الملخص
بمجرد أن يقوم أحد أو اثنين من الحضور بـ "الاتصال" بالاجتماع الافتراضي، تبدأ الإنتاجية في التأثر، لأن الحضور غالبًا ما يفسرون الاجتماعات الافتراضية على أنها ترخيص للقيام بأكثر من مهمة في وقت واحد، كما تقارير "مراجعة هارفارد للأعمال". الآن أن العمل عن بعد أصبح القاعدة الجديدة، من الخصوصية أن تدير اجتماعات فعالة واستباقية. قم بالتواصل مع فريقك باستخدام عرض الشرائح الاجتماعات الافتراضية الخاص بنا. لجعل المهمة أسهل بالنسبة لك، أضفنا قواعد بسيطة وتعليمات تقنية إلى الشرائح.
أبرز الشرائح
مع هذه الشريحة، شارك القواعد الأساسية لجميع الاجتماعات الافتراضية التي تعقد في شركتك، مثل كتم الميكروفونات عندما لا يتحدث أعضاء الفريق، وتشغيل الفيديو أو إيقافه (حسب سياسة شركتك)، إلخ.
لراحتك، قمنا بـ تعديل الخطوط لتكون أكبر من حجم الخط العادي. بالنظر إلى أن جمهورك سيشاهد هذه الشرائح الآن على سطح المكتب أو الكمبيوتر المحمول بدلاً من جهاز العرض الكامل الحجم، يجب أن يحسن هذا التجربة.
أخبر فريقك أنهم يجب دائماً أن يرسلوا (ويستلموا) جدول الاجتماع مقدماً. بهذه الطريقة، يكون لدى الجميع إحساس أفضل بالتحكم ووقت كافٍ للتحضير بشكل أفضل للاجتماع والمشاركة بنشاط.
نظرة عامة
مع دمج منازلنا وأماكن عملنا معًا، تتلاشى الحدود بين حياتنا الشخصية والمهنية أيضًا. لذلك من الضروري اتباع آداب الاجتماعات الافتراضية. تقدم منصة الاتصالات التجارية، سلاك، الإرشادات التالية لبروتوكول الاجتماعات عن بُعد:
- قدم الجميع خلال الاجتماع، وأعط الجميع فرصة للمساهمة
- لا تحدق في هاتفك بينما يقدم الآخرون
- لا تقاطع الآخرين عندما يتحدثون (أو تحاول التحدث فوقهم)
- اختبر جميع التكنولوجيا (بما في ذلك الكاميرا/الفيديو، واي فاي، ومشاركة الشاشة) قبل الاجتماع
- اقرأ الجدول الزمني، وتأتى مستعدًا
- لا تعمل على مهام أخرى (مثل التحقق من البريد الإلكتروني) أثناء الاجتماع الافتراضي
- أوقف جميع الإشعارات وتأكد من أن هاتفك الخلوي صامت
- تأكد من أن جميع أعضاء الفريق في منطقة هادئة بعيدة عن التشتيت غير الضروري
"عند الشك، مارس الأدب العام فقط. الناس يريدون أن يُسمعوا، ويُرَوْا، ويُحترموا خلال الاجتماع عبر الإنترنت - تمامًا كما يفعلون في كل مكان آخر،" كما يقول الخبراء من سلاك.
التطبيق
تقدم سلاك أيضًا دليلًا شاملاً للإجتماعات عن بُعد.ها هو ما يجب القيام به، كما يقول فريق Slack:
- اختر أداة الاجتماع الافتراضي المناسبة - هناك الكثير من التكنولوجيا المتاحة التي تجعل عملية تشغيل اجتماع عبر الإنترنت أسهل وأسرع وأكثر تعاونًا - المفتاح هو معرفة أي من هذه الأدوات هو الأنسب لفريقك.
- وضع الأساس لاجتماعات افتراضية ناجحة - يتضمن ذلك الشعور بالراحة مع الأشخاص الذين لم يقابلهم الفريق شخصيًا؛ التعرف على أعضاء الفريق الآخرين وخبراتهم؛ جعل الأشخاص يشعرون أنهم جزء متساوي وجزء لا يتجزأ من المحادثة؛ تحديد أي مشكلات محتملة عندما يتعلق الأمر بأساليب الاتصال أو وجهات النظر المختلفة قبل الاجتماعات.
- تحديد جدول أعمال والاتفاق على إرشادات الاجتماع عن بُعد - من المهم إنشاء جدول أعمال واضح للاجتماع يتضمن: النقاط الرئيسية للحديث، هيكل الاجتماع، أعضاء الفريق أو الفرق التي ستحضر، ما الذي يتحمله كل عضو في الفريق أو الفريق من مسؤولية في الاجتماع وأي وثائق أو ملفات أو بحوث ذات صلة.
- الحفاظ على تفاعل الجميع - يعني ذلك تخصيص وقت للمحادثة العرضية، وجعل الجميع يتعرفون على أنفسهم، وتكليف كل عضو بمهمة، بحيث لا يشعر أحد بالحرج والحفاظ على تورط الأشخاص الانطوائيين.
- المتابعة - تأكد بعد الاجتماع أن الجميع لديهم فكرة جيدة حول المنتجات المتوقعة والخطوات التالية ويفهمون من المسؤول عن المتابعة لكل بند أو مهمة، ومتى يجب تقديم المنتجات المتوقعة ومتى سيكون الاجتماع أو التحقق التالي.
الإحصائيات
لخص مستشار الاتصالات السحابية، Voip، أهم الإحصائيات حول الاجتماعات الافتراضية في عام 2020، التي يمكنك التعلم منها واستخدامها في عرضك التقديمي:
- زاد العمل العالمي عن بُعد بنسبة 140% منذ عام 2005
- توفر الشركات 11,000 دولار سنويًا لكل موظف باستخدام برامج المؤتمرات الفيديوية
- يوفر الموظفون متوسط 2000-7000 دولار باستخدام أدوات المؤتمرات عبر الويب التي تتيح لهم العمل عن بُعد
- بمساعدة تقصير الجداول الزمنية للمشروع، يمكن أن توفر أدوات المكالمات الفيديوية للشركات من 15%-30% من إجمالي تكلفة المشروع
- يمكن أن تقلل المؤتمرات الفيديوية من تكاليف السفر بنسبة تصل إلى 30%
- قللت المؤتمرات الفيديوية من الحاجة إلى السفر للأعمال بنسبة 47%
- تستخدم 62% من الشركات ثلاثة أو أكثر من منصات المكالمات الفيديوية
- كان لدى Zoom أكثر من 300 مليون مشارك في الاجتماعات يوميًا في عام 2020
- كان لدى Google Meet أكثر من 100 مليون مشارك يومي في الاجتماعات في عام 2020
- كان لدى Microsoft Teams 75 مليون مستخدم نشط يوميًا في عام 2020
- تمتلك Cisco WebEx حاليًا أكثر من 300 مليون مستخدم
- تسمح 55% من الشركات بالعمل عن بُعد
- سيزيد العمل عن بُعد بنسبة 77% من 2019-2022
- سيزيد العمل الحر عن بُعد بنسبة 19% من 2019-2022
- 30% من الموظفين يعملون عن بُعد بدوام كامل
- 62% من الموظفين يعملون من المنزل بشكل عرضي
- من 2010-2020، كان هناك زيادة بنسبة 400% في عدد الموظفين الذين يعملون من المنزل على الأقل مرة واحدة في الأسبوع
- 77% من العمال عن بُعد يبلغون عن مستويات أعلى من الإنتاجية عند العمل من المنزل
- 23% من العمال عن بُعد يعملون ساعات أطول من المنزل مقارنة بالمكتب
- 53% من العمال عن بُعد يأخذون وقتًا أقل للراحة مقارنة بالموظفين في المكتب
- 74% من الموظفين يقولون أنهم أقل احتمالية لمغادرة الشركة التي تقدم العمل عن بُعد
- 83% من القوى العاملة تقول أن القدرة على العمل من المنزل ستزيد من رضا الوظيفة
- 73% من الموظفين يقولون أن أرباب العمل يتطلبون التعاون بين الأقسام وبين الفرق
- 72% من الشركات تلاحظ زيادة في المهام المستندة إلى المشروع
- 66% من الموظفين يقولون أنهم شهدوا زيادة في الفرق الافتراضية
- 72% من الشركات تبلغ عن زيادة في التعاون مع العملاء
