이벤트 플래너

소개

용어 [EDQ]Bridezilla[EDQ]는 Urban Dictionary에 자리를 잡을 만큼 문화적으로 중요해졌습니다. 심지어 이에 전용 TV 쇼까지 있습니다. 외부인들은 이런 예비 신부들이 왜 이렇게 즐거운 행사를 복잡하고 강렬하게 만드는지 궁금해할 수 있습니다. 그 이유는 행사 계획이 복잡하고 강렬하며 물류적 악몽이 흔하기 때문입니다. 하지만 조직적인 지침을 따를 수 있다면, 행사 계획은 그리 나쁘지 않습니다. 어떤 사람들은 이런 골칫거리를 해결하기 위해 전문 행사 계획자에게 큰 돈을 지불하지만, 우리는 여기에 더 간단한 것을 가지고 있습니다: 이벤트 플래너 스프레드시트 템플릿.

성공적인 행사를 조직하기 위한 전체 과정을 배우기 위해 따라와 보세요: 초기 계획 및 예산 단계부터 행사 당일까지. 이벤트 플래너 스프레드시트를 사용하여, 우리는 결혼식과 회의라는 두 가지 시나리오로 이 과정이 어떻게 작동하는지 보여주기 위해 그것을 맞춤화할 것입니다. 이것은 당신의 개인적인 생활과 직업적인 생활을 모두 커버하게 해줄 것입니다.

템플릿

이 이벤트 플래너을 어떻게 사용하는지 보여주기 위해, 우리는 그것의 다른 섹션들을 다룰 것입니다:

1. 예산. 템플릿에는 예산을 생성하고 관리하는 전용 섹션이 포함되어 있습니다. 다양한 서비스를 나열하고 비교하여 최선의 옵션을 결정하고, 어떤 공급업체가 지불되었는지 아닌지를 추적합니다.
2. 손님 관리. 이 템플릿은 손님들을 분류하고, 그들의 RSVP 상태를 모니터링하며, 심지어 좌석을 할당하는 데 도움이 됩니다. 이는 별도의 표 차트 탭에서 평가할 수 있습니다. 티켓 판매가 포함된 이벤트의 경우, 템플릿은 손님에게 티켓 유형을 지정하고 수익을 계산하는 기능을 제공합니다.
3. 이벤트 당일. 템플릿은 이벤트의 일정과 작업을 구조화하는 표를 제공합니다. 이를 사용하여 성공적인 이벤트 결과를 위한 모든 활동을 감독하십시오.
4. 대시보드. 템플릿은 모든 섹션에서 데이터를 집계하여 이벤트 조직 및 계획 과정 전반에 걸쳐 도움을 줍니다. 뷰는 예산 추적, 서비스 비교, 손님 참석 추적 등을 돕습니다. 또한 비용, 수익, 이익에 대한 이벤트 결과를 평가하는 차트 세트를 제공합니다.

우리의 이벤트 플래너의 기능과 기능에 대해 더 자세히 알아보려면 계속 읽어보세요. 템플릿에 대한 완전한 튜토리얼을 공유하고, 사용 가능한 도구로 이벤트를 계획하고 조직하는 방법에 대한 추가 팁을 제공하겠습니다.

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내용

이벤트 조직

템플릿은 이벤트에 필요한 핵심 서비스를 조직하는 탭을 제공합니다. '서비스' 표에서 모든 가능한 옵션을 나열하고 요구 사항에 가장 적합한 것을 결정하십시오.또한, 이 표는 서비스를 카테고리별, 협상 단계별, 우선 순위별, 그 외 기준별로 분류할 수 있게 해줍니다.

예를 들어, 좋은 장소가 필요한 결혼식을 조직하는 경우입니다. 그것을 기록하려면, '서비스' 필드에 [EDQ]장소[EDQ]를 입력하고 관심 있는 회사와 그 연락처 정보를 함께 입력합니다. 다음으로, 카테고리, 현재 협상 단계, 서비스 우선 순위, 그리고 총 비용을 선택합니다. 이어지는 필드들은 다양한 서비스를 비교하는 데 도움을 줍니다. 특정 서비스를 고용할지 여부가 결정되지 않았다면, '계약 상태'를 '열림'으로 변경합니다. 이제, 서비스를 진행하기로 결정했다면, '계약 상태'를 '닫힘'으로 변경합니다. 결제가 완료되면, '결제 상태' 필드를 사용하여 그것을 지불 완료로 표시합니다.

행사를 위해 고려하거나 연락한 모든 서비스를 나열합니다. 이 비교는 또한 중요한 구성 요소인 예산과 대시보드에 통합됩니다.

행사 예산

또한, 예상 비용과 실제 비용을 구분하는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 행사가 설정된 예산 내에서 진행될 수 있도록 명확한 재정 로드맵을 만들 수 있습니다. 이 템플릿은 행사에 필요한 각 핵심 서비스 카테고리에 대한 예산을 지정할 수 있게 해줍니다. '필드' 탭에서, 행사가 필요로 하는 카테고리를 설정합니다. 예를 들어, [EDQ]음식 & 음료[EDQ], [EDQ]엔터테인먼트[EDQ], 또는 [EDQ]렌탈[EDQ] 등입니다. 다음으로, 각 카테고리에 대한 예산을 지정합니다.

'서비스' 탭에 서비스를 추가하면, 템플릿은 자동으로 비용을 사전 설정된 예산과 비교합니다. 이 비교는 전체 예산 대 실제 이벤트 비용을 보여주며, 이는 우리가 나중에 자세히 다룰 대시보드에 나타납니다.

예산 우선 순위

언급했듯이, 템플릿은 서비스 우선 순위를 설정할 수 있게 해주어 예산 비교와 분배를 용이하게 합니다. '서비스' 탭에서 서비스 우선 순위를 선택하면, 템플릿은 '조건부 서식'을 통해 색상을 할당합니다. 이 색상들은 사용자 맞춤화를 위해 수정할 수 있습니다.

엑셀 형식에서:

1. 우선 순위 필드 중 하나를 클릭하고 메뉴 바의 '홈'으로 이동합니다;
2. 조건부 서식 > 규칙 관리 > 규칙 선택 > 규칙 편집을 클릭합니다
3. 대신 표시하려는 색상을 선택하고 '확인'을 클릭합니다.

Google 시트 버전에서:

1. 메뉴 바의 '서식'으로 이동합니다
2. 조건부 서식 > 색상 척도를 선택합니다
3. 사이드바에서 규칙을 선택합니다
4. 원하는 색상을 선택하고 '완료'를 클릭합니다

이 과정은 조건부 서식을 사용하는 다른 필드에도 적용할 수 있습니다.

참석자 명단

우리는 이미 이벤트 비용을 어떻게 분류하는지에 대해 다루었습니다. 그러나 더 많은 것들이 있습니다. 예를 들어, 결혼식 시나리오에서는 각각의 참석자의 RSVP 상태와 테이블 배정을 알아야 합니다. 컨퍼런스의 경우, 티켓 판매가 중요해질 수 있습니다. 이 템플릿은 '참석자 명단' 탭에서 두 상황을 모두 다룹니다.

결혼식의 경우, 참석자의 이름과 연락처 정보를 입력하여 참석자를 추가합니다. 이 시점에서, 세부 사항은 이벤트 유형에 따라 다릅니다. '참석자 유형', '연령 그룹', 그리고 '이벤트 참여'에 따라 참석자를 분류하고 정렬합니다 - 이 필드들은 필요에 따라 사용자 정의 가능합니다. 이벤트가 다른 카테고리를 요구하는 경우, '필드' 탭에서 그것들을 조정할 수 있습니다.

템플릿으로 돌아가서, 참석자의 RSVP 상태(즉, 아니오, 아마도, 예, 또는 응답 없음)를 업데이트하여 참석을 관리하고 감독할 수 있습니다. '테이블 배정' 기능은 결혼식이나 비슷한 이벤트에 대한 좌석 배치를 돕습니다. 참석자가 앉을 테이블을 선택하고, 각각 고유한 색상으로 표시된 다른 카테고리로 그들을 정리합니다. 가족, 친구, 직장 동료, 또는 이벤트가 요구하는 다른 그룹들을 위한 테이블을 생성할 수 있습니다. 이 기능은 나중에 논의할 '테이블 차트' 뷰에서 필요할 것입니다.

이제, 컨퍼런스 시나리오에서는 이전과 같은 참석자를 추가할 수 있습니다.이들을 분류하기 위해 동일한 카테고리를 사용하거나 이벤트를 더 잘 반영하도록 카테고리를 조정하십시오. 예를 들어, 게스트의 전문 분야를 명시하는 것입니다. 티켓 판매가 컨퍼런스의 일부인 경우, 각 게스트가 구매한 티켓 유형을 선택하십시오. 티켓 유형은 '필드' 탭에서 사용자 정의할 수 있으며, 각각은 미리 정해진 가격으로 설정할 수 있습니다. 티켓이 할당되면 '지불 완료'로 표시하고, 템플릿은 이를 자동으로 이벤트의 수익에 반영합니다.

이 기능의 흥미로운 측면은 결혼식에 대한 적응성입니다. 티켓 판매는 결혼식에서 일반적이지 않지만, 기부금과 선물은 흔히 볼 수 있습니다. 티켓 판매 기능을 사용하여 이러한 기여를 관리하고 모니터링하십시오. 티켓 카테고리를 설정할 때, 기부금이나 선물에 대한 옵션을 포함하여 게스트에게 할당될 때 총 기여금을 추적하십시오.

테이블 차트

우리의 이벤트 플래너은 테이블 할당이 있는 이벤트를 위한 특별한 탭을 가지고 있습니다. '테이블 차트' 탭은 테이블과 해당 게스트의 전체 레이아웃을 제시합니다. 각 색상은 다른 테이블 카테고리를 나타냅니다. 레이아웃은 또한 RSVP 상태에 따라 게스트를 강조합니다: 빨간색은 확인되지 않은 게스트를 나타내며, 검은색은 확인된 게스트를 나타냅니다.

템플릿은 이 레이아웃을 '게스트 목록' 탭에서 게스트를 추가하고 테이블을 할당했을 때와 같이 이전 탭에서의 정보를 기반으로 자동으로 구축합니다. '테이블 할당' 필드의 값은 '필드' 탭에서 조정할 수 있습니다.다양한 테이블 카테고리를 만들고 각각에 색상 코드를 지정하여 특정 테이블에 할당할 수 있습니다. 더 많은 사용자 정의가 필요한 경우 테이블 이름을 편집하는 것도 가능합니다.

테이블 설정을 정리한 후 '게스트 목록' 탭의 기능을 사용할 수 있게 됩니다. 테이블이 할당되면 이전 탭에서의 동일한 색상 조정을 가진 '테이블 차트' 탭의 뷰가 자동으로 생성됩니다.

이 기능은 결혼식 시나리오에서 좌석 배치를 시각화하고 누가 이미 참석을 확인했는지를 보는 데 매우 유용합니다. 그러나 다른 목적으로도 사용할 수 있습니다. 예를 들어, 회의 설정에서는 이 기능을 사용하여 게스트를 특정 방, 강당, 그리고 다른 공간에 할당하는 데 사용할 수 있습니다. 필요에 따라 테이블 이름과 카테고리를 조정하고, 테이블 차트는 그대로 사용할 수 있습니다. 창의적으로 생각하면 가능성은 무한합니다.

레이아웃은 PDF로 내보내어 공유하는 데 도움이 될 수 있도록 최적화되어 있습니다.

Excel에서:

1. 메뉴 바에서 '파일'로 이동합니다.
2. '내보내기'를 선택한 다음 'PDF/XPS 문서 생성'을 선택합니다.
3. 'PDF/XPS 생성'을 클릭하고 파일을 저장할 위치를 선택합니다.

Google Sheets에서:

1. 메뉴 바에서 '파일'로 이동합니다.
2. '다운로드' 위로 마우스를 올리고, 'PDF 문서'를 선택합니다.
3. 필요에 따라 설정을 조정하고 '다운로드'를 클릭합니다.

이 단계를 따르면, 표 차트 PDF가 전송 및 공유할 준비가 됩니다.

이벤트 날

이벤트 날은 모든 것이 계획대로 진행되어야 하는 날입니다. 이 템플릿은 이벤트 날의 일정을 조직하고 계획하는 전용 탭을 제공합니다. 작업을 나열하고, 다른 사람들에게 위임하고, 시작 시간과 종료 시간을 설정하고, 우선 순위를 정할 수 있습니다.

우리의 이벤트 플래너는 더 자세한 목록이 필요한 경우 시간별 일정 분해도를 제공합니다. 개인에게 작업을 할당하고 하루의 활동, 위치, 책임을 계획하세요. 템플릿은 최대 여섯 가지 다른 일정을 위한 공간을 제공하여 모든 것이 어떻게 진행되는지 추적하고 제어할 수 있습니다.

이러한 도구들은 다양한 이벤트 시나리오에서 유용할 수 있습니다. 컨퍼런스의 경우, 이 기능은 발표자, 세션, 휴식 시간이 원활하게 진행되도록 보장합니다. 특정 세션에 대한 방을 할당하고, 네트워킹 시간을 배정하고, 등록부터 마감 발언까지 모든 물류적 측면이 순서대로 진행되도록 보장합니다. 이제 결혼식의 경우, 하루의 리듬은 마찬가지로 중요합니다. 예식의 시작 시간, 사진 촬영, 식사 시간, 마지막 춤까지 모든 순간이 중요합니다. 작업을 위임하고 명확한 시간표를 설정함으로써 모든 것이 계획대로 진행되도록 보장합니다.

추가적으로, 표 차트 레이아웃을 PDF로 내보낼 수 있는 것처럼, 이벤트 당일의 일정을 PDF 형식으로 변환하는 것도 가능합니다. 이전과 동일한 단계를 따르면, PDF는 인쇄, 전송, 또는 원하는 대로 공유할 수 있습니다.

이벤트 대시보드

예산 배정부터 시간별 분석까지 이벤트 계획의 모든 측면을 다루었습니다. 이 템플릿은 이러한 데이터를 대시보드로 통합하여 이벤트 결과를 표시하고 예산 준수를 보장하기 위한 결정을 돕습니다. 대시보드에는 특정 이벤트 비용, 매출, 또는 이익 분석을 위한 필터도 포함되어 있습니다.

서비스 & 비용

대시보드의 첫 번째 섹션은 [EDQ]서비스 & 비용[EDQ]입니다. 이 섹션에는 '서비스' 탭에 상세히 기재된 서비스와 초기 예산에 관련된 모든 정보가 포함되어 있습니다. 차트를 통해 다양한 서비스의 비용을 추적하고 설정된 예산과 비교할 수 있으며, 다른 우선 순위와 카테고리를 고려합니다. 예를 들어, 결혼식 시나리오에서는 장소 또는 케이터링 비용을 우선시할 수 있고, 컨퍼런스에서는 연사료 또는 기술 비용이 우선될 수 있습니다.

또한 카테고리 내에서 서비스 세부 사항을 비교할 수 있습니다. 원하는 카테고리를 선택하면 '서비스' 탭의 해당 서비스가 자동으로 나열됩니다.표 보기와 차트는 예산을 초과하지 않도록 지원하는 명확한 비용-효익 관점을 제공합니다.

티켓 판매

다음 섹션은 '티켓 판매'에 대해 다룹니다. 워크샵과 같은 수익원이 있는 이벤트의 경우, 이 부분은 '게스트 목록' 탭의 데이터를 사용하여 티켓 판매로부터의 총 수익을 요약합니다. 결혼식 컨텍스트에서는 언급했듯이, 전통적인 티켓 판매가 적용되지 않을 수 있지만, 이 섹션은 선물이나 기부금을 추적하고 결과를 여기에 동일하게 표시하는 데 적응할 수 있습니다. 또한 RSVP 상태의 분포를 보여주고 참석자 수를 계산합니다.

추가로, '게스트 목록' 탭에서 차트에서 모니터링하고자 하는 원하는 필드를 선택할 수 있습니다. 이러한 필드는 이벤트의 요구 사항에 따라 맞춤 설정할 수 있는 필드입니다. 그런 다음 대시보드는 각 필드의 총 수익을 표시하고 결제가 이루어졌는지를 나타냅니다.

이익 분석

마지막으로, 대시보드의 마지막 섹션은 이벤트의 이익을 결정합니다. 비용 및 수익 데이터를 기반으로, 이 섹션은 이벤트의 수익을 나타내는 차트를 제시하며, 심지어 각각의 게스트에 대해 분석합니다. 이는 이벤트의 전체 여정을 반영합니다. 초기 계획 단계에서 최종 이익 계산에 이르기까지, 어디에서 잘했는지와 성장할 여지가 있는 곳이 어디인지를 명확하게 보여줍니다.이것은 또한 학습 도구로, 계획하는 모든 행사가 마지막 것보다 더 나아지도록 보장합니다.

결론

보시다시피, 성공적인 이벤트는 큰 순간들뿐만 아니라 그것으로 이어지는 세세한 세부 사항에 대해서도 입니다. 인정하건대, 고려해야 할 세부 사항이 많습니다: 예산 집행, 게스트 관리, 이벤트 일정, 좌석 배치, 그냥 몇 가지를 들자면. 하지만 이제 이 템플릿을 사용하여 Excel 또는 Google Sheets에서 다운로드할 수 있으므로 다음 이벤트를 더 원활하게 조직할 수 있기를 바랍니다.

댓글에서 이벤트 계획에 대한 팁과 트릭이 있으면 알려주세요, 그래서 우리 모두가 여러분의 경험에서 한두 가지를 배울 수 있습니다.