Introduction
क्या आपको अपने ग्राहकों या क्लाइंट्स को हजारों व्यक्तिगत ईमेल भेजने की आवश्यकता है — लेकिन आप अपने संपर्क किसी थर्ड-पार्टी SaaS सेवा जैसे MailChimp या HubSpot के साथ साझा नहीं करना चाहते, या... शायद आप अधिक खर्च भी नहीं करना चाहते? हमने एक स्प्रेडशीट टेम्पलेट के साथ एक पायथन स्क्रिप्ट तैयार की है, जिससे आप अपने व्यक्तिगत कंप्यूटर से स्वचालित रूप से अनुकूलित ईमेल भेज सकते हैं। अन्य ऑनलाइन ईमेल सेवाओं के विपरीत, यह टूल पूरी तरह निःशुल्क है और सीधे आपके कंप्यूटर पर चलता है — जिससे आपकी ईमेल सूची, सामग्री, अटैचमेंट और क्रेडेंशियल्स पूरी तरह निजी और सुरक्षित रहते हैं। साथ ही, आप विभिन्न ईमेल शैलियों और विकल्पों में से चयन कर सकते हैं ताकि हर प्राप्तकर्ता के लिए संदेश को उपयुक्त बना सकें।
इस लेख में, आप सीखेंगे कि कैसे:
- अपने क्रेडेंशियल्स के साथ स्प्रेडशीट को ईमेल भेजने के लिए कॉन्फ़िगर करें;
- अपने कंप्यूटर पर पायथन इंस्टॉल और सेटअप करें;
- ईमेल स्वचालित रूप से भेजने के लिए स्क्रिप्ट चलाएं।
हमारे टेम्पलेट के साथ, आपको एक संपीड़ित फ़ाइल मिलती है जिसमें स्प्रेडशीट, पायथन स्क्रिप्ट और सहायक फाइलें शामिल हैं।एक बार जब आप हमारे टेम्पलेट को अनज़िप या एक्सट्रैक्ट कर लें, तो सुनिश्चित करें कि सभी फाइलें उसी एक्सट्रैक्टेड फोल्डर में रहें। ध्यान दें कि स्प्रेडशीट टेम्पलेट पायथन स्क्रिप्ट के सही ढंग से काम करने के लिए अत्यंत आवश्यक है। किसी भी कॉलम नाम, फील्ड या संरचना में कोई बदलाव न करें। केवल नीले रंग के फील्ड्स को ही संपादित करें।
स्प्रेडशीट टेम्पलेट
ईमेल सेटिंग्स
हमारे स्प्रेडशीट टेम्पलेट में एक टैब है जिसमें ईमेल भेजने के लिए आवश्यक सभी सामान्य सेटिंग्स और कॉन्फ़िगरेशन शामिल हैं। 'Fields' टैब के अंतर्गत, कनेक्शन प्रकार सेट करें, यह निर्धारित करें कि अटैचमेंट शामिल करना है या नहीं, वह ईमेल पंक्ति चुनें जिससे प्रेषक को शुरू करना है, और सभी ईमेल के अंत में हस्ताक्षर जोड़ने का विकल्प चुनें।
SMTP बनाम Gmail API कनेक्शन
टेम्पलेट में दो कनेक्शन विकल्प हैं। एक है SMTP, जो हॉटमेल, आउटलुक और याहू जैसे ईमेल सर्वरों के लिए उपयुक्त है, और दूसरा है Gmail API कनेक्शन, जो विशेष रूप से गूगल उपयोगकर्ताओं — चाहे वह Gmail हो या Google Worksuite — के लिए है। ड्रॉपडाउन मेनू के माध्यम से कनेक्शन प्रकार चुनें। SMTP कनेक्शन के लिए, आपको अपने ईमेल प्रदाता के सर्वर और पोर्ट विवरण प्रदान करने होंगे।यह जानकारी ऑनलाइन खोजकर प्राप्त की जा सकती है – बस ऑनलाइन खोजें "[your] SMTP सर्वर और पोर्ट सेटिंग्स" – उदाहरण के लिए – "Yahoo SMTP सर्वर और पोर्ट सेटिंग्स।"
SMTP का उपयोग करते समय, आपको टेम्पलेट में अपने ईमेल क्रेडेंशियल्स भी दर्ज करने होंगे, जैसे कि आपका ईमेल पता और पासवर्ड। निश्चिंत रहें, ये विवरण पूरी तरह आपके कंप्यूटर पर ही रहते हैं और किसी के साथ साझा नहीं होते। यदि आप अतिरिक्त गोपनीयता चाहते हैं, तो आप इन फ़ील्ड्स को टेम्पलेट में छुपा भी सकते हैं। ध्यान दें, एक बार जब स्प्रेडशीट में आपके क्रेडेंशियल्स दर्ज हो जाएं, तो इस स्प्रेडशीट को दूसरों के साथ साझा न करें।
दूसरी ओर, यदि आप Google API कनेक्शन का विकल्प चुनते हैं, तो किसी अतिरिक्त SMTP विवरण की आवश्यकता नहीं होती। Google API सब कुछ प्रबंधित करता है और जब पायथन स्क्रिप्ट चलती है, तो कनेक्शन स्वचालित रूप से स्थापित हो जाता है। केवल आवश्यकता यह है कि आप सामान्य रूप से अपने Gmail या Google Worksuite खाते में साइन इन करें। लॉगिन विवरण संग्रहीत या सहेजे नहीं जाते, इसलिए आपको हर बार स्क्रिप्ट का उपयोग करते समय लॉग इन करना होगा। यह सुनिश्चित करता है कि आपकी जानकारी पूरी तरह निजी और सुरक्षित रहे।
सामान्य सेटिंग्स
अन्य विन्यास योग्य विकल्पों में आपके भेजे जाने वाले ईमेल्स में अटैचमेंट और हस्ताक्षर जोड़ना शामिल है। अटैचमेंट सक्षम करने के लिए संबंधित ड्रॉपडाउन से "हाँ" चुनें। जब स्क्रिप्ट चलाई जाएगी, तो आपको वह एक फाइल चुनने के लिए कहा जाएगा जिसे आपके ईमेल्स के साथ अटैच किया जाएगा। इसी तरह, हस्ताक्षर सक्षम करने के लिए "हाँ" चुनें और अपनी पसंद के अनुसार हस्ताक्षर डिज़ाइन करें। एक फॉर्मेटिंग प्रीव्यू साइड में उपलब्ध है, जिससे आप देख सकते हैं कि आपका हस्ताक्षर ईमेल में कैसा दिखेगा।
अंत में, आप चुन सकते हैं कि आपकी ईमेल्स किस पंक्ति से भेजना शुरू हों। उदाहरण के लिए, यदि आपकी सूची में 100 ईमेल पते हैं, लेकिन आप केवल अंतिम 50 को भेजना चाहते हैं, तो प्रारंभिक बिंदु समायोजित करना संभव है। यह सुविधा विशेष रूप से तब उपयोगी है जब ईमेल भेजते समय कोई समस्या आ जाए और आपको अपनी सूची के बीच से पुनः आरंभ करना हो, जिससे डुप्लिकेट भेजने से बचा जा सके।
ईमेल सूची
ईमेल प्राप्तकर्ता
हमारा टेम्पलेट आपको अपने सभी संपर्कों को व्यक्तिगत ईमेल भेजने की सुविधा देता है, जिसमें आप अपने द्वारा लिखे गए ईमेल में कस्टम फ़ील्ड्स को मर्ज कर सकते हैं।ईमेल को व्यक्तिगत बनाना महत्वपूर्ण है क्योंकि इससे यह सुनिश्चित होता है कि आपके ईमेल आपके प्राप्तकर्ताओं के इनबॉक्स में पहुँचें। इसके अलावा, यह आपको प्रत्येक संपर्क के लिए अलग-अलग कस्टम URL, तिथियाँ, तथ्य और आँकड़े भेजने की सुविधा देता है।
हर प्राप्तकर्ता के लिए अलग-अलग ईमेल बनाने के बजाय, हमारा टेम्पलेट आपके द्वारा परिभाषित कस्टम फील्ड्स को आपके ईमेल बॉडी और विषय में मर्ज कर देगा – [Column1] से [Column10] तक को बदलते हुए। पायथन स्क्रिप्ट इन वेरिएबल्स को ईमेल भेजते समय वास्तविक डेटा से स्वतः बदल देगी। इससे आपको हर किसी के लिए अलग-अलग ईमेल डिज़ाइन करने की आवश्यकता नहीं रहेगी। आपको बस इन फील्ड्स के साथ रचनात्मक होना है।
ईमेल सामग्री
इस टेम्पलेट में, आप छह तक ईमेल सामग्री विकल्प बना सकते हैं। इनमें से पाँच टैब्स मानक ईमेल हैं, जबकि छठा टैब HTML-आधारित लेआउट में कस्टमाइज़ किया जा सकता है। लेकिन चिंता न करें, आपको कोई HTML ज्ञान की आवश्यकता नहीं है! चलिए मानक ईमेल टैब्स से शुरू करते हैं। इन ईमेल्स का लेआउट कस्टमाइज़ नहीं किया जा सकता। हालांकि, आप अभी भी वह ईमेल सामग्री संपादित कर सकते हैं जो आप भेजना चाहते हैं।[double]
उन ईमेल्स के लिए जिन्हें अधिक व्यक्तिगत रूप देने की आवश्यकता है, 'HTML ईमेल' टैब आदर्श है। इस टैब पर, उपयोगकर्ता टेक्स्ट स्टाइल्स समायोजित कर सकते हैं, लिंक जोड़ सकते हैं, और शीर्षक प्रकार चुन सकते हैं। ये कस्टमाइज़ेशन प्रत्येक के बगल में ड्रॉप-डाउन मेनू से चुने जा सकते हैं।
प्रत्येक चयन के बाद, ईमेल स्वचालित रूप से अपडेट हो जाएगा, जिससे एक सुव्यवस्थित रूप मिलेगा। और याद रखें, 'फ़ील्ड्स' टैब में लागू की गई कोई भी सेटिंग्स यहाँ भी लागू होंगी। इसलिए यदि हस्ताक्षर या अटैचमेंट्स सक्षम हैं, तो वे हर ईमेल में शामिल किए जाएंगे।
पायथन स्क्रिप्ट
हमारी पायथन स्क्रिप्ट चलाने से पहले, आपको अपने कंप्यूटर पर पायथन इंस्टॉल करना होगा। पायथन एक सरल प्रोग्रामिंग भाषा है जो विंडोज, मैक और लिनक्स कंप्यूटरों पर चलती है। पायथन के बिना, हमारी स्क्रिप्ट नहीं चलेगी और आपके ईमेल नहीं भेजे जा सकेंगे – भले ही टेम्पलेट सही तरीके से सेटअप हो।यह उल्लेखनीय है कि हमारा पायथन-आधारित समाधान आपके डिवाइस पर स्थानीय रूप से चलता है। इसका अर्थ है कि यह आपके डेटा को संग्रहित या प्रोसेस करने के लिए बाहरी सर्वरों पर निर्भर नहीं करता, जिससे आपकी जानकारी पूरी तरह निजी और सुरक्षित रहती है। साथ ही, स्क्रिप्ट को पारदर्शिता के साथ साझा किया गया है, जिससे कोई भी इसके कोड का निरीक्षण कर सकता है। जब आप हमारे पायथन स्क्रिप्ट के सोर्स कोड की समीक्षा करेंगे, तो आप देख पाएंगे कि आपका डेटा निजी रहता है और केवल आपके ईमेल प्रदाता के साथ साझा किया जाता है।
Python स्थापना
Python सेटअप करने के लिए निम्नलिखित चरणों का पालन करें:
- Python की आधिकारिक साइट पर जाएं: Python वेबसाइट
- 'Downloads' पर क्लिक करें और संस्करण 3.11 या नया चुनें।
- डाउनलोड किए गए इंस्टॉलर को लॉन्च करें और स्थापना प्रक्रिया प्रारंभ करें।
नोट: Windows उपयोगकर्ताओं को स्थापना के दौरान "Add Python to PATH" विकल्प अवश्य चुनना चाहिए। यदि आप यह चरण छोड़ देते हैं, तो Python को अनइंस्टॉल करें और पुनः इंस्टॉल करें, यह सुनिश्चित करते हुए कि पाथ-विकल्प चुना गया है। यह चरण भविष्य में Windows "Command Prompt" के माध्यम से स्क्रिप्ट चलाने के लिए आवश्यक है।
Python libraries
पायथन लाइब्रेरीज़ किसी स्क्रिप्ट की क्षमताओं को बढ़ाती हैं, जैसे कि Gmail API एकीकरण या एक्सेल फाइल पढ़ना। इस टूल के लिए आवश्यक सभी लाइब्रेरीज़ "requirements.txt" फाइल में विस्तार से दी गई हैं, जिससे डाउनलोड करना आसान हो जाता है। इनके बिना, स्क्रिप्ट काम नहीं करेगी। आपको यह सेटअप केवल एक बार करना है।
हमारे टेम्पलेट को अपनी पसंदीदा फोल्डर में एक्सट्रैक्ट या अनज़िप करें, विंडोज़ और मैक दोनों में हमारा टेम्पलेट "email_sender" नामक फोल्डर में एक्सट्रैक्ट होगा। अब हम बताएंगे कि आवश्यक लाइब्रेरीज़ कैसे इंस्टॉल करें और विंडोज़ पर ईमेल प्रेषक कैसे चलाएं, और बाद में हम यही प्रक्रिया मैक के लिए समझाएंगे।
नीचे इन पायथन लाइब्रेरीज़ को इंस्टॉल करने के लिए चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका दी गई है:
Windows
- विंडोज़ में, फोल्डर पर राइट-क्लिक करें और "Copy as path" चुनें ताकि आप इसे बाद में पेस्ट कर सकें।
- विंडोज़ में "Command Prompt" खोलें
- Command Prompt के अंदर, "cd" टाइप करें और उस फोल्डर का पाथ पेस्ट करें जहाँ फाइल्स रखी गई हैं।यहाँ एक उदाहरण है यदि फोल्डर आपके डेस्कटॉप पर है: cd C:\Users\example_user\Desktop\email_sender
- फिर "Return" दबाएँ ताकि आप उस फोल्डर में प्रवेश कर सकें
- फोल्डर के अंदर से टाइप करें: pip3 install -r requirements.txt
- और "Enter" दबाएँ। इससे सभी आवश्यक फाइलें डाउनलोड हो जाएँगी ताकि ईमेल प्रेषक सही से काम कर सके।
- अंत में, जब आपने एक्सेल शीट को कॉन्फ़िगर कर लिया है, तो आप ईमेल भेजना शुरू कर सकते हैं: python3 email_sender.py
- बस इतना ही – "Enter" दबाएँ और आपके ईमेल भेजने शुरू हो जाएँगे।
जैसे ही ईमेल भेजे जा रहे हैं, आप कमांड प्रॉम्प्ट में सभी लॉग्स और विवरण देख पाएँगे। आगे से आपको लाइब्रेरीज़ को बार-बार इंस्टॉल करने की आवश्यकता नहीं है। दोबारा ईमेल भेजने के लिए, अपने फोल्डर में "Command Prompt" के माध्यम से जाएँ और अंतिम "python3" कमांड टाइप करें।
मैक के लिए
- "email_sender" नामक फोल्डर पर राइट-क्लिक करें – यह वही फोल्डर है जो आपने हमारे टेम्पलेट को एक्सट्रैक्ट या अनज़िप करने पर बनाया था।
- फिर "New Terminal at Folder" चुनें – इससे एक नया टर्मिनल कमांड प्रॉम्प्ट खुलेगा, जो स्वचालित रूप से एक्सट्रैक्टेड फोल्डर में होगा।
- अंत में, टाइप करें: pip3 install -r requirements.txt
- और "Return" दबाएँ, इससे ईमेल प्रेषक के लिए सभी आवश्यक लाइब्रेरी डाउनलोड और इंस्टॉल हो जाएँगी।
- अंततः, जब आपने अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट कॉन्फ़िगर कर ली हो, तो टाइप करें: python3 email_sender.py
- और "Return" दबाएँ, इससे आपके कस्टम ईमेल भेजना शुरू हो जाएगा।
और एक बार फिर, विंडोज़ निर्देशों की तरह, आपको लाइब्रेरीज़ को बार-बार पुनः इंस्टॉल करने की आवश्यकता नहीं है। ईमेल भेजना शुरू करने के लिए, आपको केवल अपने फोल्डर में "Terminal" के माध्यम से वापस जाना है और अंतिम "python3" कमांड टाइप करना है।
पायथन स्क्रिप्ट वर्कफ़्लो
पायथन स्क्रिप्ट सीधे तरीके से काम करती है। यह सबसे पहले एक्सेल फ़ाइल की जाँच करती है ताकि वह सभी कॉन्फ़िगरेशन विवरण प्राप्त कर सके जो आपने फील्ड्स टैब में दर्ज किए हैं। यदि आपने फ़ाइल अटैचमेंट सक्षम किया है, उदाहरण के लिए, तो यह आपको संकेत देगा कि आप कौन सी फ़ाइल अपने सभी ईमेल्स के साथ अटैच करना चाहते हैं।
SMTP कनेक्शन विकल्प का उपयोग करते हुए, स्क्रिप्ट आपके निर्दिष्ट ईमेल प्रदाता के साथ एक कनेक्शन बनाएगी। यदि आप Gmail API विकल्प का उपयोग कर रहे हैं, तो स्क्रिप्ट आपके लिए एक वेब पेज खोलेगी जिसमें आप अपने Gmail या Google Worksuite खाते में लॉग इन कर सकते हैं।
हमने इस कार्य के लिए विशेष रूप से यह API फीचर डिज़ाइन किया है। कार्य करने के लिए, सुनिश्चित करें कि आप पायथन को अपने लॉगिन डेटा का उपयोग करने की अनुमति दें। जैसा कि पायथन स्पष्ट करता है, इस एक्सेस का एकमात्र उद्देश्य ईमेल भेजना है। आपकी लॉगिन जानकारी या कोई अन्य विवरण न तो You Exec के साथ साझा किया जाएगा और न ही पायथन द्वारा संग्रहीत किया जाएगा। एक बार जब आप सभी आवश्यक अनुमतियाँ प्रदान कर देंगे, तो आपको एक पुष्टिकरण संदेश मिलेगा जो इंगित करता है कि एक्सेस अधिकृत हो गया है।
एक बार क्रेडेंशियल्स की पुष्टि हो जाने के बाद, स्क्रिप्ट ईमेल भेजने की प्रक्रिया शुरू कर देती है। प्रत्येक भेजे गए ईमेल के लिए, कमांड प्रॉम्प्ट या टर्मिनल में एक पुष्टिकरण संदेश प्रिंट होगा जिसमें ईमेल का प्रकार और उसका प्राप्तकर्ता दिखाया जाएगा। यह प्रक्रिया तब तक चलती है जब तक सभी ईमेल भेज नहीं दिए जाते। अंत में, एक सारांश रिपोर्ट कुल भेजे गए ईमेल की संख्या और इसमें लगे समय को दर्शाती है।यदि ईमेल भेजते समय कोई त्रुटि आती है, तो स्क्रिप्ट आपको सूचित करेगी और यह बताएगी कि अंतिम ईमेल कौन सा भेजा गया था। इससे आप अगली बार ईमेल भेजना शुरू करते समय वहीं से फिर से शुरू कर सकते हैं जहाँ आप रुके थे। यह आप एक्सेल फाइल में "Start sending emails from row" फ़ील्ड को बदलकर कर सकते हैं।
स्क्रिप्ट को सुरक्षा के साथ डिज़ाइन किया गया है। यह उन परिस्थितियों को पहचान सकती है जो स्क्रिप्ट के सुचारू रूप से चलने में बाधा डाल सकती हैं, जैसे कि जब आप इंटरनेट से कनेक्ट नहीं हैं, जब टेम्पलेट सही ढंग से नहीं भरा गया है, या यदि मूल फाइलों की संरचना में कोई बदलाव हुआ है। अंत में, जो लोग Google Sheets का उपयोग करते हैं, उनके लिए भी स्क्रिप्ट इसी तरह काम करती है। बस "File > Download > Microsoft Excel" चुनकर एक्सेल संस्करण डाउनलोड करें और उस फाइल को अन्य दस्तावेज़ों के साथ उसी फोल्डर में रखें। आवश्यकता अनुसार आप इसे नवीनतम संस्करण से हमेशा अधिलेखित कर सकते हैं।
निष्कर्ष
हमें उम्मीद है कि यह टूल आपके ईमेल भेजने की प्रक्रिया को बेहतर बनाने में मदद करेगा। हम आपके अनुभव जानना चाहेंगे या यदि आपके कोई प्रश्न हों तो कृपया साझा करें।इस टेम्पलेट का उपयोग करते समय, यदि आपके पास कोई फीचर अनुरोध हो तो कृपया हमें अपनी प्रतिक्रिया साझा करें ताकि हम इस ईमेल प्रेषक को लगातार बेहतर बना सकें। [br] देखने के लिए आपका बहुत धन्यवाद।
