Краткое содержание
Как только один или два участника "подключаются" к виртуальной встрече, производительность начинает снижаться, поскольку участники часто воспринимают виртуальные встречи как разрешение на многозадачность, сообщает "Harvard Business Review". Теперь, когда удаленная работа стала новым нормативом, особенно важно проводить эффективные и проактивные встречи. Сообщите об этом своей команде с помощью нашей Виртуальные встречи презентации. Чтобы облегчить вам задачу, мы добавили простые правила и технические инструкции к слайдам.
Основные моменты слайдов
С помощью этого слайда поделитесь основными правилами поведения на всех виртуальных встречах, проводимых в вашей компании, такими как отключение микрофонов, когда члены команды не говорят, включение или отключение видео (в зависимости от политики вашей компании) и т.д.
Для вашего удобства мы увеличили размеры шрифтов, чтобы они были больше обычных. Учитывая, что теперь ваша аудитория будет просматривать их на настольном компьютере или ноутбуке, а не на полноразмерном проекторе, это должно улучшить впечатление.
Пусть ваша команда знает, что они всегда должны отправлять (и получать) повестку дня встречи заранее. Таким образом, у всех будет больше чувство контроля и достаточно времени для лучшей подготовки к встрече и активного участия.
Обзор
Поскольку наши дома и рабочие места сливаются вместе, границы между нашей личной и профессиональной жизнью также стираются. Вот почему так важно соблюдать этикет виртуальных встреч. Бизнес-платформа для общения Slack предлагает следующие рекомендации по протоколу удаленных встреч:
- Представьте всех участников во время встречи и дайте каждому возможность высказаться
- Не смотрите в телефон, когда другие люди выступают
- Не перебивайте других людей, когда они говорят (или пытаются говорить)
- Проверьте всю технологию (включая камеру/видео, Wi-Fi и демонстрацию экрана) перед встречей
- Прочитайте повестку дня и подготовьтесь
- Не занимайтесь другими задачами (например, проверкой электронной почты) во время виртуальной встречи
- Отключите все уведомления и убедитесь, что ваш мобильный телефон находится в режиме тишины
- Убедитесь, что все члены команды находятся в тихом месте, свободном от ненужных отвлекающих факторов
"В случае сомнений просто проявите общую вежливость. Люди хотят быть услышаны, увидены и уважаемы во время онлайн-встречи - так же, как и везде", - говорят эксперты из Slack.
Применение
Slack также предлагает подробное руководство по проведению удаленных встреч.Вот что нужно делать, говорит команда Slack:
- Выберите подходящий инструмент для виртуальных встреч - существует множество технологий, которые упрощают процесс проведения онлайн-встреч, делают его быстрее и более совместным - ключевой вопрос в том, какой из этих инструментов подходит для вашей команды.
- Заложите основу для успешных виртуальных встреч - это включает в себя привыкание к людям, которых команда не встречала лично; знакомство с другими членами команды и их компетенциями; создание условий, при которых люди чувствуют себя равноправными и неотъемлемой частью разговора; выявление любых потенциальных проблем в стилях общения или различных точках зрения перед встречами.
- Составьте повестку дня и согласуйте правила проведения удаленных встреч - важно создать четкую повестку дня встречи, которая включает: ключевые темы для обсуждения, структуру встречи, членов команды или команды, которые будут присутствовать, то, за что отвечает каждый член команды или команда на встрече, а также любые релевантные документы, файлы или исследования.
- Поддерживайте вовлеченность всех - это означает уделение времени неформальному общению, представление каждого участника, распределение обязанностей между участниками, чтобы никто не чувствовал себя неловко, и вовлечение интровертов в общение.
- Последующие действия – убедитесь, что после встречи у всех есть четкое представление о результатах и следующих шагах, и понимают, кто отвечает за выполнение каждого пункта или задачи, когда следует ожидать результаты и когда состоится следующая встреча или проверка.
Статистика
Советник по облачным коммуникациям, Voip, подвел итоги самой важной статистики по виртуальным встречам в 2020 году, которую вы можете изучить и использовать в своей презентации:
- Глобальная удаленная рабочая сила увеличилась на 140% с 2005 года
- Компании экономят $11,000 в год на каждого сотрудника, используя программное обеспечение для видеоконференций
- Сотрудники экономят в среднем от $2,000 до $7,000, используя инструменты веб-конференций, позволяющие им работать на удалении
- С помощью сокращения сроков выполнения проектов, инструменты видеозвонков могут сэкономить компаниям от 15% до 30% общей стоимости проекта
- Видеоконференции могут сократить расходы на путешествия до 30%
- Видеоконференции сократили необходимость в командировках на 47%
- 62% компаний используют три или более платформы для видеозвонков
- У Zoom было более 300 миллионов участников встреч в день в 2020 году
- У Google Meet было более 100 миллионов участников ежедневных встреч в 2020 году
- У Microsoft Teams было 75 миллионов активных пользователей в день в 2020 году
- У Cisco WebEx в настоящее время более 300 миллионов пользователей
- 55% компаний разрешают удаленную работу
- Удаленная работа увеличится на 77% с 2019 по 2022 год
- Удаленная гиг-работа увеличится на 19% с 2019 по 2022 год
- 30% сотрудников работают на полную ставку на удалении
- 62% сотрудников иногда работают из дома
- С 2010 по 2020 год количество сотрудников, работающих из дома хотя бы раз в неделю, увеличилось на 400%
- 77% удаленных сотрудников сообщают о более высоком уровне производительности при работе из дома
- 23% удаленных сотрудников работают дольше из дома, чем в офисе
- 53% удаленных сотрудников берут меньше времени на отдых, чем сотрудники в офисе
- 74% сотрудников говорят, что они меньше склонны уходить из компании, предлагающей удаленную работу
- 83% рабочей силы говорят, что возможность работать из дома увеличивает удовлетворенность работой
- 73% сотрудников говорят, что их работодатели требуют междепартаментального и межкомандного сотрудничества
- 72% компаний отмечают увеличение количества проектных заданий
- 66% сотрудников говорят, что они столкнулись с увеличением числа виртуальных команд
- 72% компаний сообщают об увеличении сотрудничества с клиентами
