प्रभावी कार्यकारी

सारांश

कार्यकारी अधिकारियों के लिए, काम सिर्फ यह सुनिश्चित करना नहीं होता कि "चीजें हो रही हैं"; यह सुनिश्चित करना होता है कि सही चीजें, सही समय पर, और सही तरीके से हो रही हैं।

प्रभावी कार्यकारी यह सिखाते हैं कि हर संगठन में नेतृत्व की भूमिका स्पष्ट उद्देश्यों को निर्धारित करने, अपनी ताकतों को प्राथमिकताओं पर केंद्रित करने, और विभिन्न परिस्थितियों में क्या करना है और क्या नहीं करना है के बारे में कठिन चुनाव करने की होती है। ये जन्मजात क्षमताएं नहीं होतीं। ये कौशल हैं जो अध्ययन, अभ्यास, और अनुभव के माध्यम से सीखे जा सकते हैं।

संक्षेप

प्रभावशीलता सीखी जा सकती है

एक कार्यकारी को पहले खुद को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करना आना चाहिए, तभी वे दूसरों को प्रबंधित कर सकते हैं, प्रभावशीलता एक आदत बनाकर। प्रभावशीलता एक कौशल है जो अभ्यास से सीखी जाती है। प्रभावशील व्यवहारों पर ध्यान केंद्रित करके और उन व्यवहारों का निरंतर उपयोग करके, प्रभावशीलता एक आदत बन जाती है। प्रभावशील होने का तरीका सीखने के लिए एक सचेत प्रयास की आवश्यकता होती है, और इसमें पांच मूल आदतें चाहिए।

• समय प्रबंधन
• योगदान और परिणामों पर केंद्रित होना
• कमजोरियों के बजाय ताकतों पर निर्माण करना
• प्राथमिकताएं निर्धारित करना
• प्रभावशील निर्णय लेना

समय प्रबंधन

• समय वह संसाधन है जिसे प्रभावी ढंग से प्रबंधित करना होगा ताकि अन्य आदतों का निर्माण किया जा सके — अधिकांश कार्यकारी स्व-निर्देशित होते हैं।वे अपना समय कैसे उपयोग करते हैं, यह अधिकांशतः उन पर निर्भर करता है और इसके लिए समय का खर्च कैसे हो रहा है, इसकी निरंतर जागरूकता की आवश्यकता होती है। कार्यकारी अधिकारियों का बहुत समय योजना बनाने, रिपोर्टों, बैठकों, और मानव संसाधनों पर खर्च होता है। संगठन जितना बड़ा होगा, उन क्षेत्रों में समय की अधिक खपत होगी। समय प्रबंधन पर नियंत्रण पाने का सबसे अच्छा तरीका तीन मुख्य बिंदुओं पर ध्यान केंद्रित करना है।
• समय-निगरानी — विशेष कार्यों और परियोजनाओं पर बिताए गए समय की मात्रा को रिकॉर्ड करके, यह आसानी से देखने में आता है कि समय कहां जा रहा है। दैनिक गतिविधियों को उनकी आवृत्ति के कारण सबसे अधिक ध्यान मिलना चाहिए।
• समय नियंत्रण — जब कार्यकारी अधिकारी यह पूछने लगते हैं कि कौन सी गतिविधियाँ आवश्यक हैं, कौन से कार्य अक्षम हैं, और इसी प्रकार के प्रश्न, तो वे समय के ऐसे टुकड़े खोजने लगते हैं जो बर्बाद हो रहे हैं। यदि इस प्रक्रिया को वस्तुनिष्ठ रूप से किया जाए, तो इसका परिणाम गतिविधियों को पुनर्व्यवस्थित करने या उन्हें पूरी तरह से समाप्त करने में होगा।
• समय संगठित करें — प्रभावी कार्यकारी अधिकारियों को अपने समय की योजना बनाना सीखना चाहिए। उन सभी बैठकों और रिपोर्टों के बीच में समय के खंड होते हैं। इन "खिड़कियों" के समय का पता लगाने से, गतिविधियों को पूरा करने के लिए अविरोधित खंडों को निकालना संभव होता है।

योगदान और परिणाम

किसी का संगठन में योगदान होना चाहिए, इसे परिणामों द्वारा मापा जाना चाहिए। योगदान पर ध्यान केंद्रित करके और परिणामों की जिम्मेदारी लेने से, स्वयं के विकास के अवसरों को देखना आसान हो जाता है।समझना कि कौन से योगदान उत्पादक हैं और किन क्षेत्रों में सुधार की आवश्यकता है, इसे उच्च मानकों और महत्वाकांक्षी लक्ष्यों को निर्धारित करने के लिए संभव बनाता है। योगदानों का विश्लेषण और उन्हें ठीक करने से अधिक प्रभावी परिणाम मिलते हैं।

शक्तियों पर निर्माण

जब कार्यकारी लोग विशेष शक्तियों वाले लोगों की भर्ती करते हैं, तो वे अपनी प्रभावशीलता के लिए एक मजबूत आधार बना सकते हैं। यहां का लक्ष्य विशेष रूप से उन शक्तियों पर ध्यान केंद्रित करना है जिनकी एक संगठन को विशेष भूमिकाओं में आवश्यकता होती है और कमजोरियों को नजरअंदाज करना। किसी विशेष भूमिका के लिए किसी की भर्ती करके जो उनकी शक्तियों से मेल खाती है, कमजोरियां अप्रासंगिक हो जाती हैं। समस्याओं और सीमाओं पर ध्यान न दें; अवसरों और क्षमताओं पर ध्यान दें। कुंजी यह है कि असाधारण गुणों वाले लोगों की नियुक्ति करें, न कि सामान्यतः।

प्राथमिकताएं निर्धारित करना

प्रभावशाली लोग समझते हैं कि कौन सी गतिविधियाँ सबसे महत्वपूर्ण हैं और सबसे अधिक प्रभाव डालती हैं। ये प्राथमिकताएं वही चीजें हैं जो बस की जानी चाहिए। वे समय प्रबंधन के लिए पहले उपस्थित होने चाहिए, और उन्हें अविभाजित ध्यान मिलना चाहिए। बहुकार्य करना बहुत अच्छा लगता है, लेकिन इन महत्वपूर्ण कार्यों को एक के बाद एक पूरा करने से अक्सर बेहतर परिणाम मिलते हैं। समय, शक्तियों, और संसाधनों को एक विशिष्ट प्राथमिकता पर केंद्रित करके, यह वास्तव में प्रयासों को अधिक समय कुशल बनाता है।

प्रभावशाली निर्णय लेना

कार्यकारी अधिकारियों की जिम्मेदारी होती है कि वे ऐसे निर्णय लें जो संगठन और वहां काम करने वाले लोगों पर महत्वपूर्ण प्रभाव डालते हैं। निर्णय समस्या-समाधान से अधिक होने चाहिए ताकि वे प्रभावशाली हो सकें। इन निर्णयों को ध्वनित सिद्धांतों पर आधारित किया जाना चाहिए, जिसमें समझ हो कि वे पूरे संगठन पर कैसे प्रभावित करेंगे। प्रभावशाली कार्यकारी अधिकारी समझते हैं कि समझौते निर्णय-निर्माण प्रक्रिया का हिस्सा होते हैं और सभी निर्णयों को यह सोचने की आवश्यकता होती है कि उस निर्णय को कैसे प्रभावी ढंग से लागू किया जाएगा। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि निर्णयों को लागू और स्वीकार किया जाना चाहिए, तभी वे प्रभावशाली हो सकते हैं।