Sammanfattning
Så snart en eller två deltagare "ringer in" till ett virtuellt möte, börjar produktiviteten att lida, eftersom deltagare ofta tolkar virtuella möten som en licens att utföra flera uppgifter samtidigt, rapporterar "Harvard Business Review". Nu när distansarbete är den nya normen, är det särskilt viktigt att genomföra effektiva och proaktiva möten. Kommunicera detta till ditt team med vår Virtuella möten presentation. För att göra uppgiften lättare för dig har vi lagt till enkla regler och tekniska instruktioner i bilderna.
Bildhöjdpunkter
Med denna bild, dela de grundläggande grundreglerna för alla virtuella möten som hålls på ditt företag, till exempel att stänga av mikrofonerna när teammedlemmarna inte talar, ha video på eller av (beroende på företagets policy), etc.
För din bekvämlighet har vi justerat teckensnitten för att vara större än våra vanliga teckenstorlekar. Med tanke på att din publik nu kommer att se dessa på en skrivbord eller bärbar dator istället för en fullstor projektor, bör detta förbättra upplevelsen.
Låt ditt team veta att de alltid bör skicka (och ta emot) en mötesagenda i förväg. På detta sätt har alla en bättre känsla av kontroll och tillräckligt med tid att bättre förbereda sig för mötet och aktivt delta.
Översikt
Eftersom våra hem och arbetsplatser smälter samman, suddas gränslinjerna mellan våra personliga och professionella liv också ut. Därför är det avgörande att följa etiketten för virtuella möten. En affärskommunikationsplattform, Slack, ger följande riktlinjer för fjärrmötesprotokoll:
- Presentera alla under mötet och ge alla en chans att bidra
- Stirra inte på din telefon medan andra presenterar
- Avbryt inte andra människor när de talar (eller försöker tala över dem)
- Testa all teknik (inklusive kamera/video, Wi-Fi och skärmdelning) före mötet
- Läs dagordningen och kom förberedd
- Arbeta inte med andra uppgifter (som att kontrollera e-post) under det virtuella mötet
- Stäng av alla aviseringar och se till att din mobiltelefon är på tyst
- Se till att alla teammedlemmar är i ett tyst område fritt från onödiga distraktioner
"När du är osäker, öva bara vanligt hövlighet. Människor vill bli hörda, sedda och respekterade under ett online-möte - precis som de gör överallt annars," säger experterna från Slack.
Tillämpning
Slack erbjuder också en omfattande guide till fjärrmöten.Här är vad du ska göra, säger Slack-teamet:
- Välj rätt verktyg för virtuella möten – det finns massor av teknik där ute som gör processen att köra ett online-möte enklare, snabbare och mer samarbetsinriktad – nyckeln är att ta reda på vilket av dessa verktyg som är rätt för ditt team.
- Lägg grunden för framgångsrika virtuella möten – detta inkluderar att bli bekväm med människor som teamet inte har träffat personligen; lära känna andra medlemmar i teamet och deras expertis; få människor att känna att de är en lika viktig och integrerad del av konversationen; identifiera eventuella problem när det gäller kommunikationsstilar eller olika synpunkter före möten.
- Ställ in en agenda och kom överens om riktlinjer för fjärrmöten – det är viktigt att skapa en tydlig mötesagenda som inkluderar: huvudpunkter, mötesstruktur, teammedlemmar eller team som kommer att närvara, vad varje teammedlem eller team ansvarar för att ta med till mötet och eventuella relevanta dokument, filer eller forskning.
- Håll alla engagerade – detta innebär att göra tid för informellt samtal, låta alla presentera sig själva, tilldela varje medlem ett jobb, så att ingen känner sig obekväm och hålla introverta involverade.
- Uppföljning – se till att efter mötet har alla en bra uppfattning om leveranser och nästa steg och förstår vem som är ansvarig för att följa upp varje objekt eller uppgift, när leveranserna ska vara klara och när nästa möte eller incheckning kommer att äga rum.
Statistik
Molnkommunikationsrådgivaren, Voip, sammanfattade de viktigaste statistiken om virtuella möten 2020, som du kan lära dig av och använda i din presentation:
- Den globala fjärrarbetskraften har ökat med 140% sedan 2005
- Företag sparar $11,000 årligen per anställd genom att använda videokonferensprogramvara
- Anställda sparar i genomsnitt $2,000-$7,000 genom att använda webbkonferensverktyg som gör att de kan arbeta på distans
- Genom att hjälpa till att förkorta projektets tidslinjer kan videokonferensverktyg spara företag någonstans från 15%-30% av den totala projekt kostnaden
- Videokonferenser kan minska resekostnaderna med upp till 30%
- Videokonferenser har minskat behovet av affärsresor med 47%
- 62% av företagen använder tre eller fler videokonferensplattformar
- Zoom hade över 300 miljoner mötesdeltagare per dag 2020
- Google Meet hade över 100 miljoner dagliga mötesdeltagare 2020
- Microsoft Teams hade 75 miljoner aktiva dagliga användare 2020
- Cisco WebEx har för närvarande över 300 miljoner användare
- 55% av företagen tillåter fjärrarbete
- Fjärrarbete kommer att öka med 77% från 2019-2022
- Fjärr gig-arbete kommer att öka med 19% från 2019-2022
- 30% av anställda arbetar heltid på distans
- 62% av anställda arbetar hemifrån ibland
- Från 2010-2020 har det varit en 400% ökning i antalet anställda som arbetar hemifrån minst en gång i veckan
- 77% av fjärrarbetare rapporterar högre produktivitetsnivåer när de arbetar hemifrån
- 23% av fjärrarbetare arbetar längre timmar hemifrån än på kontoret
- 53% av fjärrarbetare tar mindre ledigt än kontorsanställda
- 74% av anställda säger att de är mindre benägna att lämna ett företag som erbjuder fjärrarbete
- 83% av arbetskraften säger att möjligheten att arbeta hemifrån skulle öka jobbnöjdheten
- 73% av anställda säger att deras arbetsgivare kräver samarbete mellan avdelningar och team
- 72% av företagen noterar en ökning av projektbaserade uppdrag
- 66% av anställda säger att de har upplevt en ökning av virtuella team
- 72% av företag rapporterar en ökning av kundsamverkan
