E-postavsändare (med Excel)

Introduktion

Behöver du skicka tusentals personliga e-postmeddelanden till dina kunder eller klienter – men vill inte dela dina kontakter med en tredjeparts SaaS-tjänst som MailChimp eller HubSpot, eller… kanske vill du undvika höga kostnader? Vi har tagit fram en kalkylbladsmall tillsammans med ett Python-skript som automatiskt skickar anpassade e-postmeddelanden direkt från din egen dator. Till skillnad från andra e-posttjänster online är detta verktyg helt gratis och körs lokalt på din dator – vilket säkerställer att din e-postlista, innehåll, bilagor och inloggningsuppgifter förblir privata och säkra. Dessutom kan du välja mellan olika e-poststilar och alternativ för att anpassa ditt meddelande till varje mottagare.

I denna artikel får du lära dig hur du:

• Konfigurerar kalkylbladet med dina inloggningsuppgifter för att skicka e-post;
• Installerar och sätter upp Python på din dator;
• Kör skriptet för att automatiskt skicka e-postmeddelanden.

Med vår mall får du en komprimerad fil som innehåller kalkylbladet, Python-skriptet och hjälpfiler.När du har packat upp eller extraherat vår mall, se till att behålla alla filer i den extraherade mappen. Kom ihåg att kalkylbladsmallen är avgörande för att Python-skriptet ska fungera korrekt. Ändra inte några kolumnnamn, fält eller strukturen i allmänhet. Redigera endast de fält som är markerade i blått.

Kalkylbladsmall

E-postinställningar

Vår kalkylbladsmall innehåller en flik med alla generella inställningar och konfigurationer du behöver för att skicka e-post. Under fliken 'Fields' anger du anslutningstyp, om en bilaga ska bifogas, från vilken rad e-postutskicket ska börja samt möjligheten att lägga till en signatur i slutet av alla dina e-postmeddelanden.

SMTP vs. Gmail API-anslutning

Mallen erbjuder två anslutningsalternativ. Det ena är SMTP, vilket passar e-postservrar som Hotmail, Outlook och Yahoo, och det andra är en Gmail API-anslutning specifikt för Google-användare – antingen Gmail eller Google Worksuite. Välj anslutningstyp via rullgardinsmenyn. För SMTP-anslutningar behöver du ange din e-postleverantörs server- och portuppgifter.Denna information kan hittas genom att söka online – sök helt enkelt online efter "[your] SMTP-server och portinställningar" – till exempel – "Yahoo SMTP-server och portinställningar."

När du använder SMTP behöver du även ange dina e-postuppgifter i mallen, såsom din e-postadress och ditt lösenord. Du kan vara trygg med att dessa uppgifter stannar helt lokalt på din dator och inte delas med någon annan. Om du önskar extra integritet kan du till och med dölja dessa fält i mallen. Observera dock att när kalkylbladet innehåller dina inloggningsuppgifter bör du inte dela det med andra.

Om du istället väljer Google API-anslutningen krävs inga extra SMTP-uppgifter. Google API hanterar allt och upprättar anslutningen automatiskt när Python-skriptet körs. Det enda kravet är att du loggar in på ditt Gmail- eller Google Worksuite-konto som vanligt. Inloggningsuppgifter lagras eller sparas inte, så du behöver logga in varje gång du använder skriptet. Detta säkerställer att din information förblir privat och säker.

Allmänna inställningar

Andra konfigurerbara alternativ inkluderar möjligheten att lägga till en bilaga och en signatur till dina utgående e-postmeddelanden. För att aktivera bilagor, välj "Ja" i motsvarande rullgardinsmeny. När skriptet körs kommer du att bli ombedd att välja den fil som ska bifogas dina e-postmeddelanden. På samma sätt, för att aktivera signaturen, välj "Ja" och utforma din signatur enligt önskemål. En förhandsvisning av formateringen finns tillgänglig vid sidan om för att ge dig en uppfattning om hur din signatur kommer att se ut i e-postmeddelandena.

Slutligen kan du välja från vilken rad dina e-postmeddelanden ska börja skickas. Om du till exempel har 100 e-postadresser i din lista men endast vill skicka till de sista 50, kan du justera startpunkten. Denna funktion är särskilt användbar om du stöter på problem under utskicket och behöver starta om från mitten av listan för att undvika att skicka dubbletter.

E-postlista

E-postmottagare

Vår mall gör det möjligt för dig att skicka personliga e-postmeddelanden till alla dina kontakter genom att slå samman anpassade fält i det e-postmeddelande du skriver.Att personanpassa e-postmeddelanden är viktigt eftersom det säkerställer att dina meddelanden hamnar i mottagarens inkorg. Dessutom ger det dig möjlighet att skicka unika länkar, datum, fakta och siffror till varje kontakt individuellt.

Istället för att skapa separata e-postmeddelanden för varje mottagare, kommer vår mall att sammanfoga de anpassade fälten du har definierat för kontakten i både ämnesrad och meddelandetext – genom att ersätta [Column1] till [Column10]. Python-skriptet byter automatiskt ut dessa variabler mot den faktiska informationen när e-postmeddelandena skickas. Detta eliminerar behovet av att utforma individuella e-postmeddelanden till varje person. Allt du behöver göra är att vara kreativ med dessa fält.

E-postinnehåll

I denna mall kan du skapa upp till sex olika e-postinnehåll. Fem av dessa flikar är standardmeddelanden, medan den sjätte kan anpassas med en HTML-baserad layout. Men oroa dig inte – du behöver ingen kunskap om HTML! Vi börjar med de standardiserade e-postflikarna. Layouten för dessa meddelanden är inte anpassningsbar, men du kan fortfarande redigera det innehåll du vill skicka.[double]

För e-postmeddelanden som kräver en mer personlig utformning är fliken 'HTML-e-post' idealisk. På denna flik kan användare justera textstilar, lägga till länkar och välja rubriktyper. Dessa anpassningar kan väljas via rullgardinsmenyerna bredvid varje alternativ.

När varje alternativ har valts uppdateras e-postmeddelandet automatiskt och får ett välorganiserat utseende. Kom också ihåg att alla inställningar som tillämpas i fliken 'Fält' följer med. Om signaturer eller bilagor är aktiverade inkluderas de i varje e-postmeddelande.

Python-skript

Innan du kan köra vårt Python-skript måste du installera Python på din dator. Python är ett enkelt programmeringsspråk som fungerar på Windows-, Mac- och Linux-datorer. Utan Python kommer vårt skript inte att köras och dina e-postmeddelanden kommer inte att skickas – även om du har ställt in mallen korrekt.Det är värt att notera att vår Python-baserade lösning körs lokalt på din enhet. Detta innebär att den inte är beroende av externa servrar för att lagra eller behandla din data, vilket säkerställer att din information förblir privat och skyddad. Dessutom delas skriptet öppet, vilket gör det möjligt för vem som helst att granska dess kod. När du granskar källkoden till vårt Python-skript kan du själv se att din data förblir privat och endast delas med din e-postleverantör.

Python-installation

Följ dessa steg för att installera Python:

1. Besök Pythons officiella webbplats: Python-webbplatsen
2. Klicka på 'Downloads' och välj version 3.11 eller nyare.
3. Starta den nedladdade installationsfilen för att påbörja installationen.

Observera: Windows-användare bör markera alternativet "Add Python to PATH" under installationen. Om du missar detta steg, avinstallera Python och installera om det och se till att detta alternativ är valt. Detta steg är avgörande för att kunna köra skriptet via Windows "Kommandotolken" i framtiden.

Python-bibliotek

Python-bibliotek utökar ett skripts funktionalitet och möjliggör exempelvis integration med Gmail API eller läsning av Excel-filer. Alla nödvändiga bibliotek för detta verktyg finns specificerade i den medföljande filen "requirements.txt" för att underlätta nedladdningen. Utan dessa bibliotek kommer skriptet inte att fungera. Du behöver bara göra denna installation en gång.

Packa upp eller extrahera vår mall till en valfri mapp. På både Windows och Mac kommer vår mall att extraheras till en mapp som heter "email_sender". Nu kommer vi att förklara hur du installerar de nödvändiga biblioteken och kör e-postavsändaren på Windows, och därefter beskriver vi samma process för Mac.

Nedan följer en steg-för-steg-guide för att installera dessa Python-bibliotek:

Windows

1. I Windows, högerklicka på mappen och välj "Kopiera som sökväg" så att du kan klistra in den senare.
2. Öppna "Kommandotolken" i Windows
3. I Kommandotolken, skriv "cd" och klistra in sökvägen till mappen där filerna finns placerade.Här är ett exempel om mappen ligger på ditt skrivbord: cd C:\Users\example_user\Desktop\email_sender
4. Tryck sedan på "Retur" för att gå in i mappen
5. Inifrån mappen skriver du: pip3 install -r requirements.txt
6. Tryck på "Enter". Det kommer att ladda ner alla nödvändiga filer för att säkerställa att e-postavsändaren fungerar.
7. När du har konfigurerat Excel-arket kan du börja skicka e-post genom att skriva: python3 email_sender.py
8. Och det var allt – tryck på "Enter" så bör dina e-postmeddelanden börja skickas.

När e-postmeddelandena skickas kommer du att kunna se alla loggar och detaljer i Kommandotolken. Framöver behöver du inte installera om biblioteken varje gång. För att börja skicka e-post igen, gå tillbaka till din mapp via "Kommandotolken" och skriv det sista "python3"-kommandot.

För Mac

1. Högerklicka på mappen som heter "email_sender" – detta är mappen som skapades när du extraherade eller packade upp vår mall.
2. Välj sedan "New Terminal at Folder" – detta öppnar ett nytt Terminal-kommandofönster som automatiskt är placerat i den extraherade mappen.
3. Skriv därefter: pip3 install -r requirements.txt
4. Och tryck på "Return", detta kommer att ladda ner och installera alla nödvändiga bibliotek för e-postavsändaren
5. Slutligen, när du har konfigurerat ditt Excel-kalkylblad, skriv: python3 email_sender.py
6. Och tryck på "Return", detta kommer att starta utskicket av dina anpassade e-postmeddelanden.

Precis som i instruktionerna för Windows behöver du inte installera biblioteken om och om igen. För att börja skicka e-postmeddelanden behöver du bara gå tillbaka till din mapp via "Terminal" och skriva det sista "python3"-kommandot.

Arbetsflöde för Python-skriptet

Python-skriptet arbetar på ett direkt sätt. Det kontrollerar först Excel-filen för att hämta alla konfigurationsdetaljer som du har angett i fliken Fields. Om du till exempel har aktiverat filbilagor, kommer det att be dig välja vilken fil du vill bifoga till alla dina e-postmeddelanden.

Med SMTP-anslutningsalternativet skapar skriptet en anslutning till din angivna e-postleverantör. Om du använder Gmail API-alternativet öppnar skriptet en webbsida där du kan logga in på ditt Gmail- eller Google Worksuite-konto.

Vi har utformat denna API-funktion specifikt för detta ändamål. För att det ska fungera, se till att du ger Python tillåtelse att använda dina inloggningsuppgifter. Som Python påpekar är det enda syftet med denna åtkomst att skicka e-postmeddelanden. Dina inloggningsuppgifter och övriga uppgifter kommer inte att delas med oss på You Exec eller lagras av Python. När du har gett alla nödvändiga tillstånd får du ett bekräftelsemeddelande som visar att åtkomsten har godkänts.

När inloggningsuppgifterna har bekräftats påbörjar skriptet processen för att skicka e-post. För varje skickat e-postmeddelande kommer Kommandotolken eller Terminalen att skriva ut ett bekräftelsemeddelande som visar e-posttypen och mottagaren. Detta fortsätter tills alla e-postmeddelanden har skickats. Slutligen får du en sammanfattande rapport med det totala antalet skickade e-postmeddelanden och den tid det tog.Om ett fel uppstår när du skickar e-postmeddelanden kommer skriptet att meddela dig och visa vilket det sista skickade meddelandet var. Detta gör det möjligt för dig att återuppta processen från där du slutade nästa gång du startar utskicket. Detta kan göras genom att ändra fältet "Starta utskick från rad" i Excel-filen.

Skriptet är även utformat med skyddsmekanismer. Det kan identifiera situationer som kan förhindra att skriptet körs smidigt, till exempel om du inte är ansluten till internet, om mallen inte har fyllts i korrekt eller om det har skett en förändring i strukturen på originalfilerna. För dig som använder Google Sheets fungerar skriptet på liknande sätt. Ladda bara ner Excel-versionen genom att välja "Arkiv > Ladda ner > Microsoft Excel" och placera filen i samma mapp som de andra dokumenten. Du kan alltid skriva över denna med den senaste versionen vid behov.

Slutsats

Vi hoppas att detta verktyg hjälper dig att effektivisera din e-posthantering. Vi tar gärna emot dina erfarenheter eller frågor.När du använder denna mall, vänligen dela gärna med dig av eventuella önskemål om nya funktioner så att vi kan fortsätta förbättra denna e-postavsändare. Stort tack för att du tittade.