الملخص
هل تشعر بعدم السيطرة على الوقت الذي تقضيه في الاجتماعات؟ تجنب الاجتماعات الممتدة مع أدوات أفضل للتحضير والقيادة والمتابعة بعد اجتماع فريقك القادم. قم بتنزيل مجموعتنا الأخيرة من القوالب الاجتماع والجدول (الجزء 4) لمزامنة أعضاء فريقك وزيادة كفاءة العمل العامة.
تتضمن القالب أدوات مثل الإيقاع التشغيلي، قوائم التحقق من الاجتماعات، دقائق الجلسات، تعليقات الاجتماع، لوحات معلومات الاجتماع، نظرات عامة على أصحاب المصلحة، جدول العروض، أوراق تفكير الفريق، تعليمات المتابعة بعد الاجتماع وتفكيك معايير الاجتماع. بالإضافة إلى ذلك، شاهد الفيديو التوضيحي الكامل لمعرفة الوقت الذي قضيناه في الاجتماعات في عام 2021 وتفكيك مايكروسوفت للمدة المثلى للإجتماع.
أبرز الأدوات أبرز الأدوات
الإيقاع التشغيلي
إيقاع الاجتماع هو الوتيرة والعدد والوتيرة للإجتماعات في جميع أنحاء المنظمة. يوفر هذا الشريحة الإيقاع التشغيلي ملخصًا عامًا لإيقاع اجتماعات فريقك. يوضح جميع الاجتماعات في السنة بنظرة عامة، مع نقاط ملونة لتحديد ما إذا كان الاجتماع سيكون فرديًا، أو مراجعة للأهداف، أو مراجعة للأداء، أو محادثة حول الوظيفة. الأكثر فائدة للمديرين، يمكن استخدام هذا التصور لجدولة المراجعات وتتبع الاجتماعات مع أعضاء الفريق الفرديين على أساس متسق.
على سبيل المثال، يمكن للمديرين تتبع الاستعراضات الربع سنوية، وتخطيط مراجعات الأداء كل ستة أشهر، أو حتى التخطيط للزيادات، الترقيات، أو محادثات تغيير الدور مقدما. يمكن أن تكون هذه الاجتماعات فردية بين المديرين والموظفين أو اجتماعات متخطية حيث يلتقي الموظف مع مدير أو تنفيذي أعلى من مديره المباشر. (الشريحة 27)
قائمة التحقق من الاجتماع
أداة قائمة التحقق من الاجتماع مفيدة لكل من المنظمين والحضور الذين يرغبون في التحضير للاجتماع مقدما. تغطي هذه الرؤية التحقق ما يحتاجه المديرون للتحضير له قبل الاجتماع، وللتخطيط له خلال الاجتماع، ولمتابعته بعد الاجتماع بحيث يكون كل اجتماع مثمرا وقصيرا.
إذا كنت القائد في الاجتماع، يمكنك استخدام هذه القائمة لتحمل مسؤولية خطتك أثناء الاجتماع. يمكنك أيضا مشاركتها مع أعضاء الفريق الآخرين لتحديد التوقعات لما سيتضمنه الاجتماع. هذه القائمة قابلة للتخصيص لتعديلها لأي مهام هي الأكثر أهمية لك للتحقق منها. (الشريحة 3)
دقائق الجلسة
أثناء إجراء اجتماعاتك، من المفيد أن تأخذ ملاحظات وتفصل ما سيغطيه كل اجتماع مع دقائق الجلسة.تقسم شرائح دقائق الجلسة جدول الأعمال إلى فترات زمنية مختلفة متحدة بأهداف الجلسة المختلفة. يمكن استخدام دقائق الجلسة لتحديد الأهداف لاجتماع وتسجيل القرارات للإجراءات التالية.
نظام الأعلام الملون يسمح للمديرين التنفيذيين بالإشارة إلى ما إذا كانت جلسة معينة ستكون عن بُعد فقط، أو عن بُعد وغير متصل بالإنترنت، أو غير متصلة بالإنترنت تمامًا. هذا مفيد لخطط الاجتماعات بعد الوباء حيث تغيرت هياكل العمل والعديد من الاجتماعات في هذه الأيام هي افتراضية. (الشريحة 12)
تعليقات الاجتماع
بعد انتهاء الاجتماع، من الضروري متابعة أي قرارات تم اتخاذها لضمان أن يؤدي ختام الاجتماع إلى العمل. إذا كنت تخطط لإعادة زيارة الموضوع لجلسة أخرى، أو تخطط لتشغيل ورشة عمل، برنامج تدريب، أو حتى مؤتمر، سترغب في استطلاع آراء الحضور وجمع أفكارهم باستخدام نموذج التعليقات. من مسؤولية منظمي الاجتماعات ملء الأسئلة، بينما يملأ الحضور النموذج وينقل العلامات المرجعية لتقييم كل سؤال من سيء إلى رائع. (الشريحة 21)
لوحة تحكم الاجتماع
أخيرًا، يمكن أن تساعد لوحة تحكم الاجتماع المديرين التنفيذيين في تتبع جميع اجتماعاتهم القادمة في نظرة أسبوعية، يومية، وشهرية في آن واحد. توفر هذه التصورات تقويمًا لتفصيل المكان الذي توجد فيه في السنة.يوفر النظرة العامة في الأعلى معلومات حول عدد الاجتماعات المجدولة، أو المعاد جدولتها، أو الملغاة في لمحة. في قسم اليوم، يمكنك تتبع الاجتماعات القادمة، وأوقات كل اجتماع، والأعضاء الذين سيحضرون. ويمكن استخدام قسم التذكير في الجزء الأيسر السفلي لتدوين الملاحظات. (الشريحة 30)
دراسة حالة: مايكروسوفت
تساعد هذه الأدوات في التحضير الجيد قبل الاجتماع لتقليل الوقت الذي تقضيه فيه. هذا مهم، حيث وجدت مايكروسوفت أن عدد الاجتماعات ازداد في عام 2021. في استطلاع لـ 30,000 عامل، وجدت مايكروسوفت أن الوقت الذي يقضيه الأشخاص في فرق مايكروسوفت ازداد بمقدار 2.5x حول العالم، وأصبح متوسط الاجتماع الآن أطول بـ 10 دقائق، مع زيادة 45% في الدردشات الأسبوعية و42% في الدردشات لكل ساعة. أدى هذا الوقت الإضافي إلى شعور بـ "الإرهاق" والإحراق. وجدت مايكروسوفت أيضا أن الإرهاق يبدأ بعد 30 إلى 40 دقيقة من التركيز. لذلك توصي الشركة بتحديد الاجتماعات على أن تكون 25 دقيقة أو كحد أقصى 50 دقيقة مع استراحة 5 دقائق في الوسط لإعطاء الدماغ وقتا للشحن.
الخاتمة
إذا كانت 25 دقيقة تبدو قصيرة بالنسبة لك، فأنت بحاجة إلى تحضير أفضل. قم بتنزيل هذه المجموعة الاجتماع والجدول (الجزء 4) للحصول على المزيد من الشرائح حول نظرات الأطراف المعنية، جداول العروض، أوراق عمل تفكير الفريق، تعليمات متابعة الاجتماع وتفكيك معايير الاجتماع لتوفير الوقت وساعات العمل.بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تنزيل إطارات العمل السابقة لدينا [related bracelet="meetv2"] و [related bracelet="meetv3"] للحصول على المزيد من الشرائح.
