suas tarefas com um painel
E o painel acompanha a quantidade total de tarefas que foram concluídas contra as que ainda precisam ser finalizadas, bem como quantas tarefas estão atribuídas a cada pessoa e em cada etapa. E isso é tudo que você precisa saber sobre Kanban. Não se esqueça, você pode baixar e personalizar esta planilha Quadro Kanban para as suas próprias necessidades de gestão de projetos para economizar tempo e horas de trabalho.
E se você quiser mais ferramentas de planilha para ajudá-lo a alcançar seus objetivos mais importantes, confira nosso [related bracelet="todosheet"] modelo de planilha, bem como nosso [related bracelet="task"] modelo de apresentação para visualizações alternativas de rastreador de tarefas e ferramentas de gerenciamento de projetos para concluir seu trabalho no prazo, todas as vezes.
