Sinopsis
¿Siente falta de control sobre cuánto tiempo pasa en las reuniones? Evite las reuniones prolongadas con mejores herramientas para prepararse, liderar y hacer un seguimiento después de la próxima reunión de su equipo. Descargue nuestra última colección de plantillas Reunión y Agenda (Parte 4) para sincronizar a los miembros de su equipo y aumentar la eficiencia general del trabajo.
La plantilla incluye herramientas como cadencia operativa, listas de verificación de reuniones, actas de sesiones, retroalimentación de reuniones, paneles de reuniones, resúmenes de interesados, horario de presentadores, hojas de lluvia de ideas de equipo, instrucciones de seguimiento de reuniones y desglose de criterios de reuniones. Además, vea el video explicativo completo para aprender cuánto tiempo pasamos en reuniones en 2021 y el desglose de Microsoft de la duración ideal de la reunión.
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Cadencia operativa
La cadencia de las reuniones es el ritmo, número y ritmo de las reuniones en toda su organización. Esta diapositiva de cadencia operativa proporciona un resumen de alto nivel de la cadencia de reuniones de su equipo. Describe un año completo de reuniones de un vistazo, con puntos codificados por colores para determinar si la reunión será uno a uno, revisión de objetivos, revisión de rendimiento o conversación de carrera. Más útil para los gerentes, esta visualización se puede utilizar para programar revisiones y seguir las reuniones con los miembros individuales del equipo de manera consistente.
Por ejemplo, los ejecutivos pueden realizar un seguimiento de las revisiones trimestrales, planificar evaluaciones de rendimiento cada seis meses, o incluso planificar con anticipación aumentos de sueldo, promociones o conversaciones sobre cambios de roles. Estas reuniones pueden ser individuales entre gerentes y asociados, o reuniones de nivel superior donde un asociado se reúne con un director o ejecutivo por encima de su gerente inmediato. (Diapositiva 27)
Lista de verificación de la reunión
Una herramienta de lista de verificación de reuniones es útil tanto para quienes organizan reuniones como para los asistentes que desean prepararse para una reunión con anticipación. Esta visualización de la lista de verificación cubre lo que los ejecutivos necesitan preparar antes de una reunión, planificar durante la reunión y hacer un seguimiento después de la reunión para que cada reunión sea productiva y corta.
Si eres el líder de la reunión, puedes usar esta lista para responsabilizarte de tu plan mientras la reunión está en curso. También puedes compartirla con otros miembros del equipo para establecer expectativas de lo que incluirá la reunión. Esta lista de verificación es personalizable para ser editada para las tareas que son más importantes para ti. (Diapositiva 3)
Acta de la sesión
Mientras conduces tus reuniones, es útil tomar notas y detallar lo que cada reunión cubrirá con las actas de la sesión.Esta diapositiva de minutos de sesión desglosa una agenda en diferentes segmentos de tiempo que están unidos por varios objetivos de sesión. Los minutos de la sesión pueden ser utilizados para establecer objetivos para una reunión y registrar decisiones para acciones de seguimiento.
Un sistema de banderas codificado por colores permite a los ejecutivos indicar si una sesión en particular será solo remota, remota y offline, o completamente offline. Esto es útil para los planes de reuniones post-pandemia ya que las estructuras de trabajo han cambiado y muchas reuniones en estos días son virtuales. (Diapositiva 12)
Retroalimentación de la reunión
Después de concluir una reunión, es vital hacer un seguimiento de cualquier decisión tomada para asegurar que las conclusiones de la reunión conduzcan a la acción. Si planeas revisar el tema en otra sesión, o planeas realizar un taller, programa de capacitación, o incluso una convención, querrás sondear a tus asistentes y recoger sus pensamientos con un formulario de retroalimentación. Los organizadores de la reunión son responsables de llenar las preguntas, mientras que los asistentes llenan el formulario y mueven las marcas de verificación para calificar cada pregunta de pobre a excelente. (Diapositiva 21)
Tablero de reuniones
Por último, un tablero de reuniones puede ayudar a los ejecutivos a mantener un seguimiento de todas sus próximas reuniones en una vista semanal, diaria y mensual a la vez. Esta visualización proporciona un calendario para detallar en qué punto del año te encuentras.Un resumen en la parte superior muestra cuántas reuniones están programadas, reprogramadas o canceladas de un vistazo. En la sección de hoy, puedes seguir las reuniones que tienes próximas, los horarios de cada una y los miembros que asistirán. Y una sección de recordatorio en la parte inferior izquierda puede ser utilizada para tomar notas. (Diapositiva 30)
Estudio de caso: Microsoft
Estas herramientas te ayudan a prepararte mejor antes de una reunión para pasar menos tiempo en ellas. Esto es importante, ya que Microsoft descubrió que el número promedio de reuniones aumentó en 2021. En una encuesta a 30,000 trabajadores, Microsoft encontró que el tiempo pasado en Microsoft Teams aumentó 2.5 veces en todo el mundo, y la reunión promedio ahora es 10 minutos más larga, con un 45% más de chats por semana y un 42% más de chats por hora. Este tiempo extra ha llevado a sentimientos de "sobrecarga de trabajo" y agotamiento. Microsoft también descubrió que la fatiga se instala después de 30 a 40 minutos de concentración. Es por eso que la compañía recomienda limitar las reuniones a 25 minutos o como máximo 50 minutos con un descanso de 5 minutos en medio para dar tiempo al cerebro para recargarse.
Conclusión
Si 25 minutos te parece demasiado corto, necesitas una mejor preparación. Descarga esta colección Reunión y Agenda (Parte 4) para obtener más diapositivas sobre resúmenes de interesados, horarios de presentadores, hojas de lluvia de ideas de equipo, instrucciones de seguimiento de reuniones y desgloses de criterios de reuniones para ahorrar tiempo y horas de trabajo.Además, puede descargar nuestros marcos de trabajo anteriores [related bracelet="meetv2"] y [related bracelet="meetv3"] para obtener más diapositivas.
