ارسال‌کننده ایمیل (با اکسل)

مقدمه

آیا نیاز دارید هزاران ایمیل شخصی‌سازی‌شده به مشتریان یا مخاطبان خود ارسال کنید، اما تمایلی به اشتراک‌گذاری مخاطبان خود با سرویس‌های شخص ثالث مانند MailChimp یا HubSpot ندارید؟ یا شاید نمی‌خواهید هزینه زیادی پرداخت کنید؟ ما یک قالب صفحه گسترده به همراه اسکریپت پایتون تهیه کرده‌ایم تا بتوانید ایمیل‌های سفارشی را به صورت خودکار و مستقیم از رایانه شخصی خود ارسال نمایید. برخلاف سایر سرویس‌های ایمیل آنلاین، این ابزار کاملاً رایگان است و مستقیماً روی رایانه شما اجرا می‌شود؛ بنابراین فهرست ایمیل‌ها، محتوای پیام، پیوست‌ها و اطلاعات ورود شما کاملاً خصوصی و ایمن باقی می‌ماند. همچنین می‌توانید از میان سبک‌ها و گزینه‌های مختلف ایمیل، متناسب با پیام خود برای هر گیرنده انتخاب کنید.

در این مقاله، با موارد زیر آشنا خواهید شد:

• پیکربندی صفحه گسترده با اطلاعات ورود خود برای ارسال ایمیل؛
• نصب و راه‌اندازی پایتون روی رایانه شخصی؛
• اجرای اسکریپت برای ارسال خودکار ایمیل‌ها.

با استفاده از قالب ما، یک فایل فشرده شامل صفحه گسترده، اسکریپت پایتون و فایل‌های کمکی دریافت خواهید کرد.پس از اینکه قالب ما را از حالت فشرده خارج کردید، حتماً تمام فایل‌ها را در همان پوشه استخراج‌شده نگه دارید. توجه داشته باشید که قالب صفحه‌گسترده برای عملکرد صحیح اسکریپت پایتون ضروری است. از تغییر نام ستون‌ها، فیلدها یا ساختار کلی خودداری کنید. فقط فیلدهای آبی‌رنگ را ویرایش نمایید.

قالب صفحه‌گسترده

تنظیمات ایمیل

قالب صفحه‌گسترده ما دارای یک برگه است که شامل تمامی تنظیمات و پیکربندی‌های عمومی مورد نیاز برای ارسال ایمیل می‌باشد. در برگه 'Fields'، نوع اتصال، نیاز به پیوست، ردیف شروع ارسال ایمیل توسط فرستنده و گزینه افزودن امضا به انتهای تمامی ایمیل‌ها را تعیین کنید.

اتصال SMTP در مقابل Gmail API

قالب ما دو گزینه اتصال ارائه می‌دهد. یکی اتصال SMTP است که برای سرورهای ایمیل مانند هات‌میل، اوت‌لوک و یاهو مناسب است و دیگری اتصال Gmail API که مخصوص کاربران گوگل (جیمیل یا Google Worksuite) می‌باشد. نوع اتصال را از طریق منوی کشویی انتخاب کنید. برای اتصال SMTP، باید اطلاعات سرور و پورت ارائه‌دهنده ایمیل خود را وارد نمایید.این اطلاعات را می‌توانید با جستجو در اینترنت پیدا کنید – کافی است عبارت "[نام ارائه‌دهنده ایمیل شما] تنظیمات سرور SMTP و پورت" را جستجو کنید – برای مثال – "تنظیمات سرور SMTP و پورت یاهو".

هنگام استفاده از SMTP، لازم است اطلاعات ورود ایمیل خود مانند آدرس ایمیل و رمز عبور را در قالب وارد کنید. اطمینان داشته باشید که این اطلاعات کاملاً به صورت محلی روی رایانه شما باقی می‌ماند و با هیچ‌کس به اشتراک گذاشته نمی‌شود. برای حفظ حریم خصوصی بیشتر، حتی می‌توانید این فیلدها را در قالب مخفی کنید. با این حال، پس از وارد کردن اطلاعات ورود در صفحه‌گسترده، از به اشتراک‌گذاری آن با دیگران خودداری نمایید.

از سوی دیگر، اگر اتصال از طریق Google API را انتخاب کنید، نیازی به وارد کردن جزئیات SMTP نخواهید داشت. Google API همه چیز را مدیریت می‌کند و هنگام اجرای اسکریپت پایتون، اتصال را به طور خودکار برقرار می‌سازد. تنها کافی است طبق روال معمول وارد حساب Gmail یا Google Worksuite خود شوید. اطلاعات ورود ذخیره یا نگهداری نمی‌شود، بنابراین هر بار که از اسکریپت استفاده می‌کنید باید وارد شوید. این موضوع تضمین می‌کند که اطلاعات شما خصوصی و ایمن باقی می‌ماند.

تنظیمات عمومی

گزینه‌های قابل تنظیم دیگر شامل افزودن پیوست و امضا به ایمیل‌های ارسالی شما می‌باشد. برای فعال‌سازی پیوست، گزینه «بله» را از منوی کشویی مربوطه انتخاب کنید. هنگام اجرای اسکریپت، از شما خواسته می‌شود یک فایل را انتخاب کنید تا به ایمیل‌هایتان پیوست شود. همچنین، برای فعال‌سازی امضا، گزینه «بله» را انتخاب کرده و امضای خود را به دلخواه طراحی نمایید. پیش‌نمایش قالب‌بندی در کنار صفحه موجود است تا نمایی از ظاهر امضای شما در ایمیل‌ها ارائه دهد.

در نهایت، می‌توانید ردیفی را که می‌خواهید ارسال ایمیل‌ها از آن آغاز شود، انتخاب کنید. به عنوان مثال، اگر ۱۰۰ آدرس ایمیل در فهرست خود دارید اما فقط قصد ارسال به ۵۰ مورد آخر را دارید، می‌توانید نقطه شروع را تنظیم نمایید. این قابلیت به ویژه زمانی مفید است که در حین ارسال ایمیل‌ها با مشکلی مواجه شوید و نیاز داشته باشید ارسال را از میانه فهرست ادامه دهید تا از ارسال تکراری جلوگیری شود.

فهرست ایمیل

گیرندگان ایمیل

قالب ما این امکان را فراهم می‌کند تا با ادغام فیلدهای سفارشی در متن ایمیل، پیام‌های شخصی‌سازی‌شده برای تمامی مخاطبان خود ارسال نمایید.شخصی‌سازی ایمیل‌ها اهمیت زیادی دارد زیرا باعث می‌شود ایمیل‌های شما مستقیماً به صندوق ورودی مخاطبان برسد. همچنین این امکان را فراهم می‌کند که لینک‌ها، تاریخ‌ها، اطلاعات و آمارهای اختصاصی را به صورت جداگانه برای هر یک از مخاطبان خود ارسال نمایید.

به جای ایجاد ایمیل جداگانه برای هر مخاطب، قالب ما فیلدهای سفارشی تعریف‌شده برای هر مخاطب را در متن و موضوع ایمیل شما ادغام می‌کند – با جایگزینی [Column1] تا [Column10]. اسکریپت پایتون این متغیرها را به طور خودکار با داده‌های واقعی هنگام ارسال ایمیل‌ها جایگزین می‌کند. این کار نیاز به طراحی ایمیل‌های مجزا برای هر فرد را از بین می‌برد. تنها کافی است در استفاده از این فیلدها خلاقیت به خرج دهید.

محتوای ایمیل

در این قالب، می‌توانید تا شش گزینه مختلف برای محتوای ایمیل ایجاد کنید. پنج تب از این گزینه‌ها ایمیل‌های استاندارد هستند و ششمین گزینه را می‌توانید با یک طرح مبتنی بر HTML سفارشی‌سازی کنید. نگران نباشید، نیازی به دانش HTML ندارید! بیایید با تب‌های ایمیل استاندارد شروع کنیم. چیدمان این ایمیل‌ها قابل تغییر نیست، اما همچنان می‌توانید محتوای ایمیلی را که می‌خواهید ارسال کنید، ویرایش نمایید.[double]

برای ایمیل‌هایی که نیاز به ظاهری شخصی‌تر دارند، تب 'ایمیل HTML' گزینه‌ای ایده‌آل است. در این تب، کاربران می‌توانند سبک متن را تنظیم کنند، لینک اضافه نمایند و نوع عنوان را انتخاب کنند. این سفارشی‌سازی‌ها از طریق منوهای کشویی کنار هر گزینه قابل انتخاب هستند.

پس از انتخاب هر گزینه، ایمیل به طور خودکار به‌روزرسانی می‌شود و ظاهری منظم و حرفه‌ای ایجاد می‌کند. همچنین، به خاطر داشته باشید که هر تنظیمی که در تب 'فیلدها' اعمال شده باشد، به ایمیل منتقل می‌شود. بنابراین اگر امضا یا پیوست فعال باشد، در هر ایمیل لحاظ خواهد شد.

اسکریپت پایتون

پیش از اجرای اسکریپت پایتون ما، لازم است پایتون را روی رایانه خود نصب کنید. پایتون یک زبان برنامه‌نویسی ساده است که روی رایانه‌های ویندوز، مک و لینوکس اجرا می‌شود. بدون نصب پایتون، اسکریپت ما اجرا نخواهد شد و ایمیل‌های شما ارسال نمی‌شوند—even اگر قالب به درستی تنظیم شده باشد.

نصب پایتون

برای راه‌اندازی پایتون، مراحل زیر را دنبال کنید:

1. به سایت رسمی پایتون مراجعه کنید: وب‌سایت پایتون
2. روی بخش «دانلودها» کلیک کرده و نسخه ۳.۱۱ یا جدیدتر را انتخاب نمایید.
3. نصب‌کننده دانلودشده را اجرا کنید تا فرآیند نصب آغاز شود.

توجه: کاربران ویندوز باید در هنگام نصب، گزینه «Add Python to PATH» را فعال کنند. اگر این مرحله را فراموش کردید، پایتون را حذف و مجدداً نصب کنید و مطمئن شوید این گزینه انتخاب شده است. این مرحله برای اجرای اسکریپت‌ها از طریق «Command Prompt» ویندوز بسیار مهم است.

کتابخانه‌های پایتون

کتابخانه‌های پایتون قابلیت‌های یک اسکریپت را افزایش می‌دهند و امکان انجام کارهایی مانند یکپارچه‌سازی با API جیمیل یا خواندن فایل‌های اکسل را فراهم می‌کنند. تمامی کتابخانه‌های ضروری برای این ابزار در فایل "requirements.txt" ارائه شده‌اند تا فرآیند دانلود را تسهیل کنند. بدون این کتابخانه‌ها، اسکریپ کار نخواهد کرد. این تنظیمات فقط یک بار نیاز به انجام دارند.

قالب ما را استخراج یا از حالت فشرده خارج کنید و آن را در پوشه‌ای دلخواه قرار دهید. در هر دو سیستم‌عامل ویندوز و مک، قالب ما در پوشه‌ای به نام "email_sender" استخراج خواهد شد. اکنون نحوه نصب کتابخانه‌های مورد نیاز و اجرای ارسال‌کننده ایمیل در ویندوز را توضیح می‌دهیم و سپس همین مراحل را برای مک شرح خواهیم داد.

در ادامه راهنمای گام‌به‌گام نصب این کتابخانه‌های پایتون آمده است:

ویندوز

1. در ویندوز، روی پوشه کلیک راست کرده و گزینه "Copy as path" را انتخاب کنید تا بتوانید مسیر آن را بعداً جای‌گذاری نمایید.
2. در ویندوز، "Command Prompt" را باز کنید.
3. در داخل Command Prompt، عبارت "cd" را وارد کرده و مسیر پوشه‌ای که فایل‌ها در آن قرار دارند را جای‌گذاری کنید.در اینجا یک مثال آورده شده است اگر پوشه روی دسکتاپ شما باشد: cd C:\Users\example_user\Desktop\email_sender
4. سپس کلید "Return" را فشار دهید تا وارد پوشه مذکور شوید
5. در داخل پوشه، این دستور را وارد کنید: pip3 install -r requirements.txt
6. و کلید "Enter" را فشار دهید. این کار تمام فایل‌های مورد نیاز را دانلود می‌کند تا اطمینان حاصل شود که ابزار ارسال ایمیل به درستی کار می‌کند.
7. در نهایت، پس از پیکربندی فایل اکسل، می‌توانید با وارد کردن دستور زیر ارسال ایمیل‌ها را آغاز کنید: python3 email_sender.py
8. و تمام شد – کلید "Enter" را فشار دهید و ارسال ایمیل‌های شما آغاز خواهد شد.

در حین ارسال ایمیل‌ها، می‌توانید تمام گزارش‌ها و جزئیات را در Command Prompt مشاهده کنید. از این پس نیازی به نصب مجدد کتابخانه‌ها ندارید. برای ارسال مجدد ایمیل‌ها، کافی است از طریق "Command Prompt" به پوشه خود بازگردید و آخرین دستور "python3" را وارد نمایید.

برای مک‌ها

1. روی پوشه‌ای به نام "email_sender" راست‌کلیک کنید – این همان پوشه‌ای است که پس از استخراج یا باز کردن فایل قالب ما ایجاد شده است.
2. سپس گزینه "New Terminal at Folder" را انتخاب کنید – این کار یک پنجره ترمینال جدید باز می‌کند که به طور خودکار در پوشه استخراج‌شده قرار دارد.
3. در نهایت، این دستور را وارد کنید: pip3 install -r requirements.txt
4. و کلید "Return" را فشار دهید؛ این کار تمام کتابخانه‌های مورد نیاز برای ارسال‌کننده ایمیل را دانلود و نصب می‌کند.
5. در آخر، پس از پیکربندی فایل اکسل خود، این دستور را وارد کنید: python3 email_sender.py
6. و کلید "Return" را فشار دهید؛ این کار ارسال ایمیل‌های سفارشی شما را آغاز می‌کند.

و مجدداً مانند دستورالعمل‌های ویندوز، نیازی به نصب مجدد کتابخانه‌ها به صورت مکرر نیست. برای شروع ارسال ایمیل‌ها، کافی است از طریق "ترمینال" به پوشه خود بازگردید و آخرین دستور "python3" را وارد نمایید.

فرآیند اجرای اسکریپت پایتون

اسکریپت پایتون به صورت مستقیم عمل می‌کند. ابتدا فایل اکسل را بررسی می‌کند تا تمام جزئیات پیکربندی واردشده در برگه Fields را دریافت کند. به عنوان مثال، اگر گزینه پیوست فایل را فعال کرده باشید، از شما می‌خواهد که فایل مورد نظر برای پیوست به تمام ایمیل‌ها را انتخاب نمایید.

با انتخاب گزینه اتصال SMTP، اسکریپت یک ارتباط با ارائه‌دهنده ایمیل مشخص‌شده شما برقرار می‌کند. اگر گزینه API جیمیل را انتخاب کنید، اسکریپت یک صفحه وب برای ورود به حساب جیمیل یا Google Worksuite شما باز خواهد کرد.

ما این قابلیت API را به طور ویژه برای این وظیفه طراحی کرده‌ایم. برای عملکرد صحیح، اطمینان حاصل کنید که به پایتون اجازه استفاده از اطلاعات ورود خود را می‌دهید. همان‌طور که پایتون تأکید می‌کند، تنها دلیل این دسترسی ارسال ایمیل است. اطلاعات ورود و سایر جزئیات شما با ما در You Exec به اشتراک گذاشته نمی‌شود و توسط پایتون ذخیره نخواهد شد. پس از اعطای تمامی مجوزهای لازم، پیامی مبنی بر تأیید دسترسی دریافت خواهید کرد.

پس از تأیید اعتبارنامه‌ها، اسکریپت فرآیند ارسال ایمیل را آغاز می‌کند. برای هر ایمیل ارسالی، پیامی تأیید در Command Prompt یا Terminal نمایش داده می‌شود که نوع ایمیل و گیرنده آن را نشان می‌دهد. این روند تا ارسال تمامی ایمیل‌ها ادامه می‌یابد. در پایان، گزارشی خلاصه شامل تعداد کل ایمیل‌های ارسال‌شده و مدت زمان صرف‌شده ارائه خواهد شد.اگر هنگام ارسال ایمیل‌ها خطایی رخ دهد، اسکریپت شما را مطلع می‌کند و آخرین ایمیل ارسال‌شده را نمایش می‌دهد. این قابلیت به شما اجازه می‌دهد دفعه بعدی که ارسال ایمیل‌ها را آغاز می‌کنید، از همان جایی که متوقف شده‌اید ادامه دهید. برای این کار کافی است مقدار "شروع ارسال ایمیل‌ها از ردیف" را در فایل اکسل تغییر دهید.

این اسکریپت همچنین با تدابیر حفاظتی طراحی شده است. می‌تواند شرایطی را که مانع اجرای صحیح اسکریپت می‌شود تشخیص دهد؛ برای مثال، زمانی که به اینترنت متصل نیستید، قالب به درستی تکمیل نشده یا ساختار فایل‌های اصلی تغییر کرده است. در نهایت، برای کاربرانی که از Google Sheets استفاده می‌کنند، اسکریپت به همان صورت عمل می‌کند. کافی است نسخه اکسل را با انتخاب "File > Download > Microsoft Excel" دانلود کرده و آن را در همان پوشه سایر اسناد قرار دهید. هر زمان که لازم بود می‌توانید این فایل را با نسخه جدیدتر جایگزین کنید.

نتیجه‌گیری

امیدواریم این ابزار به بهینه‌سازی فرآیند ارسال ایمیل‌های شما کمک کند. خوشحال می‌شویم تجربیات یا سوالات خود را با ما در میان بگذارید.[As] شما از این قالب استفاده می‌کنید، اگر پیشنهادی برای افزودن قابلیت جدید دارید – لطفاً بازخورد خود را با ما در میان بگذارید تا بتوانیم این ابزار ارسال ایمیل را بهبود بخشیم. از اینکه ما را همراهی کردید، بسیار سپاسگزاریم.