Streszczenie
Czy czujesz brak kontroli nad ilością czasu, który spędzasz na spotkaniach? Unikaj przeciągających się spotkań dzięki lepszym narzędziom do przygotowania, prowadzenia i podsumowywania kolejnego spotkania Twojego zespołu. Pobierz naszą najnowszą kolekcję szablonów Spotkanie i Agenda (Część 4), aby zsynchronizować członków zespołu i zwiększyć ogólną efektywność pracy.
Szablon zawiera narzędzia takie jak operacyjna kadencja, listy kontrolne spotkań, protokoły z sesji, opinie po spotkaniu, tablice informacyjne spotkań, przeglądy interesariuszy, harmonogram prezentacji, arkusze burzy mózgów zespołu, instrukcje po spotkaniu oraz rozbicie kryteriów spotkania. Ponadto, obejrzyj pełne wideo wyjaśniające, ile czasu spędziliśmy na spotkaniach w 2021 roku i analizę Microsoftu dotyczącą idealnej długości spotkania.
Najważniejsze narzędzia Najważniejsze narzędzia
Operacyjna kadencja
Kadencja spotkań to tempo, liczba i rytm spotkań w Twojej organizacji. Ten slajd z operacyjną kadencją dostarcza wysokopoziomowe podsumowanie kadencji spotkań Twojego zespołu. Przedstawia on spotkania na cały rok w jednym rzucie oka, z kolorowymi kropkami wskazującymi, czy spotkanie będzie indywidualne, przeglądem celów, oceną wyników czy rozmową o karierze. Najbardziej przydatne dla menedżerów, to wizualizacja może być używana do planowania przeglądów i śledzenia spotkań z poszczególnymi członkami zespołu na stałej podstawie.
Na przykład, kierownictwo może śledzić przeglądy kwartalne, planować oceny wydajności co sześć miesięcy, a nawet z wyprzedzeniem planować podwyżki, awanse lub rozmowy o zmianie roli. Te spotkania mogą być indywidualnymi spotkaniami między menedżerami a współpracownikami lub spotkaniami na wyższym szczeblu, gdzie współpracownik spotyka się z dyrektorem lub wykonawcą powyżej swojego bezpośredniego menedżera. (Slajd 27)
Lista kontrolna spotkań
Narzędzie w postaci listy kontrolnej spotkań jest pomocne zarówno dla osób organizujących spotkania, jak i uczestników, którzy chcą się na nie przygotować z wyprzedzeniem. Ta wizualizacja listy kontrolnej pokazuje, co kierownictwo musi przygotować przed spotkaniem, co zaplanować podczas spotkania i co należy śledzić po spotkaniu, aby każde spotkanie było produktywne i krótkie.
Jeśli jesteś liderem spotkania, możesz użyć tej listy do utrzymania odpowiedzialności za swój plan podczas trwania spotkania. Możesz również udostępnić ją innym członkom zespołu, aby ustalić oczekiwania co do tego, co będzie zawierało spotkanie. Ta lista kontrolna jest dostosowywana do edycji dla tych zadań, które są dla Ciebie najważniejsze do odhaczenia. (Slajd 3)
Protokół z sesji
Prowadząc swoje spotkania, warto robić notatki i szczegółowo opisywać, co będzie omawiane na każdym spotkaniu, przygotowując protokół z sesji.Ten slajd z minutami sesji dzieli agendę na różne segmenty czasowe, które łączą różne cele sesji. Minuty sesji mogą być używane do ustalania celów spotkania i rejestrowania decyzji dotyczących działań do podjęcia po spotkaniu.
System flag kolorowych pozwala kierownictwu wskazać, czy dana sesja będzie odbywać się tylko zdalnie, zdalnie i offline, czy całkowicie offline. Jest to pomocne dla planów spotkań po pandemii, ponieważ struktury miejsc pracy uległy zmianie i wiele spotkań obecnie odbywa się wirtualnie. (Slajd 12)
Opinie po spotkaniu
Po zakończeniu spotkania, niezwykle ważne jest śledzenie podjętych decyzji, aby upewnić się, że wnioski ze spotkania prowadzą do działania. Jeśli planujesz powrócić do tematu na kolejnej sesji, lub planujesz przeprowadzić warsztat, program szkoleniowy, a nawet konwencję, będziesz chciał zebrać opinie uczestników za pomocą formularza feedbacku. Organizatorzy spotkań są odpowiedzialni za wypełnienie pytań, podczas gdy uczestnicy wypełniają formularz i przesuwają znaczki, aby ocenić każde pytanie od słabego do świetnego. (Slajd 21)
Panel spotkań
Na koniec, panel spotkań może pomóc kierownictwu śledzić wszystkie nadchodzące spotkania w widoku tygodniowym, dziennym i miesięcznym naraz. Ta wizualizacja dostarcza kalendarz, który szczegółowo pokazuje, gdzie jesteś w roku.Przegląd na górze pokazuje, ile spotkań jest zaplanowanych, przesuniętych lub anulowanych na pierwszy rzut oka. W sekcji dzisiejszej możesz śledzić, jakie spotkania masz w planie, godziny każdego z nich i uczestniczących członków. A sekcja przypomnień w lewym dolnym rogu może być używana do robienia notatek. (Slajd 30)
Studium przypadku: Microsoft
Te narzędzia pomagają lepiej przygotować się przed spotkaniem, aby spędzić na nim mniej czasu. Jest to ważne, ponieważ Microsoft stwierdził, że średnia liczba spotkań wzrosła w 2021 roku. W ankiecie przeprowadzonej wśród 30 000 pracowników, Microsoft stwierdził, że czas spędzony na platformie Microsoft Teams wzrósł 2,5-krotnie na całym świecie, a średnie spotkanie trwa teraz o 10 minut dłużej, z 45% więcej czatów na tydzień i 42% więcej czatów na godzinę. Ten dodatkowy czas doprowadził do uczucia "przepracowania" i wypalenia. Microsoft stwierdził również, że zmęczenie pojawia się po 30 do 40 minutach koncentracji. Dlatego firma zaleca ograniczenie czasu spotkań do 25 minut, a w skrajnych przypadkach do 50 minut, z 5-minutową przerwą w środku, aby dać mózgom czas na regenerację.
Podsumowanie
Jeśli 25 minut wydaje Ci się za krótkie, potrzebujesz lepszego przygotowania. Pobierz tę Spotkanie i Agenda (Część 4) kolekcję, aby uzyskać więcej slajdów na temat przeglądów interesariuszy, harmonogramów prezentacji, arkuszy burzy mózgów zespołu, instrukcji dotyczących kontynuacji spotkań i rozbicia kryteriów spotkań, aby zaoszczędzić czas i godziny pracy.Dodatkowo, możesz pobrać nasze wcześniejsze ramy [related bracelet="meetv2"] i [related bracelet="meetv3"] dla większej ilości slajdów.
