概要
一度に一人または二人の参加者がバーチャルミーティングに"参加する"と、参加者がバーチャルミーティングをマルチタスクの許可と解釈するため、生産性が低下し始めます、と"ハーバード・ビジネス・レビュー"は報告しています。リモートワークが新たな常識となった今、効果的で積極的なミーティングを運営することが特に重要です。これをチームに伝えるためのバーチャルミーティングスライドをご用意しました。タスクを簡単にするために、スライドには簡単なルールと技術的な指示を追加しました。
スライドのハイライト
このスライドを使用して、会社で開催されるすべてのバーチャルミーティングの基本的なルールを共有してください。例えば、チームメンバーが話していないときにマイクをミュートにする、ビデオをオンまたはオフにする（会社のポリシーによる）などです。
ご利用の便宜のために、私たちはフォントのサイズを調整しました。これは、視聴者がこれらをフルサイズのプロジェクターではなくデスクトップやラップトップで見ることになるので、体験を改善するはずです。
チームには、常に事前にミーティングのアジェンダを送り（そして受け取る）ことを知らせてください。このようにすると、全員がより良いコントロール感を持ち、ミーティングに対してより良く準備し、積極的に参加するための十分な時間を持つことができます。
概要
私たちの家と職場が一体化し、個人生活と職業生活の境界線も曖昧になってきています。そのため、バーチャルミーティングのエチケットを守ることが重要です。ビジネスコミュニケーションプラットフォームのSlackは、リモートミーティングのプロトコルについて次のガイドラインを提供しています：
- ミーティング中に全員を紹介し、全員に貢献する機会を与える
- 他の人がプレゼンテーションをしている間、携帯電話を見つめない
- 他の人が話しているとき（または話そうとしているとき）に割り込まない
- ミーティング前に全ての技術（カメラ/ビデオ、Wi-Fi、画面共有を含む）をテストする
- 議題を読み、準備をしておく
- バーチャルミーティング中に他のタスク（メールチェックなど）を行わない
- 全ての通知をオフにし、携帯電話をサイレントモードにする
- 全てのチームメンバーが不必要な妨げがない静かなエリアにいることを確認する
"疑問がある場合は、一般的な礼儀を守るだけです。人々はオンラインミーティング中にも、他の場所と同様に、聞かれ、見られ、尊重されることを望んでいます。[/EDQ]とSlackの専門家は言います。
応用
Slackはまた、リモートミーティングに関する包括的なガイドを提供しています。これがSlackチームが言っていることです:
- 適切な仮想会議ツールを選ぶ – オンライン会議をより簡単に、より速く、より協力的に進行するための技術はたくさんあります。重要なのは、これらのツールの中からあなたのチームに適したものを見つけることです。
- 成功する仮想会議の基盤を築く – これには、チームがまだ直接会ったことのない人々に慣れること、チームの他のメンバーやその専門知識を理解すること、人々が自分が対話の平等で不可欠な一部であると感じるようにすること、会議の前にコミュニケーションスタイルや意見の相違に関する潜在的な問題を特定することが含まれます。
- 議題を設定し、リモート会議のガイドラインに合意する – 重要なのは、主要な話題、会議の構造、出席するチームメンバーやチーム、各チームメンバーやチームが会議に持ち込む責任があること、関連する文書、ファイル、研究などを含む明確な会議議題を作成することです。
- 全員を関与させる – これは、カジュアルな会話の時間を作ること、全員が自己紹介すること、各メンバーに役割を割り当てること、誰もが気まずいと感じないようにすること、内向的な人々を関与させ続けることを意味します。
- フォローアップ – 会議後、全員が納品物や次のステップについての良い理解を持ち、各項目やタスクのフォローアップを誰が行うのか、納品物がいつ期限であるのか、次の会議やチェックインがいつ行われるのかを理解していることを確認してください。
統計
クラウドコミュニケーションアドバイザー、Voipは、2020年のバーチャルミーティングに関する最も重要な統計をまとめ、それをあなたのプレゼンテーションで学び、使用することができます:
- グローバルなリモートワークの労働力は2005年以降140％増加しました
- 企業はビデオ会議ソフトウェアを使用することで、従業員1人あたり年間11,000ドルを節約します
- 従業員はウェブ会議ツールを使用してテレコミュニケーションすることで、平均して2,000-7,000ドルを節約します
- プロジェクトのタイムラインを短縮するのを助けるビデオ通話ツールは、企業がプロジェクト全体のコストの15％-30％を節約することができます
- ビデオ会議は旅費を最大30％削減することができます
- ビデオ会議はビジネス旅行の必要性を47％削減しました
- 企業の62％は3つ以上のビデオ通話プラットフォームを使用しています
- Zoomは2020年に1日あたり3億人以上の会議参加者を持っていました
- Google Meetは2020年に1日あたり1億人以上の会議参加者を持っていました
- Microsoft Teamsは2020年に7500万人のアクティブな日常ユーザーを持っていました
- Cisco WebExは現在3億人以上のユーザーを持っています
- 企業の55％はリモートワークを許可しています
- リモートワークは2019年から2022年までに77％増加する予定です
- リモートのギグワークは2019年から2022年までに19％増加する予定です
- 従業員の30％はフルタイムのリモートワーカーです
- 従業員の62%がたまに在宅勤務をしています
- 2010年から2020年までの間に、週に少なくとも一度は在宅勤務をする従業員の数が400%増加しました
- リモートワーカーの77%が、在宅勤務時の生産性が高いと報告しています
- リモートワーカーの23%が、オフィスよりも家で長時間働いています
- リモートワーカーの53%が、オフィス勤務の従業員よりも休暇を少なく取っています
- 従業員の74%が、リモートワークを提供する企業は離職率が低いと述べています
- 労働力の83%が、在宅勤務ができることが職場の満足度を高めると述べています
- 従業員の73%が、雇用主が部門間、チーム間の協力を要求していると述べています
- ビジネスの72%がプロジェクトベースの課題が増えていると報告しています
- 従業員の66%が、バーチャルチームの増加を経験していると述べています
- 企業の72%がクライアントとの協力が増えていると報告しています
