Özet
Bir veya iki katılımcı sanal bir toplantıya "bağlandığında", verimlilik düşmeye başlar, çünkü katılımcılar genellikle sanal toplantıları çoklu görev yapma lisansı olarak yorumlarlar, "Harvard Business Review" rapor ediyor. Artık uzaktan çalışmanın yeni norm olduğu bu dönemde, etkili ve proaktif toplantılar düzenlemek özellikle önemlidir. Ekibinize bunu Sanal Toplantılar sunumumuzla iletişim kurun. Görevinizi kolaylaştırmak için, slaytlara basit kurallar ve teknik talimatlar ekledik.
Slaytın Öne Çıkanları
Bu slaytla, şirketinizde düzenlenen tüm sanal toplantılar için temel kuralları paylaşın, örneğin ekip üyeleri konuşmadığında mikrofonların kapatılması, video açık veya kapalı olması (şirket politikanıza bağlı olarak) vb.
Sizin için kolaylık sağlamak adına, yazı tiplerini genellikle kullandığımızdan daha büyük hale getirdik. Seyircinin artık bunları tam boy bir projektör yerine bir masaüstü veya dizüstü bilgisayarda görüntüleyeceğini düşünürsek, bu deneyimi iyileştirmelidir.
Ekibinize, her zaman önceden bir toplantı gündemi göndermeleri (ve alabilmeleri) gerektiğini bildirin. Bu şekilde, herkesin kontrol duygusu daha iyi olur ve toplantıya daha iyi hazırlanmak ve aktif olarak katılmak için yeterli zamanları olur.
Genel Bakış
Evlerimiz ve iş yerlerimiz birleşirken, kişisel ve profesyonel hayatlarımız arasındaki sınırlar da bulanıklaşıyor. İşte bu yüzden sanal toplantı etiketine uymak çok önemlidir. Bir iş iletişim platformu olan Slack, uzaktan toplantı protokolü için aşağıdaki yönergeleri sağlar:
- Toplantı sırasında herkesi tanıtın ve herkese katkıda bulunma şansı verin
- Diğer insanlar sunum yaparken telefonunuza bakmayın
- Diğer insanlar konuşurken onları kesmeyin (veya üzerlerine konuşmayı denemeyin)
- Toplantıdan önce tüm teknolojiyi (kamera/video, Wi-Fi ve ekran paylaşımı dahil) test edin
- Gündemi okuyun ve hazırlıklı gelin
- Sanal toplantı sırasında diğer görevler üzerinde çalışmayın (e-posta kontrol etme gibi)
- Tüm bildirimleri kapatın ve cep telefonunuzun sessizde olduğundan emin olun
- Tüm ekip üyelerinin gereksiz dikkat dağıtıcı unsurlardan uzak, sessiz bir alanda olduğundan emin olun
"Şüphede kaldığınızda, sadece ortak nezaketi uygulayın. İnsanlar, bir çevrimiçi toplantı sırasında duyulmak, görülmek ve saygı görmek ister - tıpkı başka her yerde olduğu gibi," Slack uzmanları diyor.
Uygulama
Slack ayrıca uzaktan toplantılara kapsamlı bir rehber de sunar.İşte Slack ekibinin ne yapılması gerektiğini söylediği:
- Doğru sanal toplantı aracını seçin - online bir toplantıyı daha kolay, hızlı ve daha işbirlikçi hale getiren birçok teknoloji var - anahtar, hangi aracın ekibiniz için doğru olduğunu belirlemektir.
- Başarılı sanal toplantılar için temeli atın - bu, ekibin kişisel olarak tanışmadığı kişilerle rahat olmayı; ekibin diğer üyelerini ve uzmanlıklarını tanımayı; insanların eşit ve konuşmanın ayrılmaz bir parçası olduklarını hissetmelerini sağlamayı; toplantılardan önce iletişim tarzları veya farklı görüşler konusunda herhangi bir potansiyel sorunu belirlemeyi içerir.
- Bir gündem belirleyin ve uzaktan toplantı kurallarında anlaşın - ana konuşma noktalarını, toplantı yapısını, katılacak olan ekip üyelerini veya ekipleri, her ekip üyesinin veya ekibin toplantıya ne getirmekten sorumlu olduğunu ve herhangi bir ilgili belge, dosya veya araştırmayı içeren net bir toplantı gündemi oluşturmanın önemlidir.
- Herkesin ilgisini koruyun - bu, rahat bir sohbet için zaman ayırmayı, herkesin kendini tanıtmasını, her üyeye bir iş atamayı, böylece kimse garip hissetmez ve içe dönükleri dahil tutmayı içerir.
- Takip – toplantı sonrasında herkesin teslim edilecekler ve sonraki adımlar hakkında iyi bir fikri olduğundan ve her bir öğe veya görevi takip etmekten kimin sorumlu olduğunu, teslim edileceklerin ne zaman teslim edileceğini ve bir sonraki toplantının veya kontrolün ne zaman gerçekleşeceğini anladığından emin olun.
İstatistikler
Bulut iletişim danışmanı, Voip, 2020'deki sanal toplantılar hakkında en önemli istatistikleri özetledi, bunları öğrenebilir ve sunumunuzda kullanabilirsiniz:
- Küresel uzaktan çalışan sayısı 2005'ten bu yana %140 arttı
- Şirketler, video konferans yazılımı kullanarak yılda her çalışan başına 11.000 dolar tasarruf ediyor
- Çalışanlar, telekomünikasyon imkanı sağlayan web konferans araçlarını kullanarak ortalama 2.000-7.000 dolar tasarruf ediyor
- Proje sürelerini kısaltmaya yardımcı olan video arama araçları, şirketlere toplam proje maliyetinin %15-%30'unu tasarruf ettirebilir
- Video konferans, seyahat maliyetlerini %30'a kadar azaltabilir
- Video konferans, iş seyahatlerine olan ihtiyacı %47 azalttı
- Şirketlerin %62'si üç veya daha fazla video arama platformu kullanıyor
- Zoom, 2020'de günde 300 milyondan fazla toplantı katılımcısına sahipti
- Google Meet, 2020'de günde 100 milyondan fazla toplantı katılımcısına sahipti
- Microsoft Teams, 2020'de 75 milyon aktif günlük kullanıcıya sahipti
- Cisco WebEx'in şu anda 300 milyondan fazla kullanıcısı var
- Şirketlerin %55'i uzaktan çalışmaya izin veriyor
- Uzaktan çalışma, 2019-2022 arasında %77 artacak
- Uzaktan serbest işler, 2019-2022 arasında %19 artacak
- Çalışanların %30'u tam zamanlı uzaktan çalışanlar em]
- Çalışanların %62'si ara sıra evden çalışır
- 2010-2020 yılları arasında, haftada en az bir kez evden çalışan çalışan sayısında %400'lük bir artış olmuştur
- Uzaktan çalışanların %77'si evden çalışırken daha yüksek verimlilik seviyeleri bildirir
- Uzaktan çalışanların %23'ü ofisten daha uzun saatler boyunca evden çalışır
- Uzaktan çalışanların %53'ü ofis çalışanlarından daha az zaman alır
- Çalışanların %74'ü uzaktan çalışma imkanı sunan bir şirketi terk etme olasılıklarının daha düşük olduğunu belirtir
- İş gücünün %83'ü evden çalışabilmenin iş memnuniyetini artıracağını söylüyor
- Çalışanların %73'ü işverenlerinin departmanlar arası ve ekipler arası işbirliği gerektirdiğini söylüyor
- İşletmelerin %72'si proje bazlı görevlerde bir artış olduğunu belirtir
- Çalışanların %66'sı sanal ekiplerde bir artış yaşadıklarını belirtir
- Şirketlerin %72'si müşteri işbirliğinde bir artış bildirir
