Synopsis
Känner du en brist på kontroll över hur mycket tid du spenderar på möten? Undvik utdragna möten med bättre verktyg för att förbereda, leda och följa upp efter ditt teams nästa möte. Ladda ner vår senaste Möte & Agenda (Del 4) mallkollektion för att synkronisera dina teammedlemmar och öka den totala arbets effektiviteten.
Mallen inkluderar verktyg som operativ takt, möteschecklistor, mötesprotokoll, mötesfeedback, mötesdashboards, översikter över intressenter, presentatörs scheman, team brainstorming ark, instruktioner för uppföljning av möten och nedbrytning av möteskriterier. Dessutom, titta på den fullständiga förklarande videon för att lära dig hur mycket tid vi spenderade på möten 2021 och Microsofts nedbrytning av den ideala möteslängden.
Verktygshöjdpunkter Verktygshöjdpunkter
Operativ takt
Mötestakt är takten, antalet och takten på möten över hela din organisation. Denna operativa taktbild ger en högnivåsammanfattning av ditt teams mötestakt. Den skisserar ett helt års möten i ett ögonblick, med färgkodade punkter för att avgöra om mötet kommer att vara ett en-mot-en, målgranskning, prestationsgranskning eller karriärsamtal. Mest användbart för chefer, denna visualisering kan användas för att schemalägga granskningar och spåra möten med enskilda teammedlemmar på en konsekvent basis.
Till exempel kan chefer spåra kvartalsvisa översikter, planera prestationsgranskningar var sjätte månad, eller till och med planera löneökningar, befordringar eller samtal om rolländringar i god tid. Dessa möten kan vara en-mot-en mellan chefer och medarbetare eller hoppa över nivåmöten där en medarbetare träffar en direktör eller verkställande direktör över sin omedelbara chef. (Bild 27)
Checklista för möten
Ett verktyg för möteschecklista är användbart för både de som organiserar möten och deltagare som vill förbereda sig för ett möte i förväg. Denna checklista visualisering täcker vad chefer behöver förbereda sig för inför ett möte, att planera för under mötet, och att följa upp efter ett möte så att varje möte är produktivt och kort.
Om du är mötesledaren kan du använda denna lista för att hålla dig ansvarig för din plan medan mötet pågår. Du kan också dela den med andra teammedlemmar för att ställa in förväntningar på vad mötet kommer att inkludera. Denna checklista är anpassningsbar för att redigeras för vilka uppgifter som är viktigast för dig att kryssa av. (Bild 3)
Mötesprotokoll
När du genomför dina möten är det användbart att ta anteckningar och detaljera vad varje möte kommer att täcka med mötesprotokoll.Detta mötesprotokollsbild delar upp en agenda i olika tidssegment som förenas av olika sessionmål. Mötesprotokoll kan användas för att sätta mål för ett möte och registrera beslut för uppföljande åtgärder.
Ett färgkodat flaggsystem tillåter chefer att ange om en viss session kommer att vara endast fjärrstyrning, fjärrstyrning och offline, eller helt offline. Detta är användbart för post-pandemiska mötesplaner eftersom arbetsplatsstrukturer har ändrats och många möten idag är virtuella. (Bild 12)
Mötesfeedback
Efter att du avslutat ett möte är det viktigt att följa upp eventuella beslut som fattats för att säkerställa att mötets slutsatser leder till handling. Om du planerar att återbesöka ämnet för en annan session, eller planerar att köra en workshop, utbildningsprogram, eller till och med en konvention, kommer du att vilja rösta dina deltagare och samla deras tankar med ett feedbackformulär. Mötesplanerarna ansvarar för att fylla i frågorna, medan deltagarna fyller i formuläret och flyttar kryssen för att betygsätta varje fråga från dålig till bra. (Bild 21)
Mötesdashboard
Slutligen kan en mötesdashboard hjälpa chefer att hålla koll på alla deras kommande möten på en veckovis, daglig och månadsvis vy allt på en gång. Denna visualisering ger en kalender för att detaljera var du är på året.En översikt högst upp visar hur många möten som är schemalagda, omschemalagda eller inställda vid en snabb titt. I dagens avsnitt kan du spåra vilka möten du har kommande, tiderna för varje, och de medlemmar som deltar. Och en påminnelseavsnitt i nedre vänstra hörnet kan användas för att skriva anteckningar. (Bild 30)
Fallstudie: Microsoft
Dessa verktyg hjälper dig att bättre förbereda dig inför ett möte för att spendera mindre tid i dem. Detta är viktigt, eftersom Microsoft upptäckte att det genomsnittliga antalet möten ökade 2021. I en undersökning av 30 000 arbetstagare fann Microsoft att tiden som spenderades i Microsoft Teams ökade med 2,5x runt om i världen, och det genomsnittliga mötet är nu 10 minuter längre, med 45% fler chattar per vecka och 42% fler chattar per timme. Denna extra tid har lett till känslor av "överarbete" och utbrändhet. Microsoft upptäckte också att trötthet sätter in efter 30 till 40 minuters koncentration. Det är därför företaget rekommenderar att begränsa möten till 25 minuter eller högst 50 minuter med en 5-minuters paus i mitten för att ge hjärnan tid att ladda om.
Slutsats
Om 25 minuter känns för kort för dig, behöver du bättre förberedelse. Ladda ner denna Möte & Agenda (Del 4) samling för fler bilder på intressentöversikter, presentatörs scheman, team brainstorming ark, instruktioner för uppföljning av möten och nedbrytning av möteskriterier för att spara tid och timmar av arbete.Dessutom kan du ladda ner våra tidigare [related bracelet="meetv2"] och [related bracelet="meetv3"] ramverk för fler bilder.
