Streszczenie
Gdy jeden lub dwóch uczestników "dołącza" do wirtualnego spotkania, produktywność zaczyna cierpieć, ponieważ uczestnicy często interpretują wirtualne spotkania jako pozwolenie na wielozadaniowość, informuje "Harvard Business Review". Teraz, gdy praca zdalna stała się nową normą, szczególnie ważne jest prowadzenie skutecznych i proaktywnych spotkań. Przekazuj to swojemu zespołowi za pomocą naszej prezentacji. Aby ułatwić Ci zadanie, dodaliśmy do slajdów proste zasady i instrukcje techniczne.
Najważniejsze slajdy
Za pomocą tego slajdu podziel się podstawowymi zasadami dotyczącymi wszystkich wirtualnych spotkań prowadzonych w Twojej firmie, takimi jak wyciszanie mikrofonów, gdy członkowie zespołu nie mówią, włączanie lub wyłączanie wideo (w zależności od polityki firmy), itp.
Dla Twojej wygody dostosowaliśmy czcionki do większych rozmiarów niż zwykle. Biorąc pod uwagę, że Twoja publiczność będzie teraz oglądać to na komputerze stacjonarnym lub laptopie, a nie na pełnowymiarowym projektorze, powinno to poprawić doświadczenie.
Poinformuj swój zespół, że zawsze powinni wysyłać (i otrzymywać) agendę spotkania z wyprzedzeniem. W ten sposób wszyscy mają lepsze poczucie kontroli i więcej czasu na lepsze przygotowanie się do spotkania i aktywne uczestnictwo.
Przegląd
Ponieważ nasze domy i miejsca pracy zlewają się ze sobą, granice między naszym życiem osobistym a zawodowym również się zacierają. Dlatego tak ważne jest przestrzeganie etykiety spotkań wirtualnych. Platforma komunikacji biznesowej, Slack, podaje następujące wytyczne dotyczące protokołu spotkań zdalnych:
- Przedstaw wszystkich podczas spotkania i daj każdemu szansę na udział
- Nie patrz na telefon, gdy inni prezentują
- Nie przerywaj innym, gdy mówią (lub próbują mówić)
- Przetestuj całą technologię (w tym kamerę/wideo, Wi-Fi i udostępnianie ekranu) przed spotkaniem
- Przeczytaj agendę i przyjdź przygotowany
- Nie zajmuj się innymi zadaniami (takimi jak sprawdzanie e-maili) podczas wirtualnego spotkania
- Wyłącz wszystkie powiadomienia i upewnij się, że twój telefon komórkowy jest w trybie cichym
- Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu znajdują się w cichym miejscu, wolnym od niepotrzebnych rozproszeń
"W razie wątpliwości, po prostu praktykuj zwykłą uprzejmość. Ludzie chcą być słyszani, widziani i szanowani podczas spotkania online - tak jak wszędzie indziej,[/EDQ] mówią eksperci z Slacka.
Zastosowanie
Slack oferuje również obszerny przewodnik po spotkaniach zdalnych.Oto co należy zrobić, mówi zespół Slack:
- Wybierz odpowiednie narzędzie do wirtualnych spotkań - na rynku dostępnych jest wiele technologii, które ułatwiają prowadzenie spotkań online, czyniąc je łatwiejszymi, szybszymi i bardziej współpracującymi - kluczem jest wybór narzędzia, które będzie odpowiednie dla Twojego zespołu.
- Załóż podstawy dla udanych wirtualnych spotkań - obejmuje to zapoznanie się z osobami, których zespół nie spotkał osobiście; poznanie innych członków zespołu i ich kompetencji; sprawienie, aby ludzie czuli, że są równym i integralnym elementem rozmowy; identyfikacja ewentualnych problemów związanych ze stylami komunikacji lub różnicami punktów widzenia przed spotkaniami.
- Ustal agendę i zgodź się na zasady spotkań zdalnych - ważne jest stworzenie jasnej agendy spotkania, która obejmuje: kluczowe punkty do omówienia, strukturę spotkania, członków zespołu lub zespoły, które będą obecne, to, za co odpowiedzialny jest każdy członek zespołu lub zespół na spotkaniu oraz wszelkie istotne dokumenty, pliki lub badania.
- Zachowanie zaangażowania wszystkich - oznacza to znalezienie czasu na luźne rozmowy, przedstawienie się wszystkich uczestników, przydzielenie każdemu członkowi zadania, aby nikt nie czuł się niezręcznie i zaangażowanie introwertyków.
- Podsumowanie – upewnij się, że po spotkaniu każdy ma dobrą świadomość zadań do wykonania i kolejnych kroków oraz rozumie, kto jest odpowiedzialny za śledzenie każdego elementu lub zadania, kiedy należy dostarczyć wyniki i kiedy odbędzie się następne spotkanie lub kontrola.
Statystyki
Doradca ds. komunikacji w chmurze, Voip, podsumował najważniejsze statystyki dotyczące wirtualnych spotkań w 2020 roku, z których możesz się nauczyć i wykorzystać w swojej prezentacji:
- Globalna zdalna siła robocza wzrosła o 140% od 2005 roku
- Firmy oszczędzają rocznie 11 000 dolarów na pracowniku, korzystając z oprogramowania do wideokonferencji
- Pracownicy oszczędzają średnio od 2 000 do 7 000 dolarów, korzystając z narzędzi do konferencji internetowych, które pozwalają im pracować zdalnie
- Dzięki skracaniu czasu realizacji projektów, narzędzia do wideorozmów mogą oszczędzić firmom od 15% do 30% całkowitego kosztu projektu
- Wideokonferencje mogą zmniejszyć koszty podróży nawet o 30%
- Wideokonferencje zmniejszyły potrzebę podróży służbowych o 47%
- 62% firm korzysta z trzech lub więcej platform do wideorozmów
- Zoom miał ponad 300 milionów uczestników spotkań dziennie w 2020 roku
- Google Meet miał ponad 100 milionów codziennych uczestników spotkań w 2020 roku
- Microsoft Teams miał 75 milionów aktywnych użytkowników dziennie w 2020 roku
- Cisco WebEx obecnie ma ponad 300 milionów użytkowników
- 55% firm pozwala na pracę zdalną
- Praca zdalna wzrośnie o 77% w latach 2019-2022
- Zdalna praca dorywcza wzrośnie o 19% w latach 2019-2022
- 30% pracowników pracuje na pełen etat zdalnie
- 62% pracowników pracuje okazjonalnie z domu
- Od 2010 do 2020 roku nastąpił 400% wzrost liczby pracowników pracujących z domu przynajmniej raz w tygodniu
- 77% pracowników zdalnych zgłasza wyższy poziom produktywności podczas pracy z domu
- 23% pracowników zdalnych pracuje dłużej z domu niż w biurze
- 53% pracowników zdalnych bierze mniej wolnego niż pracownicy biurowi
- 74% pracowników twierdzi, że są mniej skłonni do opuszczenia firmy, która oferuje pracę zdalną
- 83% siły roboczej twierdzi, że możliwość pracy z domu zwiększyłaby satysfakcję z pracy
- 73% pracowników twierdzi, że ich pracodawcy wymagają współpracy międzydziałowej i międzyzespołowej
- 72% firm zauważa wzrost liczby zadań projektowych
- 66% pracowników twierdzi, że doświadczyli wzrostu liczby wirtualnych zespołów
- 72% firm zgłasza wzrost współpracy z klientami
