خلاصہ
کیا آپ کو محسوس ہوتا ہے کہ آپ کے پاس اپنی میٹنگوں میں گزارے ہوئے وقت پر قابو نہیں ہے؟ بہتر اوزار استعمال کرکے لمبی میٹنگوں سے بچیں، تیار کریں، قیادت کریں اور اپنی ٹیم کی اگلی میٹنگ کے بعد فالو اپ کریں۔ ہمارے تازہ ترین میٹنگ اور ایجنڈا (حصہ 4) ٹیمپلیٹ کلیکشن کو ڈاؤن لوڈ کریں تاکہ آپ اپنے ٹیم کے رکنوں کو ہم آہنگ کر سکیں اور کل کام کی کارکردگی میں اضافہ کر سکیں۔
اس ٹیمپلیٹ میں آپریشنل کیڈنس، میٹنگ چیک لسٹس، سیشن منٹس، میٹنگ فیڈ بیک، میٹنگ ڈیش بورڈز، اسٹیک ہولڈرز کا جائزہ، پیش کرنے والے کا شیڈول، ٹیم برین سٹارمنگ شیٹس، میٹنگ فالو اپ ہدایات اور میٹنگ کرائٹیریا کا تفصیلی جائزہ شامل ہیں۔ اس کے علاوہ، مکمل وضاحتی ویڈیو دیکھیں تاکہ آپ جان سکیں کہ ہم نے 2021 میں میٹنگوں میں کتنا وقت گزارا اور مائیکروسافٹ کا مثالی میٹنگ کی لمبائی کا تفصیلی جائزہ۔
ٹول کی خصوصیات ٹول کی خصوصیات
آپریشنل کیڈنس
میٹنگ کیڈنس آپ کے تنظیم میں میٹنگوں کی تعداد، تعداد اور رفتار ہوتی ہے۔ یہ آپریشنل کیڈنس سلائیڈ آپ کی ٹیم کی میٹنگ کیڈنس کا اعلی سطحی خلاصہ فراہم کرتی ہے۔ یہ ایک پورے سال کی میٹنگوں کا ایک نظر میں جائزہ دیتی ہے، رنگین نقطوں کے ساتھ جو یہ ظاہر کرتے ہیں کہ میٹنگ ایک-اون-ون، ہدف کا جائزہ، کارکردگی کا جائزہ یا کیریئر گفتگو ہوگی۔ مینیجرز کے لئے سب سے زیادہ مفید، یہ تصویری ظاہری میٹنگوں کو جائزہ لینے اور فردی ٹیم کے رکنوں کے ساتھ میٹنگوں کو مستقل بنیادوں پر ٹریک کرنے کے لئے استعمال کی جا سکتی ہے۔
مثال کے طور پر، ایگزیکٹوز فی صفحہ جائزہ کا ریکارڈ رکھ سکتے ہیں، ہر چھ ماہ بعد کارکردگی کا جائزہ لینے کی منصوبہ بندی کر سکتے ہیں، یا حتیٰ کہ تنخواہوں، ترقیوں یا کردار تبدیلی کی بات چیت کو پہلے ہی منصوبہ بنا سکتے ہیں۔ یہ ملاقاتیں منیجرز اور ایسوسی ایٹس کے درمیان ہو سکتی ہیں یا ایسی سطح کی ملاقاتیں جہاں ایک ایسوسی ایٹ اپنے فوری منیجر سے اوپر کے ڈائریکٹر یا ایگزیکٹو سے ملتا ہے۔ (سلائیڈ 27)
میٹنگ کی چیک لسٹ
میٹنگ کی چیک لسٹ کا ٹول وہ لوگوں کے لئے مددگار ہوتا ہے جو میٹنگز کا انتظام کرتے ہیں اور وہ حاضرین جو میٹنگ کے لئے پہلے ہی تیاری کرنا چاہتے ہیں۔ یہ چیک لسٹ وضاحت کرتی ہے کہ ایگزیکٹوز کو میٹنگ سے پہلے کیا تیاری کرنی ہوتی ہے، میٹنگ کے دوران کیا منصوبہ بنانا ہوتا ہے، اور میٹنگ کے بعد کس بات کا پیچھا کرنا ہوتا ہے تاکہ ہر میٹنگ موثر اور مختصر ہو۔
اگر آپ میٹنگ کا سربراہ ہیں، تو آپ اس فہرست کا استعمال کرکے اپنے منصوبے کے مطابق خود کو زمہ دار رکھ سکتے ہیں جبکہ میٹنگ جاری ہوتی ہے۔ آپ اسے دوسرے ٹیم کے رکنوں کے ساتھ بھی شیئر کر سکتے ہیں تاکہ میٹنگ میں کیا شامل ہوگا اس کی توقعات مقرر کی جا سکیں۔ یہ چیک لسٹ آپ کے لئے سب سے زیادہ اہم کاموں کو چیک کرنے کے لئے ترمیم کرنے کے قابل ہے۔ (سلائیڈ 3)
سیشن کی منٹس
جب آپ اپنی میٹنگز کا انعقاد کرتے ہیں، تو نوٹس لینا اور ہر میٹنگ کے ساتھ سیشن کی منٹس کی تفصیلات بیان کرنا مددگار ہوتا ہے۔یہ سیشن منٹس سلائیڈ ایک ایجنڈا کو مختلف وقتی سیگمنٹس میں تقسیم کرتا ہے جو مختلف سیشن کے مقاصد سے متحد ہیں۔ سیشن منٹس کا استعمال ایک میٹنگ کے لئے مقاصد مقرر کرنے اور فالو اپ کارروائیوں کے لئے فیصلے ریکارڈ کرنے کے لئے کیا جا سکتا ہے۔
رنگ کوڈ شدہ فلیگ سسٹم ایگزیکٹوز کو یہ ظاہر کرنے کی اجازت دیتا ہے کہ کوئی خاص سیشن صرف ریموٹ ہوگا، ریموٹ اور آف لائن ہوگا، یا مکمل طور پر آف لائن ہوگا۔ یہ پوسٹ پینڈیمک میٹنگ پلانز کے لئے مددگار ہے کیونکہ کام کی جگہوں کی ساختیں تبدیل ہو گئی ہیں اور ان دنوں بہت سی میٹنگز ورچوئل ہیں۔ (سلائیڈ 12)
میٹنگ کی رائے
جب آپ ایک میٹنگ ختم کرتے ہیں، تو یہ ضروری ہوتا ہے کہ آپ کسی بھی فیصلے پر عمل کریں تاکہ میٹنگ کے نتائج عمل میں لے جائیں۔ اگر آپ موضوع کو دوبارہ دیکھنے کی منصوبہ بندی کر رہے ہیں، یا ایک ورکشاپ، تربیتی پروگرام، یا حتی کہ ایک کنونشن چلانے کی منصوبہ بندی کر رہے ہیں، تو آپ کو اپنے شرکاء کی رائے حاصل کرنے کے لئے ایک رائے فارم کا استعمال کرنا چاہئے۔ میٹنگ کے منصوبہ بنانے والے سوالات کو پُر کرنے کے ذمہ دار ہیں، جبکہ شرکاء فارم کو پُر کرتے ہیں اور چیک مارکس کو ہر سوال کو بہتر سے بہتر درجہ دینے کے لئے منتقل کرتے ہیں۔ (سلائیڈ 21)
میٹنگ ڈیش بورڈ
آخر میں، ایک میٹنگ ڈیش بورڈ ایگزیکٹوز کو اپنی تمام آنے والی میٹنگز کا ریکارڈ رکھنے میں مدد کر سکتا ہے جو ایک ہفتے، روزانہ، اور ماہانہ دیکھنے کی نظر آتی ہے۔ یہ تصویری تفصیل ایک کیلنڈر فراہم کرتی ہے تاکہ آپ کو معلوم ہو سکے کہ آپ سال میں کہاں ہیں۔سرخی میں ایک جائزہ فراہم کرتا ہے کہ کتنی میٹنگز شیڈول کی گئی ہیں، دوبارہ شیڈول کی گئی ہیں یا منسوخ کی گئی ہیں۔ آج کے حصے میں، آپ یہ دیکھ سکتے ہیں کہ آپ کی آنے والی میٹنگز کیا ہیں، ہر ایک کا وقت کیا ہے اور کون کون سے ممبر شرکت کر رہے ہیں۔ اور نیچے بائیں طرف یاددہانی کے حصے کا استعمال نوٹس لکھنے کے لئے کیا جا سکتا ہے۔ (سلائیڈ 30)
کیس سٹڈی: مائیکروسافٹ
یہ آلات آپ کو میٹنگ سے پہلے بہتر تیاری کرنے میں مدد کرتے ہیں تاکہ آپ ان میں کم وقت گزاریں۔ یہ اہم ہے، کیونکہ مائیکروسافٹ نے پایا کہ 2021 میں میٹنگز کی اوسط تعداد میں اضافہ ہوا۔ 30,000 کارکنوں کے سروے میں، مائیکروسافٹ نے پایا کہ مائیکروسافٹ ٹیمز میں گزارے گئے وقت میں دنیا بھر میں 2.5x کا اضافہ ہوا ہے، اور اب اوسط میٹنگ 10 منٹ طویل ہو گئی ہے، ہفتے میں 45٪ زیادہ چیٹس اور فی گھنٹہ 42٪ زیادہ چیٹس ہوتی ہیں۔ یہ اضافی وقت نے "زیادہ کام" کی احساسات اور جلن کو جنم دیا ہے۔ مائیکروسافٹ نے یہ بھی پایا کہ توجہ کے 30 سے 40 منٹ بعد تھکن محسوس ہوتی ہے۔ اسی لئے کمپنی کی تجویز ہے کہ میٹنگز کو 25 منٹ یا زیادہ سے زیادہ 50 منٹ تک محدود کریں، بیچ میں 5 منٹ کا وقفہ دیں تاکہ دماغ کو دوبارہ چارج کرنے کا وقت ملے۔
نتیجہ
اگر آپ کو 25 منٹ بہت کم لگتے ہیں، تو آپ کو بہتر تیاری کی ضرورت ہے۔ اس میٹنگ اور ایجنڈا (حصہ 4) کلیکشن کو ڈاؤن لوڈ کریں تاکہ آپ کو حصہ داروں کے جائزے، پیش کرنے والوں کے شیڈولز، ٹیم برین سٹارمنگ شیٹس، میٹنگ فالو اپ ہدایات اور میٹنگ کرائٹیریا بریک ڈاؤنز پر مزید سلائیڈز مل سکیں تاکہ وقت اور کام کے گھنٹوں کو بچایا جا سکے۔اس کے علاوہ، آپ ہمارے پہلے [related bracelet="meetv2"] اور [related bracelet="meetv3"] فریم ورکس کو مزید سلائیڈز کے لئے ڈاؤن لوڈ کرسکتے ہیں۔
