خلاصہ
جیسے ہی ایک یا دو شرکاء "ڈائل ان" کرتے ہیں تو ورچوئل میٹنگ کی کارکردگی کم ہونے لگتی ہے، کیونکہ شرکاء عموماً ورچوئل میٹنگز کو ملٹی ٹاسکنگ کی اجازت سمجھتے ہیں، "ہارورڈ بزنس ریویو" کی رپورٹ ہے۔ اب جب کہ ریموٹ کام نئے معیار بن چکا ہے، تو یہ خصوصی طور پر اہم ہے کہ موثر اور مقدماتی میٹنگز چلائی جائیں۔ اپنی ٹیم کو ہمارے مجازی میٹنگز ڈیک کے ساتھ یہ بتائیں۔ آپ کے لئے کام آسان بنانے کے لئے، ہم نے سلائیڈز میں سادہ اصولوں اور تکنیکی ہدایات شامل کی ہیں۔
سلائیڈ کی خصوصیات
اس سلائیڈ کے ساتھ، اپنی کمپنی میں منعقد ہونے والی تمام ورچوئل میٹنگز کے لئے بنیادی زمین کے اصول شیئر کریں، جیسے کہ جب ٹیم کے رکن بول نہیں رہے ہوں تو مائیک کو میوٹ کرنا، ویڈیو کو آن یا آف کرنا (آپ کی کمپنی کی پالیسی کے مطابق)، وغیرہ۔
آپ کی سہولت کے لئے، ہم نے فونٹس کو ترتیب دیا تاکہ یہ ہمارے معمولی فونٹ سائز سے بڑے ہوں۔ یہ خیال رکھتے ہوئے کہ آپ کا آڈینس اب انہیں ڈیسک ٹاپ یا لیپ ٹاپ پر دیکھے گا بجائے کہ پورے سائز کے پروجیکٹر پر، یہ تجربہ بہتر بنانا چاہئے۔
اپنی ٹیم کو یہ بتائیں کہ انہیں ہمیشہ پہلے سے میٹنگ کا ایجنڈا بھیجنا (اور موصول کرنا) چاہئے۔ اس طرح، ہر شخص کو میٹنگ کے لئے بہتر تیاری کرنے اور سرگرمی سے حصہ لینے کے لئے کافی وقت ملتا ہے اور بہتر کنٹرول کا احساس ہوتا ہے۔
جائزہ
جیسے ہمارے گھر اور کام کی جگہوں کا آپس میں مرج ہو رہا ہے، ہماری ذاتی اور پیشہ ورانہ زندگیوں کے درمیان کی سرحدیں بھی دھندلی ہو رہی ہیں۔ اسی لئے یہ بہت اہم ہے کہ ہم ورچوئل میٹنگز کے آداب کا پابند رہیں۔ ایک کاروباری مواصلاتی پلیٹ فارم، سلیک، ریموٹ میٹنگز کے ضابطے کے لئے مندرجہ ذیل ہدایات فراہم کرتا ہے:
- میٹنگ کے دوران ہر شخص کا تعارف کرائیں، اور ہر شخص کو شرکت کرنے کا موقع دیں
- جب دوسرے لوگ پیش کر رہے ہوں تو اپنے فون کو نہ دیکھیں
- جب دوسرے لوگ بول رہے ہوں تو انہیں مت روکیں (یا ان کی بات چیت میں مداخلت نہ کریں)
- میٹنگ سے پہلے تمام ٹیکنالوجی (شامل کیمرہ/ویڈیو، وائی فائی، اور سکرین شیئرنگ) کا ٹیسٹ کریں
- ایجنڈا پڑھیں، اور تیار ہو کر آئیں
- ورچوئل میٹنگ کے دوران دوسرے کاموں (جیسے ای میل چیک کرنا) پر کام نہ کریں
- تمام نوٹیفیکیشنز بند کریں اور یقین کریں کہ آپ کا موبائل فون خاموش ہے
- یقین کریں کہ تمام ٹیم کے رکن بے ضرورت پریشانیوں سے آزاد خاموش علاقے میں ہیں
"شک میں ہونے پر، صرف عام شائستگی کا عمل کریں۔ لوگ چاہتے ہیں کہ انہیں آن لائن میٹنگ کے دوران سنا، دیکھا، اور احترام کیا جائے - جیسا کہ وہ ہر جگہ چاہتے ہیں،" سلیک کے ماہرین کہتے ہیں۔
اطلاق
سلیک نے ریموٹ میٹنگز کے لئے ایک جامع گائیڈ بھی فراہم کی ہے۔یہاں یہ کرنے کی ضرورت ہے، سلیک ٹیم کہتی ہے:
- صحیح ورچوئل میٹنگ کا آلہ منتخب کریں - وہاں بہت سی ٹیکنالوجی موجود ہے جو آن لائن میٹنگ کو آسان، تیز اور زیادہ تعاونی بناتی ہے - یہ جاننے کی کلید ہے کہ ان میں سے کون سا آلہ آپ کی ٹیم کے لئے مناسب ہے.
- کامیاب ورچوئل میٹنگز کے لئے بنیاد رکھیں - اس میں شامل ہے کہ آپ ان لوگوں کے ساتھ آرام سے رہیں جن سے ٹیم نے شخصی طور پر ملاقات نہیں کی ہے؛ ٹیم کے دیگر اراکین اور ان کی مہارتوں کو جاننا؛ لوگوں کو محسوس کرانا کہ وہ بات چیت کا برابر اور اہم حصہ ہیں؛ میٹنگز سے پہلے مواصلاتی انداز یا مختلف نقطہ نظر کے حوالے سے کسی بھی ممکنہ مسائل کی شناخت.
- ایک ایجنڈا تیار کریں اور ریموٹ میٹنگ کی رہنمائیوں پر اتفاق کریں - یہ ضروری ہے کہ آپ ایک واضح میٹنگ ایجنڈا تیار کریں جس میں شامل ہوں: اہم بات چیت کے نقطے، میٹنگ کی ساخت، وہ ٹیم کے اراکین یا ٹیمیں جو حاضر ہوں گی، ہر ٹیم کے رکن یا ٹیم کی ذمہ داری کیا ہوگی جو میٹنگ میں لے کر آئے گی اور کسی بھی متعلقہ دستاویزات، فائلوں یا تحقیقات.
- ہر کسی کو مشغول رکھنا - اس کا مطلب ہے کہ غیر رسمی بات چیت کے لئے وقت بنانا، ہر شخص کو خود کا تعارف کروانا، ہر رکن کو ایک کام سونپنا، تاکہ کوئی بھی شخص پریشان نہ ہو اور انٹروورٹس کو شامل رکھنا.
- مزید تفصیل - یقینی بنائیں کہ میٹنگ کے بعد ہر شخص کو مہیا کرنے والے اور اگلے مراحل کے بارے میں اچھا خیال ہو اور سمجھے کہ ہر شے یا کام پر فالو اپ کرنے کی ذمہ داری کس کی ہے، مہیا کرنے والے کب تک مہیا کرنے ہیں اور اگلی میٹنگ یا چیک ان کب ہوگی۔
شماریات
بادل بات کے مشیر، Voip، نے 2020 میں ورچوئل میٹنگز پر سب سے اہم شماریات کو خلاصہ کیا ہے، جس سے آپ سیکھ سکتے ہیں اور اپنی پیش کش میں استعمال کر سکتے ہیں:
- عالمی طور پر ریموٹ ورک فورس 2005 سے 140٪ بڑھ گیا ہے
- کمپنیاں ویڈیو کانفرنس سوفٹ ویئر کا استعمال کرکے فی ملازم سالانہ 11,000 ڈالر بچاتی ہیں
- ملازمین ویب کانفرنس ٹولز کا استعمال کرکے 2,000-7,000 ڈالر بچاتے ہیں جو انہیں ٹیلی کامیوٹ کی اجازت دیتے ہیں
- منصوبے کے ٹائم لائن کو مختصر کرنے میں مدد کرکے، ویڈیو کالنگ ٹولز کمپنیوں کو کل منصوبے کی لاگت کا 15٪-30٪ بچا سکتے ہیں
- ویڈیو کانفرنس سفر کی لاگت کو 30٪ تک کم کر سکتا ہے
- ویڈیو کانفرنس نے کاروباری سفر کی ضرورت کو 47٪ کم کر دیا ہے
- 62٪ کمپنیاں تین یا زیادہ ویڈیو کالنگ پلیٹ فارم استعمال کرتی ہیں
- زوم نے 2020 میں فی دن 300 ملین میٹنگ شرکاء تھے
- گوگل میٹ نے 2020 میں روزانہ 100 ملین میٹنگ شرکاء تھے
- مائیکروسافٹ ٹیمز نے 2020 میں 75 ملین فعال روزانہ صارفین تھے
- سسکو ویب ایکس کے پاس فی الحال 300 ملین صارفین ہیں
- 55٪ کمپنیاں ریموٹ کام کی اجازت دیتی ہیں
- 2019-2022 کے درمیان ریموٹ کام 77٪ بڑھے گا
- 2019-2022 کے درمیان ریموٹ گگ کام 19٪ بڑھے گا
- 30٪ ملازمین مکمل وقت کے ریموٹ کام کرنے والے ہیں
- 62% ملازمین کبھی کبھار گھر سے کام کرتے ہیں
- 2010-2020 کے درمیان ، ایک ہفتے میں کم از کم ایک بار گھر سے کام کرنے والے ملازمین کی تعداد میں 400% اضافہ ہوا ہے
- 77% ریموٹ کام کرنے والے بتاتے ہیں کہ گھر سے کام کرتے وقت ان کی پیداوار زیادہ ہوتی ہے
- 23% ریموٹ کام کرنے والے گھر سے زیادہ گھنٹے کام کرتے ہیں بنیادی دفتر میں
- 53% ریموٹ کام کرنے والے دفتری ملازمین سے کم وقت چھٹی لیتے ہیں
- 74% ملازمین کہتے ہیں کہ اگر انہیں ریموٹ کام کرنے کی سہولت ملے تو وہ کمپنی چھوڑنے کی کم ترجیح دیں گے
- 83% کاروبار کہتے ہیں کہ گھر سے کام کرنے کی سہولت ملازمت کی خوشی میں اضافہ کرے گی
- 73% ملازمین کہتے ہیں کہ ان کے ملازمین کو شعبہ جاتی اور ٹیموں کے درمیان تعاون کی ضرورت ہوتی ہے
- 72% کاروباروں نے منصوبہ بندی کی تفریح میں اضافہ کی توثیق کی ہے
- 66% ملازمین کہتے ہیں کہ انہوں نے ورچوئل ٹیموں میں اضافہ محسوس کیا ہے
- 72% کمپنیوں نے کلائنٹ کے تعاون میں اضافہ کی رپورٹ کی ہے
