خلاصه
آیا احساس کمبود کنترل بر روی زمانی که در جلسات می گذرانید می کنید؟ با استفاده از ابزارهای بهتر برای آماده سازی، رهبری و پیگیری بعد از جلسه بعدی تیم خود، از جلسات طولانی دوری کنید. مجموعه الگوی جلسه و دستور کار (بخش 4) جدید ما را دانلود کنید تا اعضای تیم خود را هماهنگ کنید و کلیاً کارایی کار را افزایش دهید.
این الگو شامل ابزارهایی مانند cadence عملیاتی، چک لیست های جلسه، دقایق جلسه، بازخورد جلسه، داشبوردهای جلسه، بررسی های ذینفع، برنامه زمانی ارائه دهنده، برگه های مغز فعال تیم، دستورالعمل های پیگیری جلسه و شکستن معیارهای جلسه است. علاوه بر این، ویدیوی توضیح دهنده کامل را تماشا کنید تا ببینید چقدر زمان در جلسات در سال 2021 صرف شده و تجزیه و تحلیل مایکروسافت از طول ایده آل جلسه را ببینید.
برجسته های ابزار برجسته های ابزار
Cadence عملیاتی
Cadence جلسه تعداد، تعداد و سرعت جلسات در سازمان شما است. این اسلاید Cadence عملیاتی خلاصه ای از سطح بالا از cadence جلسه تیم شما را ارائه می دهد. این یک سال کامل از جلسات را با نگاهی می بیند، با نقاط رنگی کد شده برای تعیین اینکه آیا جلسه یک به یک، بررسی هدف، بررسی عملکرد یا گفتگوی شغلی خواهد بود. بیشتر مفید برای مدیران، این تصویرسازی می تواند برای برنامه ریزی بررسی ها و پیگیری جلسات با اعضای تیم فردی به طور مداوم استفاده شود.
برای مثال، مدیران اجرایی می توانند بازبینی های فصلی را پیگیری کنند، برنامه ریزی برای بازبینی عملکرد هر شش ماه یک بار، یا حتی برنامه ریزی برای افزایش حقوق، ارتقا، یا مکالمات تغییر نقش را به خوبی از پیش برنامه ریزی کنند. این جلسات می توانند جلسات فرد به فرد بین مدیران و همکاران یا جلسات سطح بالا باشند که در آن یک همکار با یک مدیر یا مدیر اجرایی بالاتر از مدیر فوری خود ملاقات می کند. (اسلاید 27)
چک لیست جلسه
ابزار چک لیست جلسه برای هر دوی کسانی که جلسات را سازماندهی می کنند و شرکت کنندگانی که می خواهند از پیش برای یک جلسه آماده شوند، مفید است. این تصویرسازی چک لیست آنچه را که مدیران اجرایی باید قبل از یک جلسه، برای طی جلسه و پیگیری پس از جلسه آماده کنند، پوشش می دهد تا هر جلسه محصولاتی و کوتاه باشد.
اگر شما رهبر جلسه هستید، می توانید از این لیست برای مسئولیت پذیری نسبت به برنامه خود در حین برگزاری جلسه استفاده کنید. همچنین می توانید آن را با سایر اعضای تیم به اشتراک بگذارید تا انتظارات را برای آنچه جلسه شامل خواهد شد تنظیم کنید. این چک لیست قابل سفارشی سازی است تا برای هر کاری که برای شما مهمتر است ویرایش شود. (اسلاید 3)
دقایق جلسه
هنگام انجام جلسات خود، مفید است که یادداشت برداری کنید و جزئیات آنچه هر جلسه با دقایق جلسه پوشش خواهد داد را ثبت کنید.این اسلاید دقایق جلسه یک دستور کار را به قسمت های مختلف زمانی تقسیم می کند که با اهداف مختلف جلسه متحد هستند. دقایق جلسه می تواند برای تعیین اهداف برای یک جلسه و ثبت تصمیمات برای اقدامات پیگیری استفاده شود.
یک سیستم پرچم رنگی به مدیران اجرایی اجازه می دهد که نشان دهند آیا یک جلسه خاص فقط از راه دور، از راه دور و آفلاین، یا کاملا آفلاین خواهد بود. این مورد برای برنامه های جلسه پس از پاندمی مفید است زیرا ساختارهای محل کار تغییر کرده اند و بسیاری از جلسات این روزها مجازی هستند. (اسلاید 12)
بازخورد جلسه
پس از اتمام یک جلسه، حیاتی است که در مورد هر تصمیمی که گرفته شده است پیگیری کنید تا اطمینان حاصل کنید که نتایج جلسه منجر به اقدام می شود. اگر قصد دارید موضوع را در یک جلسه دیگر مرور کنید، یا قصد دارید یک کارگاه، برنامه آموزشی، یا حتی یک کنوانسیون برگزار کنید، خواهید خواست نظرات شرکت کنندگان خود را با یک فرم بازخورد جمع آوری کنید. برنامه ریزان جلسه مسئول پر کردن سوالات هستند، در حالی که شرکت کنندگان فرم را پر می کنند و علامت چک را برای امتیاز دادن به هر سوال از ضعیف تا عالی حرکت می دهند. (اسلاید 21)
داشبورد جلسه
در نهایت، یک داشبورد جلسه می تواند به مدیران اجرایی کمک کند تا از همه جلسات آینده خود در یک نمای هفتگی، روزانه، و ماهانه همزمان پیگیری کنند. این تصویرسازی یک تقویم را برای توضیح می دهد که شما در کجای سال هستید.یک بررسی در بالای صفحه نشان میدهد چه تعداد جلسات برنامهریزی، برنامهریزی مجدد یا لغو شدهاند. در بخش امروز، شما میتوانید جلسات آینده خود را پیگیری کنید، زمان هر یک و اعضای حاضر در آنها را ببینید. و یک بخش یادآوری در پایین سمت چپ میتواند برای یادداشتبرداری استفاده شود. (اسلاید 30)
مطالعه موردی: مایکروسافت
این ابزارها به شما کمک میکنند تا بهتر از پیش برای جلسات آماده شوید و کمتر وقت در آنها بگذرانید. این مهم است، زیرا مایکروسافت متوجه شده است که تعداد متوسط جلسات در سال 2021 افزایش یافته است. در یک نظرسنجی از 30,000 کارمند، مایکروسافت متوجه شد که زمان صرف شده در تیمهای مایکروسافت در سراسر جهان 2.5 برابر افزایش یافته و متوسط هر جلسه اکنون 10 دقیقه طولانیتر شده است، با 45٪ چت بیشتر در هفته و 42٪ چت بیشتر در ساعت. این زمان اضافی منجر به احساس "اضافهکاری" و خستگی شده است. مایکروسافت همچنین متوجه شده است که خستگی پس از 30 تا 40 دقیقه تمرکز شروع میشود. به همین دلیل شرکت توصیه میکند که جلسات را در 25 دقیقه یا حداکثر 50 دقیقه با یک وقفه 5 دقیقهای در وسط برای دادن فرصت به مغز برای شارژ مجدد محدود کنید.
نتیجهگیری
اگر 25 دقیقه برای شما خیلی کوتاه است، شما به آمادگی بهتری نیاز دارید. این جلسه و دستور کار (بخش 4) مجموعه را برای اسلایدهای بیشتر در مورد بررسیهای ذینفع، برنامههای ارائهدهندگان، برگههای فکری تیم، دستورالعملهای پیگیری جلسات و شکستن معیارهای جلسات برای صرفهجویی در زمان و ساعتهای کار دانلود کنید.علاوه بر این، شما می توانید قالب های قبلی ما را [related bracelet="meetv2"] و [related bracelet="meetv3"] برای اسلایدهای بیشتر دانلود کنید.
