Eventplanerare

Introduktion

Termen [EDQ]Bridezilla[EDQ] har blivit kulturellt relevant nog för att ha en plats i Urban Dictionary. Det finns till och med en hel TV-show dedikerad till det. Åskådare kan undra varför dessa blivande brudar gör en glädjefylld händelse så komplicerad och intensiv? Jo, för att eventplanering är komplicerat och intensivt och logistiska mardrömmar är vanliga. Men så länge det finns organiserad vägledning som du kan följa, är eventplanering inte alltför dåligt efter allt. Vissa människor slutar betala stora pengar för professionella eventplanerare för att lösa huvudvärken, men vi har något ännu enklare här: en Eventplanerare kalkylbladsmall.

Följ med för att lära dig hela nio yards för att organisera en framgångsrik händelse: från den initiala planerings- och budgeteringsfasen, hela vägen till dagen för evenemanget. Med hjälp av Eventplanerare kalkylbladet kommer vi att anpassa det för att illustrera hur processen fungerar med två scenarier: ett bröllop och en konferens. Det kommer förhoppningsvis att täcka både ditt personliga och professionella liv.

Mallen

För att illustrera hur man använder denna Eventplanerare, kommer vi att täcka olika delar av den:

1. Budgeten. Mallen inkluderar en dedikerad sektion för att skapa och hantera din budget. Lista och jämför olika tjänster för att bestämma de bästa alternativen och spåra vilka leverantörer som har betalats eller inte.
2. Gästhanteringen. Mallen hjälper till att kategorisera gäster, övervaka deras RSVP-status och till och med tilldela sittplatser, vilket kan bedömas i en separat tabellkartflik. För evenemang som involverar biljettförsäljning, erbjuder mallen en funktion för att tilldela biljetttyper till gäster och beräkna resultatet i intäkter.
3. Dagen för evenemanget. Mallen erbjuder tabeller för att strukturera evenemangets agenda och uppgifter. Använd dem för att övervaka alla aktiviteter för ett framgångsrikt evenemangsresultat.
4. Instrumentpanelen. Mallen samlar data från alla avsnitt för att hjälpa dig genom hela evenemangsorganisationen och planeringsprocessen. Vyerna hjälper till att spåra budget, jämföra tjänster, spåra gästnärvaro och mer. Den ger också ett komplett set av diagram för att bedöma evenemangets resultat med avseende på utgifter, intäkter och vinst.

För att lära dig mer om funktionerna och funktionaliteten i vår Eventplanerare, fortsätt läsa. Vi kommer att dela den kompletta handledningen för mallen med extra tips om hur du planerar och organiserar evenemanget med de tillgängliga verktygen.

file_save

Download free weekly spreadsheets

Microsoft Excel Google Sheets Apple Numbers

Enter your email address to download and customize spreadsheets for free

Join

OR

Not for commercial use

OR

file_save

Download 'Eventplanerare' spreadsheet — 8 sheets

Eventplanerare

+39 more spreadsheets per quarter

that's $3 per spreadsheet

$117

/ Quarterly

Subscribe

Commercial use allowed. View other plans

Innehåll

Evenemangsorganisation

Mallen tillhandahåller en flik för att organisera de väsentliga tjänsterna för evenemanget. I 'Tjänster'-tabellen listar du alla tillgängliga alternativ och bestämmer det mest lämpliga för dina krav.Dessutom tillåter denna tabell klassificering av tjänster efter kategori, förhandlingsstadier, prioriteringar och andra kriterier.

Till exempel, organisationen av ett bröllop som behöver en trevlig plats. För att registrera det, ange [EDQ]Plats[EDQ] i fältet 'Tjänst' tillsammans med det intressanta företaget och dess kontaktuppgifter. Välj sedan kategori, nuvarande förhandlingsstadium, tjänsteprioritet och total kostnad. Följande fält underlättar jämförelsen av olika tjänster. Om du är osäker på om du ska anlita en viss tjänst, ändra 'Kontraktstatus' till 'Öppen'. Nu, om du har valt att fortsätta med tjänsten, ändra 'Kontraktstatus' till 'Stängd'. Efter att betalningen är gjord, använd fältet 'Betalningsstatus' för att markera det som betalt.

Lista alla tjänster du har övervägt eller kontaktat för ditt evenemang. Jämförelsen integreras också i instrumentpanelen med en avgörande komponent – budgeten.

Evenemangsbudget

Det är också viktigt att skilja uppskattade kostnader från faktiska kostnader. På detta sätt skapas en tydlig finansiell vägkarta för att säkerställa att evenemanget håller sig inom sin fastställda budget. Mallen låter dig tilldela en budget för varje väsentlig tjänstekategori för evenemanget. I fliken 'Fält', etablera kategorier som evenemanget kräver, såsom [EDQ]Mat & Dryck[EDQ], [EDQ]Underhållning[EDQ], eller [EDQ]Uthyrning[EDQ]. Ange sedan budgeten för varje kategori.

När du lägger till en tjänst i fliken 'Tjänster' jämför mallen automatiskt kostnaden med den förinställda budgeten. Denna jämförelse, som visar den totala budgeten mot den faktiska händelsekostnaden, visas i instrumentpanelen - som vi kommer att täcka i detalj senare.

Budgetprioriteringar

Som nämnts tillåter mallen tjänsteprioritering, vilket underlättar jämförelse och fördelning av budgeten. Välj tjänsteprioriteten i fliken 'Tjänster', och mallen tilldelar en färg via 'villkorsstyrd formatering'. Du kan ändra dessa färger för anpassning.

I Excel-formatet:

1. Klicka på valfritt prioriteringsfält och gå till 'Hem' i menyraden;
2. Klicka på Villkorsstyrd formatering > Hantera regler > Välj regeln > Redigera regel
3. Välj den färg du vill visa istället och klicka på 'OK'.

I Google Sheets-versionen:

1. Navigera till 'Format' i menyraden
2. Välj Villkorsstyrd formatering > Färgskala
3. Välj regeln i sidofältet
4. Välj önskad färg och klicka på 'Klar'

Det är möjligt att tillämpa denna process på andra fält som använder villkorsstyrd formatering.

Gästlista

Vi har redan täckt hur man kategoriserar eventkostnader. Men det finns mer. Till exempel, i ett bröllopsscenario, är det avgörande att känna till varje gästs RSVP-status och bordstilldelning. För en konferens kan biljettförsäljning bli väsentlig. Denna mall adresserar båda situationerna under fliken 'Gästlista'.

För bröllop, lägg till en gäst genom att ange deras namn och kontaktuppgifter. Från denna punkt varierar detaljerna baserat på eventtypen. Sortera och kategorisera gäster efter 'Gästtyp', 'Åldersgrupp', och deras 'Eventdeltagande' - dessa fält är anpassningsbara vid behov. Om eventet kräver olika kategorier, är det möjligt att justera dem i fliken 'Fält'.

Tillbaka till mallen, du kan uppdatera gästens RSVP-status (dvs. nej, kanske, ja, eller inget svar) för att hantera och övervaka närvaron. Funktionen 'Tilldela ett bord' hjälper till att fördela sittplatser för bröllop eller liknande evenemang. Välj bordet där gästerna kommer att sitta och organisera dem efter olika kategorier, varje representerat av en unik färg. Du kan skapa bord för familj, vänner, arbetskamrater, eller vilka andra grupper som eventet kräver. Denna funktion kommer att vara nödvändig för vyn 'Bordsdiagram', som vi kommer att diskutera senare.

Nu, i ett konferensscenario, kan du lägga till samma gäst som tidigare.För att kategorisera dem, använd samma kategorier eller justera dem för att bättre återspegla evenemanget, till exempel genom att specificera en gästs yrkesområde. Om biljettförsäljning är en del av konferensen, välj den biljettyp varje gäst köpte. Biljettyperna kan anpassas i fliken 'Fält', och varje kan ställas in med ett förbestämt pris. När en biljett tilldelas, markera den som 'betald', och mallen kommer automatiskt att räkna in den i evenemangets intäkter.

En intressant aspekt av denna funktion är dess anpassningsförmåga för bröllop. Medan biljettförsäljning inte är typiskt för bröllop, är donationer och gåvor vanliga. Använd biljettförsäljningsfunktionen för att hantera och övervaka dessa bidrag. När du ställer in biljettkategorier, inkludera alternativ för donationer eller gåvor för att spåra de totala bidragen när de tilldelas till gäster.

Tabellöversikt

Vår Eventplanerare har en speciell flik för evenemang med bordstilldelningar. Fliken 'Tabellöversikt' presenterar en komplett layout av bord och deras motsvarande gäster. Varje färg representerar olika bordkategorier. Layouten markerar också gäster baserat på deras RSVP-status: rött indikerar obekräftade gäster, medan svart representerar bekräftade.

Mallen bygger denna layout automatiskt baserat på information från tidigare flikar, som när vi lade till en gäst i fliken 'Gästlista' och tilldelade dem ett bord. Värdena i fältet 'Tilldela ett bord' kan justeras i fliken 'Fält'.Du kan skapa olika tabellkategorier, var och en med sin egen färgkod, och tilldela dem till specifika tabeller. Det är också möjligt att redigera tabellnamnen om mer anpassning behövs.

Efter att ha organiserat tabellinställningen kommer funktionen i fliken 'Gästlista' att vara tillgänglig att använda. När tabellerna är tilldelade skapas vyn i fliken 'Tabellkarta' automatiskt med samma färgkoordinering från de tidigare flikarna.

Denna funktion är verkligen användbar för ett bröllopsscenario för att visualisera sittordningen och vem som redan har bekräftat sin närvaro. Men det kan också användas för andra ändamål. I en konferensmiljö, till exempel, är det möjligt att använda denna funktion för att tilldela gäster till specifika rum, auditorier och andra utrymmen. Justera tabellnamnen och kategorierna efter behov, och tabellkartan kan användas på samma sätt. Var kreativ, och möjligheterna är oändliga.

Layouten är också optimerad för att exporteras i en PDF för att underlätta delning.

I Excel:

1. Gå till 'Arkiv' i menyraden.
2. Välj 'Exportera', välj sedan 'Skapa PDF/XPS-dokument'.
3. Klicka på 'Skapa PDF/XPS' och välj var du vill spara din fil.

I Google Kalkylblad:

1. Navigera till 'Arkiv' i menyraden.
2. Håll muspekaren över 'Ladda ner', välj sedan 'PDF-dokument'.
3. Justera inställningarna efter behov och klicka på 'Ladda ner'.

Genom att följa dessa steg kommer tabellens PDF-diagram att vara redo att skickas och delas.

Evenemangsdagen

Evenemangsdagen är när allt ska fungera enligt plan. Mallen har en dedikerad flik för att organisera och planera evenemangsdagens agenda. Du kan lista uppgifter, delegera dem till olika personer, ställa in start- och sluttider och prioritera dem.

Vår Eventplanerare erbjuder också en timvis agendauppdelning om en mer detaljerad lista behövs. Tilldela uppgifter till individer och kartlägg dagens aktiviteter, platser och ansvarsområden. Mallen har plats för upp till sex olika agendor så att du kan spåra och kontrollera hur allt utspelar sig.

Dessa verktyg kan vara till hjälp i olika evenemangsscenarier. För konferenser säkerställer denna funktion att talare, sessioner och pauser sker sömlöst. Tilldela rum för specifika sessioner, avsätt tid för nätverkande och se till att alla logistiska aspekter, från registrering till avslutande anmärkningar, är i ordning. Nu, för bröllop, är dagens rytm lika viktig. Från ceremonins starttid, fotosessioner och måltidsuppehåll till den sista dansen, varje ögonblick räknas. Genom att delegera uppgifter och sätta tydliga tidslinjer säkerställer du att allt blir gjort som planerat.

Dessutom, precis som tabellkartlayouten kan exporteras till PDF, är det möjligt att konvertera evenemangsdagens agenda till ett PDF-format. Följ samma steg som tidigare, och PDF:en kommer att vara tillgänglig för utskrift, sändning eller delning som önskat.

Evenemangspanel

Vi behandlade varje aspekt av hur man planerar ett evenemang, från budgetallokering till timvisa nedbrytningar. Mallen konsoliderar dessa data till en panel, som visar evenemangsresultat och hjälper till med beslut för att säkerställa efterlevnad av budgeten. Panelen inkluderar också filter för riktade evenemangskostnader, försäljning eller vinstanalys.

Tjänster & Utgifter

Den första delen av panelen är [EDQ]Tjänster & Utgifter[EDQ]. Detta avsnitt innehåller all information relaterad till de tjänster som detaljeras i fliken 'Tjänster' och den initiala budgeten. Diagrammen låter dig spåra kostnader över olika tjänster och underlättar jämförelse med den fastställda budgeten, med hänsyn till olika prioriteringar och kategorier. Till exempel, i ett bröllopsscenario, kan du prioritera lokal- eller cateringkostnader, medan i en konferens kan talarens avgifter eller teknikkostnader ha företräde.

Det tillåter också jämförelse av tjänstdetaljer inom en kategori. Välj den önskade kategorin och de motsvarande tjänsterna från fliken 'Tjänster' kommer automatiskt att listas.Tabellvyn och diagrammet erbjuder ett tydligt kostnadsnyttoperspektiv för att stödja informerade beslut så att du inte överskrider budgeten.

Biljettförsäljning

Nästa avsnitt behandlar 'Biljettförsäljning'. För evenemang med intäktsströmmar, som workshops, summerar denna del totala intäkter från biljettförsäljning med hjälp av data från fliken 'Gästlista'. I ett bröllopssammanhang, som nämnts, kanske traditionell biljettförsäljning inte gäller, men detta avsnitt kan anpassas för att spåra gåvor eller donationer och visa resultaten här på samma sätt. Det presenterar också fördelningen av RSVP-statusar och beräknar antalet deltagare.

Dessutom kan du välja ett önskat fält att övervaka i diagrammen från fliken 'Gästlista'. Dessa fält är de som kan anpassas baserat på evenemangets krav. Instrumentpanelen visar sedan den totala intäkten för varje fält och indikerar om betalning har skett.

Vinstanalys

Slutligen bestämmer instrumentpanelens sista avsnitt evenemangets vinst. Baserat på kostnads- och intäktsdata presenterar detta avsnitt diagram som skildrar evenemangets intäkter, till och med bryter ner det på en per-gäst-basis. Det återspeglar hela resan för evenemanget. Från de initiala planeringsstadierna till de slutliga vinstberäkningarna, erbjuder det en tydlig bild av var du utmärkte dig och var det finns utrymme för tillväxt.Det är också ett lärandeverktyg, för att säkerställa att varje evenemang du planerar är bättre än det föregående.

Slutsats

Som du kan se, är en framgångsrik händelse inte bara om de stora ögonblicken, utan också om de intrikata detaljerna som leder upp till det. Visst, det finns många detaljer att överväga: budgetering, gästhantering, evenemangsagendor, sittplatsuppdrag, för att bara nämna några. Men förhoppningsvis kan du nu organisera ditt nästa evenemang mer sömlöst med denna mall, som kan laddas ner i Excel eller Google Kalkylblad.

Låt oss veta i kommentarerna om du har några tips och tricks för evenemangsplanering, så att vi alla kan lära oss ett och annat från din erfarenhet.