Streszczenie
Czym jest "Kanban"? Kanban to ramy zarządzania projektem, które wykorzystują wizualizację kartek, aby stylizować karty na tablicy, dzięki czemu członkowie zespołu mogą łatwo zobaczyć, gdzie znajduje się każde zadanie lub projekt w serii etapów przepływu pracy. System Kanban, wynaleziony w Toyota, pomógł przekształcić producenta samochodów z firmy sprzedającej mniej niż trzysta samochodów rocznie w jednego z największych producentów samochodów na świecie, generującego setki miliardów dochodów w 2021 roku. Poniżej wyjaśniamy, czym jest Kanban i jego pochodzenie, jak działa "Tablica Kanban" i jak można pobrać i dostosować szablon arkusza kalkulacyjnego Tablica Kanban, który stworzyliśmy, aby zacząć.
Kanban wyjaśniony
System Kanban został opracowany przez inżyniera przemysłowego Taiichi Ohno w Toyota w latach 50. Termin Kanban pochodzi od dwóch japońskich słów, "Kan" 看, co oznacza znak, i "Ban" 板, co oznacza tablicę, czyli "tablicę ogłoszeń." Termin ten zyskał popularność w Japonii około 1600 roku, kiedy gospodarka nabrała tempa, a japońskie miasta zostały zalewane przez konkurencyjne firmy, które potrzebowały artystycznych tablic ogłoszeń, aby wyróżnić się i konkurować o klientów.Ta tradycja przetrwała do czasów neonów, diod LED i 3D billboardów, które dziś wypełniają japońskie miasta. Najlepsze z tych tablic komunikowały swoją podstawową wartość w jak najbardziej jasny i zwięzły sposób.
System Kanban Ohno's używa kart znaków na tablicy, aby wizualnie pokazać, na jakim etapie jest zadanie i podpowiedzieć widzom, jakie działania podjąć następnie w procesie przepływu pracy. Słowami samego Ohno, system został zaprojektowany, "aby produkować tylko to, co jest potrzebne, kiedy jest potrzebne i w potrzebnej ilości." Ohno wynalazł ten system na prośbę CEO Toyoty Kiichiro Toyody, który chciał, aby Toyota konkurowała z produktywnością amerykańskich firm samochodowych w ciągu mniej niż trzech lat. Jednak firma była w tak złym stanie, że nie mogli nawet zatrudnić nowych pracowników. Nie mieli sprzętu, który mieli Amerykanie, i nie mogli zatrudnić nowych ludzi, więc musieli opracować wewnętrzny system zwiększania swojej produktywności.
Taiichi Ohno awansował na stanowisko kierownika warsztatu maszynowego i ostatecznie został dyrektorem.W tym czasie zidentyfikował siedem kluczowych obszarów marnotrawstwa, które przyczyniały się do obniżenia wydajności firmy. W szczególności mieli problemy z nadprodukcją i gromadzeniem surowców, co powodowało marnotrawstwo, gdy popyt konsumentów fluktuował. Dlatego Ohno musiał stworzyć system sygnalizujący, kiedy potrzebny jest nowy produkt, który mógłby być udostępniony linii produkcyjnej i dostawcy surowców w odpowiednim momencie...
Przełom nastąpił w 1956 roku, kiedy Ohno pojechał do USA i odwiedził amerykański supermarket Piggly Wiggly. System ten zainspirował go do użycia kartek papieru na całym łańcuchu dostaw, aby śledzić popyt i sygnalizować działania w razie potrzeby. Te karty byłyby dołączane do linii produkcyjnej, dopóki karta nie zostałaby zakończona. Karta następnie była dołączana do samochodu, a po jego sprzedaży, karta wracała do linii produkcyjnej. Dopiero gdy karta wróciłaby do linii, pracownicy mogliby zacząć rozwijać nowy produkt. Nawet wtedy, karty byłyby trzymane w "kolejce oczekującej", dopóki nie osiągnęłyby określonej liczby, która wskazywała, że jest wystarczający popyt, aby kontynuować. (Źródło)
Karty nie były używane tylko do samochodów - ale każdy materiał w procesie produkcji miał swoją kartę Kanban, aby dostawcy pracowali w tym samym systemie. To zmniejszyło gromadzenie zapasów, poprawiło efektywność i zapewniło widoczność na całym łańcuchu dostaw. Do 1964 roku system Kanban rozprzestrzenił się na całą firmę i był używany we wszystkich procesach w Toyota. Ostatecznie doprowadziło to do większego systemu produkcji Toyota, o którym można przeczytać więcej w naszym [related bracelet="toyo"] streszczeniu książki o tej samej nazwie, lub obejrzeć film na temat jako część naszego [related bracelet="proopt"] szablonu prezentacji wyjaśniającej.
Jak działają tablice Kanban
Obecnie system Kanban nie jest realizowany za pomocą fizycznych kartek. Kanban został ostatecznie przyjęty przez branżę oprogramowania i często jest używany z metodą zarządzania projektami Lean lub Agile. Agile to iteracyjny styl zarządzania projektem, w którym menedżer dzieli duży projekt na mniejsze projekty, które są planowane, projektowane, budowane i testowane indywidualnie, aby szybciej wysyłać.Ponieważ Agile to filozofia zarządzania projektami, a Kanban to narzędzie zarządzania projektami, oba mogą być używane jednocześnie i nawet włączone do metodyki Scrum, aby pracować nad grupą zadań w krótkim okresie znanym jako sprint. (Źródło)
Cyfrowe tablice kanban dzisiaj zawierają kolumny oznaczone kolorami, które reprezentują każdy oddzielny etap pracy, oraz karty, które reprezentują poszczególne zadania lub projekty do wykonania. Tablice Kanban zazwyczaj są wyposażone w tzw. limity "WIP", które oznaczają limity "pracy w toku". Ograniczają one liczbę zadań w danej kolumnie/etapie, aby żaden etap nie został zablokowany i nie stał się wąskim gardłem. Korytarze pływackie mogą być używane do rozdzielania zadań między zespołami, działaniami lub rodzajami usług. (Źródło)
Cyfrowe tablice Kanban, takie jak Trello od Atlassian, wykorzystują system Kanban i oferują dodatkowe funkcje do organizacji informacji o każdym zadaniu i produkcie.W ten sposób tablice Kanban mogą być używane do zarządzania osobistymi zadaniami do zrobienia, tworzenia kalendarza redakcyjnego lub zarządzania rurociągiem sprzedaży. Mogą pomóc zarządzać mapą drogową rozwoju produktu lub śledzić lejek rekrutacyjny. Ale większość organizacji i menedżerów produktów nie potrzebuje zaawansowanego oprogramowania do stworzenia własnej tablicy Kanban. Jak pokazała Toyota, wszystko, czego potrzebujesz, to jasny obraz przepływu pracy i sposób na wizualizację projektu, gdy przechodzi przez każdy etap.
Arkusze kalkulacyjne tablicy Kanban
Zarządzaj zadaniami wizualnie
Najpierw wprowadź wszystkie zadania dla bieżącego projektu na liście zadań. Przypisz każdemu zadaniu jego etap, priorytet, odpowiedzialnego właściciela oraz datę rozpoczęcia i zakończenia. Następnie śledź pracę w toku za pomocą pasków postępu, ile godzin zajęło jej ukończenie, a po zakończeniu - jej ostateczną datę zakończenia. Aby edytować te listy rozwijane, możesz użyć zakładki pól, aby dodać nowych odpowiedzialnych członków zespołu, etapy i poziomy priorytetu. Możesz również ustawić swój limit pracy w toku, który jest kluczowym elementem Kanban.
W Kanbanie każde zadanie jest kodowane kolorem według jego poziomu priorytetu, zgodnie z etapem, w którym się znajduje. Jeśli pewien etap osiągnął swój limit WIP, kolumna etapu stanie się szara. Służy to temu, aby żadna część przepływu pracy nie została przeciążona.
Przeglądaj swoje zadania w kalendarzu
Jeśli preferujesz sortowanie zadań według ich nadchodzącej daty realizacji, wizualizacja kalendarza sortuje zadanie według pierwszej daty realizacji na Twojej liście, dzięki czemu możesz zobaczyć pełny widok kalendarza na 12 miesięcy wszystkich nadchodzących zadań.
Przeglądaj swoje zadania na panelu sterowania
A panel sterowania śledzi całkowitą liczbę zadań, które zostały zakończone w porównaniu do tych, które pozostały do zakończenia, a także ile zadań jest przypisanych do każdej osoby i na każdym etapie. I to wszystko, co musisz wiedzieć o Kanbanie. Nie zapomnij, możesz pobrać i dostosować ten arkusz kalkulacyjny Tablica Kanban do swoich własnych potrzeb zarządzania projektem, aby zaoszczędzić czas i godziny pracy.
A jeśli chcesz więcej narzędzi arkusza kalkulacyjnego, które pomogą Ci osiągnąć najważniejsze cele, sprawdź nasz [related bracelet="todosheet"] szablon arkusza kalkulacyjnego, a także nasz [related bracelet="task"] szablon prezentacji dla alternatywnych wizualizacji śledzenia zadań i narzędzi zarządzania projektem, które pozwolą Ci zawsze wykonać swoją pracę na czas.
