Einleitung
Müssen Sie tausende personalisierte E-Mails an Ihre Kunden oder Klienten versenden – möchten Ihre Kontakte aber nicht an einen Drittanbieter wie MailChimp oder HubSpot weitergeben oder hohe Kosten vermeiden? Wir haben eine Tabellenvorlage mit einem Python-Skript entwickelt, mit dem Sie automatisch individuell angepasste E-Mails direkt von Ihrem eigenen Computer versenden können. Im Gegensatz zu anderen Online-E-Mail-Diensten ist dieses Tool kostenlos und läuft lokal auf Ihrem Rechner – so bleiben Ihre E-Mail-Liste, Inhalte, Anhänge und Zugangsdaten stets privat und sicher. Darüber hinaus können Sie aus verschiedenen E-Mail-Stilen und Optionen wählen, um Ihre Nachricht optimal an jeden Empfänger anzupassen.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie:
- Die Tabelle mit Ihren Zugangsdaten konfigurieren, um E-Mails zu versenden;
- Python auf Ihrem Computer installieren und einrichten;
- Das Skript ausführen, um E-Mails automatisch zu versenden.
Mit unserer Vorlage erhalten Sie eine komprimierte Datei mit der Tabelle, dem Python-Skript und zusätzlichen Hilfsdateien.Sobald Sie unsere Vorlage entpackt oder extrahiert haben, stellen Sie bitte sicher, dass Sie alle Dateien im extrahierten Ordner belassen. Denken Sie daran, dass die Tabellenvorlage für die korrekte Funktion des Python-Skripts unerlässlich ist. Ändern Sie keine Spaltennamen, Felder oder die allgemeine Struktur. Bearbeiten Sie ausschließlich die blau markierten Felder.
Tabellenvorlage
E-Mail-Einstellungen
Unsere Tabellenvorlage enthält einen Reiter, der alle allgemeinen Einstellungen und Konfigurationen für den E-Mail-Versand bereitstellt. Im Tab 'Felder' legen Sie den Verbindungstyp fest, bestimmen, ob ein Anhang beigefügt werden soll, ab welcher Zeile der Versand beginnen soll und ob am Ende jeder E-Mail eine Signatur hinzugefügt werden soll.
SMTP- vs. Gmail-API-Verbindung
Die Vorlage bietet zwei Verbindungsoptionen. Eine ist SMTP, geeignet für E-Mail-Server wie Hotmail, Outlook und Yahoo, die andere ist eine Gmail-API-Verbindung speziell für Google-Nutzer – entweder Gmail oder Google Worksuite. Wählen Sie den Verbindungstyp über das Dropdown-Menü aus. Für SMTP-Verbindungen müssen Sie die Server- und Portdaten Ihres E-Mail-Anbieters angeben.Diese Informationen finden Sie ganz einfach online – suchen Sie einfach nach "[Ihr] SMTP-Server und Port-Einstellungen" – zum Beispiel – "Yahoo SMTP-Server und Port-Einstellungen."
Bei der Nutzung von SMTP müssen Sie Ihre E-Mail-Zugangsdaten, wie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort, in die Vorlage eintragen. Seien Sie versichert, dass diese Angaben ausschließlich lokal auf Ihrem Computer gespeichert werden und nicht weitergegeben werden. Für zusätzliche Sicherheit können Sie diese Felder innerhalb der Vorlage sogar ausblenden. Beachten Sie jedoch: Sobald Ihre Zugangsdaten in der Tabelle hinterlegt sind, sollten Sie diese Datei nicht mit anderen teilen.
Wenn Sie sich hingegen für die Google API-Verbindung entscheiden, sind keine zusätzlichen SMTP-Daten erforderlich. Die Google API übernimmt die gesamte Verbindung und stellt diese automatisch her, sobald das Python-Skript ausgeführt wird. Sie müssen sich lediglich wie gewohnt in Ihr Gmail- oder Google-Worksuite-Konto einloggen. Die Zugangsdaten werden nicht gespeichert, sodass Sie sich bei jeder Nutzung des Skripts erneut anmelden müssen. Dies gewährleistet, dass Ihre Informationen privat und sicher bleiben.
Allgemeine Einstellungen
Weitere konfigurierbare Optionen umfassen das Hinzufügen eines Anhangs sowie einer Signatur zu Ihren ausgehenden E-Mails. Um Anhänge zu aktivieren, wählen Sie "Ja" im entsprechenden Dropdown-Menü. Beim Ausführen des Skripts werden Sie aufgefordert, die Datei auszuwählen, die Ihren E-Mails angehängt werden soll. Ebenso können Sie die Signatur aktivieren, indem Sie "Ja" wählen und Ihre Signatur nach Wunsch gestalten. Eine Formatierungsvorschau steht Ihnen seitlich zur Verfügung, damit Sie sehen können, wie Ihre Signatur in den E-Mails erscheinen wird.
Abschließend können Sie die Zeile auswählen, ab der Ihre E-Mails versendet werden sollen. Wenn Sie beispielsweise 100 E-Mail-Adressen in Ihrer Liste haben, aber nur die letzten 50 anschreiben möchten, können Sie den Startpunkt entsprechend anpassen. Diese Funktion ist besonders nützlich, falls beim Versand Probleme auftreten und Sie den Vorgang in der Mitte Ihrer Liste neu starten müssen, um doppelte Sendungen zu vermeiden.
E-Mail-Liste
E-Mail-Empfänger
Unsere Vorlage ermöglicht es Ihnen, personalisierte E-Mails an all Ihre Kontakte zu senden, indem individuelle Felder in die von Ihnen verfasste E-Mail eingefügt werden.Die Personalisierung von E-Mails ist entscheidend, da sie sicherstellt, dass Ihre Nachrichten im Posteingang Ihrer Empfänger landen. Darüber hinaus ermöglicht sie es Ihnen, individuelle URLs, Termine, Fakten und Zahlen gezielt an jeden einzelnen Kontakt zu übermitteln.
Anstatt für jeden Empfänger eine separate E-Mail zu erstellen, übernimmt unsere Vorlage das Zusammenführen der von Ihnen definierten benutzerdefinierten Felder direkt in den E-Mail-Text und den Betreff – indem [Column1] bis [Column10] ersetzt werden. Das Python-Skript ersetzt diese Variablen beim Versand automatisch durch die tatsächlichen Daten. So entfällt die Notwendigkeit, für jeden Empfänger eine eigene E-Mail zu gestalten. Sie müssen lediglich kreativ mit diesen Feldern umgehen.
E-Mail-Inhalt
Innerhalb dieser Vorlage können bis zu sechs verschiedene E-Mail-Inhalte erstellt werden. Fünf dieser Registerkarten sind Standard-E-Mails, während die sechste individuell in einem HTML-basierten Layout angepasst werden kann. Keine Sorge, Sie benötigen dafür keine HTML-Kenntnisse! Beginnen wir mit den Standard-E-Mail-Tabs. Das Layout dieser E-Mails ist nicht anpassbar. Sie können jedoch weiterhin den gewünschten E-Mail-Inhalt bearbeiten, den Sie versenden möchten.[double]
Für E-Mails, die ein besonders individuelles Erscheinungsbild benötigen, eignet sich der Tab 'HTML-E-Mail' ideal. In diesem Bereich können Nutzer Textstile anpassen, Links einfügen und Überschriften auswählen. Diese Anpassungen lassen sich bequem über die jeweiligen Dropdown-Menüs auswählen.
Nach Auswahl der gewünschten Optionen wird die E-Mail automatisch aktualisiert und erhält ein übersichtliches Layout. Beachten Sie außerdem, dass alle Einstellungen aus dem Tab 'Felder' übernommen werden. Falls Signaturen oder Anhänge aktiviert sind, werden diese in jede E-Mail integriert.
Python-Skript
Bevor Sie unser Python-Skript ausführen können, müssen Sie Python auf Ihrem Computer installieren. Python ist eine einfach zu erlernende Programmiersprache, die auf Windows-, Mac- und Linux-Systemen läuft. Ohne Python kann unser Skript nicht ausgeführt werden und Ihre E-Mails werden nicht versendet – selbst wenn die Vorlage korrekt eingerichtet ist.Es ist wichtig zu beachten, dass unsere Python-basierte Lösung lokal auf Ihrem Gerät ausgeführt wird. Das bedeutet, dass keine externen Server zur Speicherung oder Verarbeitung Ihrer Daten verwendet werden, wodurch Ihre Informationen privat und sicher bleiben. Zudem wird das Skript offen bereitgestellt, sodass jeder den Quellcode einsehen kann. Beim Überprüfen des Quellcodes unseres Python-Skripts können Sie nachvollziehen, dass Ihre Daten privat bleiben und ausschließlich mit Ihrem E-Mail-Anbieter geteilt werden.
Python-Installation
Um Python einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:
- Besuchen Sie die offizielle Python-Webseite: Python-Website
- Klicken Sie auf 'Downloads' und wählen Sie Version 3.11 oder neuer aus.
- Starten Sie das heruntergeladene Installationsprogramm, um den Installationsprozess zu beginnen.
Hinweis: Windows-Nutzer sollten während der Installation die Option "Add Python to PATH" aktivieren. Falls Sie diesen Schritt übersehen, deinstallieren Sie Python und installieren Sie es erneut, wobei Sie sicherstellen, dass die Pfad-Option ausgewählt ist. Dieser Schritt ist entscheidend, um das Skript zukünftig über die Windows-Eingabeaufforderung ausführen zu können.
Python-Bibliotheken
Python-Bibliotheken erweitern die Möglichkeiten eines Skripts und ermöglichen Funktionen wie die Integration der Gmail-API oder das Auslesen von Excel-Dateien. Alle erforderlichen Bibliotheken für dieses Tool sind in der bereitgestellten Datei "requirements.txt" aufgeführt, um den Download zu erleichtern. Ohne diese Bibliotheken funktioniert das Skript nicht. Die Einrichtung ist nur einmal erforderlich.
Entpacken Sie unsere Vorlage in einen gewünschten Ordner. Sowohl unter Windows als auch unter Mac wird unsere Vorlage in einen Ordner namens "email_sender" extrahiert. Im Folgenden erklären wir, wie Sie die notwendigen Bibliotheken installieren und den E-Mail-Versender unter Windows ausführen. Anschließend erläutern wir das Vorgehen für Macs.
Nachfolgend finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Installation dieser Python-Bibliotheken:
Windows
- Klicken Sie unter Windows mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie "Als Pfad kopieren", um ihn später einfügen zu können.
- Öffnen Sie die "Eingabeaufforderung" in Windows
- Geben Sie in der Eingabeaufforderung "cd" ein und fügen Sie den Pfad des Ordners ein, in dem sich die Dateien befinden.Hier ein Beispiel, wenn sich der Ordner auf Ihrem Desktop befindet: cd C:\Users\example_user\Desktop\email_sender
- Drücken Sie anschließend "Return", um den Ordner zu öffnen
- Geben Sie im Ordner folgenden Befehl ein: pip3 install -r requirements.txt
- Drücken Sie "Enter". Dadurch werden alle benötigten Dateien heruntergeladen, damit der E-Mail-Versender funktioniert.
- Nachdem Sie die Excel-Tabelle konfiguriert haben, können Sie mit dem Versand der E-Mails beginnen, indem Sie folgendes eingeben: python3 email_sender.py
- Das war's – drücken Sie "Enter" und der Versand Ihrer E-Mails startet.
Während die E-Mails versendet werden, können Sie alle Protokolle und Details im Command Prompt einsehen. Zukünftig müssen Sie die Bibliotheken nicht erneut installieren. Um erneut E-Mails zu versenden, wechseln Sie einfach wieder in Ihren Ordner über die "Eingabeaufforderung" und geben Sie den letzten "python3"-Befehl ein.
Für Macs
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner "email_sender" – das ist der Ordner, der erstellt wurde, als Sie unsere Vorlage extrahiert oder entpackt haben.
- Wählen Sie anschließend "Neues Terminal im Ordner öffnen" – dadurch wird ein neues Terminal-Fenster geöffnet, das automatisch im extrahierten Ordner startet.
- Geben Sie dann Folgendes ein: pip3 install -r requirements.txt
- Drücken Sie "Return". Dadurch werden alle notwendigen Bibliotheken für den E-Mail-Versender heruntergeladen und installiert.
- Sobald Sie Ihre Excel-Tabelle konfiguriert haben, geben Sie Folgendes ein: python3 email_sender.py
- Drücken Sie "Return". Damit beginnt der Versand Ihrer individuellen E-Mails.
Wie auch bei der Anleitung für Windows müssen Sie die Bibliotheken nicht jedes Mal neu installieren. Um mit dem Versand zu beginnen, wechseln Sie einfach wieder über das "Terminal" in Ihren Ordner und geben den letzten "python3"-Befehl ein.
Ablauf des Python-Skripts
Das Python-Skript arbeitet sehr direkt. Es prüft zunächst die Excel-Datei, um alle von Ihnen im Reiter "Fields" eingetragenen Konfigurationsdetails auszulesen. Wenn Sie beispielsweise Dateianhänge aktiviert haben, werden Sie aufgefordert, die Datei auszuwählen, die Sie allen E-Mails anhängen möchten.
Mit der SMTP-Verbindungsoption stellt das Skript eine Verbindung zu Ihrem angegebenen E-Mail-Anbieter her. Wenn Sie die Gmail-API-Option nutzen, öffnet das Skript eine Webseite, auf der Sie sich in Ihr Gmail- oder Google-Worksuite-Konto einloggen können.
Wir haben diese API-Funktion speziell für diese Aufgabe entwickelt. Damit sie funktioniert, stellen Sie bitte sicher, dass Sie Python die Berechtigung erteilen, Ihre Anmeldedaten zu verwenden. Wie von Python hervorgehoben, dient dieser Zugriff ausschließlich dem Versand von E-Mails. Ihre Zugangsdaten und alle weiteren Informationen werden weder an uns bei You Exec weitergegeben noch von Python gespeichert. Sobald Sie alle erforderlichen Berechtigungen erteilt haben, erhalten Sie eine Bestätigung, dass der Zugriff autorisiert wurde.
Sobald die Zugangsdaten bestätigt sind, startet das Skript den E-Mail-Versandprozess. Für jede versendete E-Mail gibt die Eingabeaufforderung oder das Terminal eine Bestätigungsmeldung mit dem E-Mail-Typ und dem Empfänger aus. Dies wiederholt sich, bis alle E-Mails versendet wurden. Am Ende erhalten Sie einen zusammenfassenden Bericht mit der Gesamtzahl der versendeten E-Mails und der dafür benötigten Zeit.Wenn beim Versenden der E-Mails ein Fehler auftritt, informiert Sie das Skript darüber und zeigt an, welche E-Mail zuletzt gesendet wurde. So können Sie beim nächsten Start des Versands genau dort weitermachen, wo Sie aufgehört haben. Dies erreichen Sie, indem Sie das Feld "E-Mails senden ab Zeile" in der Excel-Datei entsprechend anpassen.
Das Skript ist zudem mit Schutzmechanismen ausgestattet. Es erkennt Situationen, die einen reibungslosen Ablauf verhindern könnten, beispielsweise wenn keine Internetverbindung besteht, die Vorlage nicht korrekt ausgefüllt wurde oder sich die Struktur der Originaldateien geändert hat. Für Nutzer von Google Sheets funktioniert das Skript ähnlich: Laden Sie einfach die Excel-Version herunter, indem Sie "Datei > Herunterladen > Microsoft Excel" auswählen, und legen Sie diese Datei im selben Ordner wie die anderen Dokumente ab. Sie können diese Datei jederzeit durch die aktuellste Version ersetzen.
Fazit
Wir hoffen, dass dieses Tool Ihren E-Mail-Versandprozess optimiert. Teilen Sie uns gerne Ihre Erfahrungen mit oder stellen Sie uns Ihre Fragen.Wenn Sie diese Vorlage verwenden und Wünsche für zusätzliche Funktionen haben, teilen Sie uns Ihr Feedback gerne mit, damit wir diesen E-Mail-Versender kontinuierlich verbessern können. Vielen Dank für Ihr Interesse.
