Синопсис
Чувствуете ли вы недостаток контроля над тем, сколько времени вы проводите на собраниях? Избегайте затянутых собраний с помощью лучших инструментов для подготовки, проведения и последующего анализа следующего собрания вашей команды. Скачайте нашу последнюю коллекцию шаблонов Совещание и Повестка дня (Часть 4) для синхронизации членов вашей команды и повышения общей эффективности работы.
Шаблон включает такие инструменты, как операционный каденс, контрольные списки собраний, протоколы сессий, отзывы о собраниях, панели управления собраниями, обзоры заинтересованных сторон, расписание презентаций, листы для коллективного мозгового штурма, инструкции по последующему анализу собраний и разбивка критериев собраний. Кроме того, посмотрите полное видео с объяснениями, чтобы узнать, сколько времени мы провели на собраниях в 2021 году, и разбивку Microsoft' по идеальной продолжительности собрания.
Основные моменты инструмента Основные моменты инструмента
Операционный каденс
Каденс собраний - это темп, количество и скорость собраний в вашей организации. Этот слайд операционного каденса предоставляет общее представление о каденсе собраний вашей команды. Он описывает собрания на целый год взглядом, с цветными точками для определения, будет ли собрание индивидуальным, обзором целей, оценкой производительности или карьерной беседой. Наиболее полезно для менеджеров, эту визуализацию можно использовать для планирования обзоров и отслеживания собраний с отдельными членами команды на регулярной основе.
Например, руководители могут отслеживать квартальные обзоры, планировать оценку производительности каждые шесть месяцев или даже заранее планировать разговоры о повышении зарплаты, продвижении по службе или изменении должности. Эти встречи могут быть индивидуальными между менеджерами и сотрудниками или встречами с пропуском уровня, когда сотрудник встречается с директором или исполнительным директором, стоящим выше его непосредственного руководителя. (Слайд 27)
Чек-лист для встречи
Инструмент в виде чек-листа для встречи полезен как для тех, кто организует встречи, так и для участников, которые хотят подготовиться к встрече заранее. Эта визуализация чек-листа охватывает то, что руководителям нужно подготовить заранее для встречи, планировать во время встречи и следить за этим после встречи, чтобы каждая встреча была продуктивной и короткой.
Если вы руководитель встречи, вы можете использовать этот список для самоконтроля своего плана во время проведения встречи. Вы также можете поделиться им с другими членами команды, чтобы установить ожидания относительно того, что будет включено в встречу. Этот чек-лист можно настроить и отредактировать для любых задач, которые для вас наиболее важно выполнить. (Слайд 3)
Протокол сессии
Проводя свои встречи, полезно делать заметки и подробно описывать, что будет обсуждаться на каждой встрече, с помощью протокола сессии.Этот слайд с протоколом сессии разбивает повестку дня на разные временные сегменты, объединенные различными целями сессии. Протокол сессии может быть использован для установки целей для собрания и записи решений для последующих действий.
Система цветных флажков позволяет руководителям указывать, будет ли определенная сессия только удаленной, удаленной и офлайн, или полностью офлайн. Это полезно для планов собраний после пандемии, поскольку структуры рабочих мест изменились, и многие собрания сегодня проводятся виртуально. (Слайд 12)
Обратная связь о собрании
После завершения собрания важно отслеживать все принятые решения, чтобы убедиться, что выводы собрания приводят к действиям. Если вы планируете вернуться к теме на другой сессии, или планируете провести семинар, обучающую программу или даже конвенцию, вы захотите опросить участников и собрать их мнения с помощью формы обратной связи. Организаторы собрания отвечают за составление вопросов, в то время как участники заполняют форму и перемещают галочки, чтобы оценить каждый вопрос от плохого до отличного. (Слайд 21)
Панель управления собраниями
Наконец, панель управления собраниями может помочь руководителям отслеживать все свои предстоящие собрания на недельном, ежедневном и месячном просмотре одновременно. Эта визуализация предоставляет календарь, чтобы подробно показать, где вы находитесь в году.Обзор в верхней части показывает, сколько собраний запланировано, перенесено или отменено. В разделе "сегодня" вы можете отслеживать предстоящие собрания, время каждого из них и участников. В нижнем левом углу есть раздел для напоминаний, где можно делать заметки. (Слайд 30)
Кейс-стади: Microsoft
Эти инструменты помогают вам лучше подготовиться к собранию, чтобы провести в нем меньше времени. Это важно, поскольку Microsoft обнаружила, что среднее количество собраний увеличилось в 2021 году. В опросе 30 000 работников Microsoft обнаружила, что время, проведенное в Microsoft Teams, увеличилось в 2,5 раза по всему миру, а средняя продолжительность собрания теперь на 10 минут дольше, с 45% большим количеством чатов в неделю и 42% больше чатов в час. Это дополнительное время привело к чувству "переработки" и выгоранию. Microsoft также обнаружила, что усталость наступает после 30-40 минут концентрации. Вот почему компания рекомендует ограничивать продолжительность собраний 25 минутами или максимум 50 минутами с 5-минутным перерывом посередине, чтобы дать мозгу время на отдых.
Заключение
Если 25 минут кажутся вам слишком короткими, вам нужна лучшая подготовка. Скачайте эту Совещание и Повестка дня (Часть 4) коллекцию для получения дополнительных слайдов с обзорами заинтересованных сторон, расписаниями докладчиков, листами для мозгового штурма команды, инструкциями по последующим собраниям и разбивкой критериев собраний, чтобы сэкономить время и часы работы.Кроме того, вы можете скачать наши ранее созданные рамки [related bracelet="meetv2"] и [related bracelet="meetv3"] для большего количества слайдов.
