Özet
Toplantılarda ne kadar zaman harcadığınız üzerinde bir kontrol eksikliği hissediyor musunuz? Daha iyi araçlarla hazırlanın, yönetin ve ekibinizin bir sonraki toplantısının ardından takip edin. En son Toplantı & Gündem (Bölüm 4) şablon koleksiyonumuzu indirin, ekip üyelerinizi senkronize edin ve genel iş verimliliğini artırın.
Şablon, operasyonel kadans, toplantı kontrol listeleri, oturum tutanakları, toplantı geri bildirimleri, toplantı panoları, paydaş genel bakışları, sunum programı, ekip beyin fırtınası sayfaları, toplantı takip talimatları ve toplantı kriterleri ayrıntıları gibi araçları içerir. Ayrıca, 2021'de toplantılarda ne kadar zaman harcadığımızı ve Microsoft'un ideal toplantı süresinin ne olduğuna dair ayrıntıları öğrenmek için tam açıklayıcı videoyu izleyin.
Araç Özellikleri Araç Özellikleri
Operasyonel Kadans
Toplantı kadansı, organizasyonunuzdaki toplantıların hızı, sayısı ve hızıdır. Bu Operasyonel kadans slaytı, ekibinizin toplantı kadansına yüksek düzeyde bir özet sağlar. Bir yıllık toplantıları bir bakışta, toplantının bir bir-üzeri, hedef inceleme, performans incelemesi veya kariyer görüşmesi olup olmayacağını belirlemek için renk kodlu noktalarla çizer. En çok yöneticiler için yararlı olan bu görselleştirme, incelemeleri planlamak ve bireysel ekip üyeleriyle düzenli olarak toplantıları takip etmek için kullanılabilir.
Örneğin, yöneticiler çeyrek dönem incelemelerini takip edebilir, her altı ayda bir performans değerlendirmeleri planlayabilir veya zam, terfi veya rol değişikliği görüşmelerini önceden planlayabilirler. Bu toplantılar, yöneticiler ve çalışanlar arasında bire bir görüşmeler olabilir veya bir çalışanın doğrudan yöneticisinin üzerindeki bir direktör veya yönetici ile görüştüğü seviye atlamalı toplantılar olabilir. (Slayt 27)
Toplantı kontrol listesi
Bir toplantı kontrol listesi aracı, hem toplantıları düzenleyenler hem de bir toplantıya zamanında hazırlanmak isteyen katılımcılar için yararlıdır. Bu kontrol listesi görselleştirmesi, yöneticilerin bir toplantıdan önce neye hazırlanması gerektiğini, toplantı sırasında ne planlaması gerektiğini ve toplantıdan sonra neyi takip etmesi gerektiğini kapsar, böylece her toplantı verimli ve kısa olur.
Eğer toplantının lideriyseniz, bu listeyi toplantı devam ederken planınıza sadık kalmak için kullanabilirsiniz. Ayrıca, toplantının ne içereceği konusunda beklentileri belirlemek için diğer ekip üyeleriyle paylaşabilirsiniz. Bu kontrol listesi, kontrol etmeniz gereken en önemli görevler için düzenlenebilir. (Slayt 3)
Oturum tutanakları
Toplantılarınızı yürütürken, not almak ve her toplantının neyi kapsayacağını oturum tutanakları ile detaylandırmak yararlıdır.Bu oturum dakikaları slaydı, bir gündemi çeşitli oturum hedefleriyle birleşen farklı zaman segmentlerine ayırır. Oturum dakikaları, bir toplantı için hedefler belirlemek ve takip eylemleri için kararları kaydetmek için kullanılabilir.
Renk kodlu bir bayrak sistemi, yöneticilerin belirli bir oturumun yalnızca uzaktan, uzaktan ve çevrimdışı veya tamamen çevrimdışı olup olmayacağını belirtmelerine olanak sağlar. Bu, işyeri yapılarının değiştiği ve bu günlerde birçok toplantının sanal olduğu pandemi sonrası toplantı planları için yararlıdır. (Slayt 12)
Toplantı geri bildirimi
Bir toplantıyı sonlandırdıktan sonra, toplantının sonuçlarının eyleme yol açmasını sağlamak için herhangi bir kararı takip etmek hayati önem taşır. Başka bir oturum için konuyu tekrar gözden geçirmeyi, bir atölye çalışması, eğitim programı veya hatta bir kongre düzenlemeyi planlıyorsanız, katılımcılarınızın düşüncelerini bir geri bildirim formuyla toplamak isteyeceksiniz. Toplantı planlayıcıları soruları doldurmakla sorumludur, katılımcılar ise formu doldurur ve her soruyu kötüden harikaya kadar değerlendirmek için onay işaretlerini taşır. (Slayt 21)
Toplantı kontrol paneli
Son olarak, bir toplantı kontrol paneli, yöneticilerin tüm yaklaşan toplantılarını haftalık, günlük ve aylık görünümde bir arada takip etmelerine yardımcı olabilir. Bu görselleştirme, yılın neresinde olduğunuzu ayrıntılarıyla gösteren bir takvim sağlar.Üstteki genel bakış, kaç toplantının planlandığını, yeniden planlandığını veya iptal edildiğini bir bakışta gösterir. Bugün bölümünde, hangi toplantıların yaklaştığını, her biri için zamanları ve katılan üyeleri takip edebilirsiniz. Ve sol alttaki bir hatırlatma bölümü not almak için kullanılabilir. (Slayt 30)
Vaka çalışması: Microsoft
Bu araçlar, toplantılarda daha az zaman geçirmek için bir toplantıdan önce daha iyi hazırlanmanıza yardımcı olur. Bu önemlidir, çünkü Microsoft, 2021'de ortalama toplantı sayısının arttığını buldu. 30.000 çalışanın katıldığı bir anket sonucunda, Microsoft, Microsoft Teams'te geçirilen sürenin dünya çapında 2.5 kat arttığını ve ortalama toplantının şimdi 10 dakika daha uzun olduğunu, haftada %45 daha fazla sohbet ve saatte %42 daha fazla sohbet olduğunu buldu. Bu ekstra zaman, "aşırı çalışma" hissi ve tükenmişlik duygusuna yol açmıştır. Microsoft ayrıca, konsantrasyonun 30 ila 40 dakika sonra yorgunluk hissi yarattığını buldu. İşte bu yüzden şirket, beyinlere yeniden şarj olma zamanı vermek için toplantıları en fazla 25 dakika veya en fazla 50 dakika ve ortasında 5 dakikalık bir mola ile sınırlamayı öneriyor.
Sonuç
Eğer 25 dakika sizin için çok kısa geliyorsa, daha iyi bir hazırlığa ihtiyacınız var demektir. Paydaş genel bakışları, sunum programları, ekip beyin fırtınası formları, toplantı takip talimatları ve toplantı kriterlerinin ayrıntılı açıklamaları hakkında daha fazla slayt için bu Toplantı & Gündem (Bölüm 4) koleksiyonunu indirin ve saatlerce çalışmayı kurtarın.Ayrıca, daha fazla slayt için daha önceki [related bracelet="meetv2"] ve [related bracelet="meetv3"] çerçevelerimizi indirebilirsiniz.
