مدیر موثر

چکیده

برای مدیران اجرایی، کار فقط اطمینان از این نیست که "کارها انجام می شوند"؛ بلکه اطمینان از این است که کارهای درست در زمان درست و به شیوه درست انجام می شوند.

مدیر موثر آموخته است که نقش رهبری در هر سازمان تعیین اهداف واضح، تمرکز قوای خود روی اولویت ها و انجام تصمیمات سخت در مورد اینکه چه کاری را انجام دهند و چه کاری را در شرایط مختلف انجام ندهند است. اینها توانایی های ذاتی نیستند. اینها مهارت هایی هستند که می توانند از طریق مطالعه، تمرین و تجربه یاد گرفته شوند.

خلاصه

کارایی قابل یادگیری است

یک مدیر اجرایی باید ابتدا بتواند خود را به طور موثر مدیریت کند تا بتواند دیگران را مدیریت کند با تبدیل کردن کارایی به یک عادت. کارایی یک مهارت است که با تمرین یاد گرفته می شود. با تمرکز بر رفتارهایی که کارآمد هستند و استفاده مداوم از این رفتارها، کارایی تبدیل به یک عادت می شود. یادگیری چگونگی کارایی نیاز به تلاش آگاهانه دارد و پنج عادت اساسی را می طلبد.

• مدیریت زمان
• تمرکز بر مشارکت ها و نتایج
• ساختن بر اساس نقاط قوت به جای ضعف ها
• تعیین اولویت ها
• تصمیم گیری موثر

مدیریت زمان

• زمان منبعی است که باید به طور موثر مدیریت شود تا بتوانیم سایر عادت ها را بسازیم — بیشتر مدیران اجرایی خودمختار هستند. چگونگی استفاده از زمان آنها بیشتر به خود آنها بستگی دارد و نیاز به آگاهی مداوم از چگونگی صرف زمان دارد. مدیران اجرایی زمان زیادی را برای برنامه ریزی، گزارشات، جلسات و منابع انسانی صرف می کنند. سازمان بزرگتر، زمان بیشتری در این زمینه ها صرف می شود. بهترین راه برای کنترل زمان، تمرکز بر سه نکته کلیدی است.
• پایش زمان — با ثبت میزان زمان صرف شده بر روی وظایف و پروژه های خاص، آسان می شود که ببینیم کل زمان به کجا می رود. فعالیت های روزمره باید بیشترین توجه را به خاطر فرکانس آنها دریافت کنند.
• کنترل زمان — وقتی مدیران اجرایی شروع به پرسیدن اینکه چه فعالیت هایی ضروری هستند، چه وظایفی ناکارآمد هستند و سوالات مشابه، آنها شروع به یافتن قطعات زمانی که تلف شده اند می کنند. اگر این فرآیند به طور موضوعی انجام شود، منجر به بازسازی فعالیت ها یا حذف کامل آنها خواهد شد.
• تجمیع زمان — مدیران اجرایی موثر باید یاد بگیرند که زمان خود را برنامه ریزی کنند. بین تمام این جلسات و گزارشات، قطعاتی از زمان وجود دارد. با دانستن اینکه این "پنجره ها" زمان کجا وجود دارند، امکان دارد برای انجام فعالیت ها بلوک هایی بدون وقفه ایجاد کنیم.

مشارکت ها و نتایج

آنچه کسی به سازمان کمک می کند باید با نتایج اندازه گیری شود. با تمرکز بر مشارکت ها و تقبل مسئولیت برای نتایج، فرصت هایی برای توسعه خود را آسان می بینیم.درک اینکه کدام سهم‌ها موثر هستند و کدام حوزه‌ها نیاز به بهبود دارند، امکان تعیین استانداردهای بالا و اهداف بلندپروازانه را فراهم می‌کند. تجزیه و تحلیل و تنظیم دقیق سهم‌ها منجر به نتایج موثرتر می‌شود.

ساختن بر اساس نقاط قوت

وقتی مدیران افرادی با نقاط قوت خاصی را استخدام می‌کنند، می‌توانند پایه‌ای قوی برای کارایی خود ایجاد کنند. هدف در اینجا تمرکز خاص بر نقاط قوتی است که یک سازمان در نقش‌های خاصی نیاز دارد و نادیده گرفتن ضعف‌ها. با استخدام کسی برای نقش خاصی که با نقاط قوت آنها مطابقت دارد، ضعف‌ها بی‌اهمیت می‌شوند. بر مشکلات و محدودیت‌ها تمرکز نکنید؛ بر فرصت‌ها و توانایی‌ها تمرکز کنید. کلید این است که افرادی با کیفیت‌های استثنایی استخدام کنید، نه عمومیت‌ها.

تعیین اولویت‌ها

افراد موثر می‌فهمند که کدام فعالیت‌ها مهم‌ترین و بیشترین تأثیر را دارند. این اولویت‌ها چیزهایی هستند که باید حتما انجام شوند. آنها باید در مدیریت زمان اولین باشند و باید توجه بی‌قید و شرط داشته باشند. چند وظیفه‌ای کردن خوب به نظر می‌رسد، اما انجام این وظایف مهم یکی پس از دیگری اغلب نتایج بهتری را تولید می‌کند. با ترکیب زمان، نقاط قوت و منابع در تمرکز بر یک اولویت خاص، در واقع تلاش‌ها را به لحاظ زمانی کارا تر می‌کند.

تصمیم‌گیری موثر

مدیران مسئولیت تصمیم‌گیری‌هایی را دارند که تأثیر قابل توجهی بر سازمان و افرادی که در آنجا کار می‌کنند دارد. تصمیم‌ها باید بیش از حل مشکل برای موثر بودن باشند. این تصمیم‌ها باید بر اساس اصول سالم با درک اینکه چگونه بر کل سازمان تأثیر می‌گذارند، باشند. مدیران موثر می‌فهمند که مصالحه بخشی از فرآیند تصمیم‌گیری است و همه تصمیم‌ها نیاز به فکر زیادی در مورد این دارند که چگونه آن تصمیم به اجرا در خواهد آمد. بالاتر از همه، تصمیم‌ها باید پیاده‌سازی و پذیرفته شوند قبل از اینکه موثر باشند.