Introduction
Avez-vous besoin d'envoyer des milliers d'e-mails personnalisés à vos clients ou prospects, sans pour autant partager vos contacts avec un service SaaS tiers tel que MailChimp ou HubSpot, ou… peut-être souhaitez-vous éviter des coûts élevés ? Nous avons créé un modèle de feuille de calcul accompagné d'un script Python pour envoyer automatiquement des e-mails personnalisés depuis votre ordinateur personnel. Contrairement à d'autres services d'e-mail en ligne, cet outil est entièrement gratuit et fonctionne directement sur votre ordinateur, garantissant ainsi la confidentialité et la sécurité de votre liste de contacts, de vos contenus, de vos pièces jointes et de vos identifiants. De plus, vous pouvez choisir parmi différents styles et options d'e-mails afin d'adapter votre message à chaque destinataire.
Dans cet article, vous apprendrez à :
- Configurer la feuille de calcul avec vos identifiants pour envoyer des e-mails ;
- Installer et configurer Python sur votre ordinateur ;
- Exécuter le script pour envoyer automatiquement les e-mails.
Avec notre modèle, vous recevrez un fichier compressé contenant la feuille de calcul, le script Python et les fichiers auxiliaires.Une fois que vous avez décompressé ou extrait notre modèle, veillez à conserver tous les fichiers dans le dossier extrait. N'oubliez pas que le modèle de feuille de calcul est essentiel au bon fonctionnement du script Python. Veillez à ne modifier ni les noms de colonnes, ni les champs, ni la structure générale. Modifiez uniquement les champs en bleu.
Modèle de feuille de calcul
Paramètres de l'e-mail
Notre modèle de feuille de calcul comprend un onglet contenant tous les paramètres généraux et configurations nécessaires à l'envoi des e-mails. Sous l'onglet 'Champs', définissez le type de connexion, l'inclusion ou non d'une pièce jointe, la ligne d'e-mail à partir de laquelle l'envoi doit commencer, ainsi que l'option d'ajouter une signature à la fin de tous vos e-mails.
Connexion SMTP vs. API Gmail
Le modèle propose deux options de connexion. L'une est SMTP, adaptée aux serveurs de messagerie tels que Hotmail, Outlook et Yahoo, et l'autre est une connexion via l'API Gmail, spécifiquement pour les utilisateurs de Google – que ce soit Gmail ou Google Worksuite. Sélectionnez le type de connexion via le menu déroulant. Pour les connexions SMTP, vous devrez fournir les informations du serveur et du port de votre fournisseur d'e-mails.Cette information peut être trouvée en effectuant une recherche en ligne – il suffit de rechercher en ligne "[le] paramètres du serveur SMTP et du port" – par exemple – "Yahoo paramètres du serveur SMTP et du port."
Lorsque vous utilisez SMTP, vous devrez également saisir vos identifiants de messagerie dans le modèle, tels que votre adresse e-mail et votre mot de passe. Soyez assuré que ces informations restent entièrement locales sur votre ordinateur et ne sont partagées avec personne. Pour plus de confidentialité, vous pouvez même masquer ces champs dans le modèle. Cependant, une fois que la feuille de calcul contient vos identifiants, ne partagez pas ce fichier avec d'autres personnes.
En revanche, si vous choisissez la connexion via l'API Google, aucun détail SMTP supplémentaire n'est requis. L'API Google gère tout automatiquement, établissant la connexion dès que le script Python est exécuté. La seule exigence est de vous connecter à votre compte Gmail ou Google Worksuite comme d'habitude. Les informations de connexion ne sont ni stockées ni sauvegardées, vous devrez donc vous connecter à chaque utilisation du script. Cela garantit que vos informations restent privées et sécurisées.
Paramètres généraux
D'autres options configurables incluent l'ajout d'une pièce jointe et d'une signature à vos e-mails sortants. Pour activer les pièces jointes, sélectionnez « Oui » dans le menu déroulant correspondant. Lors de l'exécution du script, il vous sera demandé de choisir le fichier à joindre à vos e-mails. De même, pour activer la signature, choisissez « Oui » et personnalisez votre signature selon vos préférences. Un aperçu du formatage est disponible sur le côté afin de visualiser l'apparence de votre signature dans les e-mails.
Enfin, vous pouvez sélectionner la ligne à partir de laquelle l'envoi des e-mails doit commencer. Par exemple, si votre liste contient 100 adresses e-mail mais que vous souhaitez uniquement envoyer les 50 dernières, il est possible d'ajuster le point de départ. Cette fonctionnalité est particulièrement utile si vous rencontrez un problème lors de l'envoi et que vous devez reprendre à partir du milieu de votre liste afin d'éviter les doublons.
Liste d'e-mails
Destinataires des e-mails
Notre modèle vous permet d'envoyer des e-mails personnalisés à tous vos contacts en intégrant des champs personnalisés dans le message que vous rédigez.La personnalisation des e-mails est essentielle car elle garantit que vos messages arrivent dans la boîte de réception de vos destinataires. De plus, cela vous permet d'intégrer des URL, des dates, des informations et des chiffres personnalisés pour chacun de vos contacts séparément.
Au lieu de créer un e-mail distinct pour chaque destinataire, notre modèle fusionnera les champs personnalisés que vous avez définis pour chaque contact dans le corps et l'objet de votre e-mail – en remplaçant [Column1] à [Column10]. Le script Python remplacera automatiquement ces variables par les données réelles lors de l'envoi des messages. Cela élimine la nécessité de concevoir un e-mail individuel pour chaque personne. Il vous suffit d'être créatif avec ces champs.
Contenu de l'e-mail
Dans ce modèle, vous pouvez créer jusqu'à six options de contenu d'e-mail. Cinq de ces onglets correspondent à des e-mails standards, tandis que le sixième peut être personnalisé avec une mise en page basée sur le HTML. Mais rassurez-vous, aucune connaissance en HTML n'est requise ! Commençons par les onglets d'e-mails standards. La mise en page de ces e-mails n'est pas personnalisable. Cependant, vous pouvez toujours modifier le contenu du message que vous souhaitez envoyer.[double]
Pour les e-mails nécessitant une présentation plus personnalisée, l'onglet 'E-mail HTML' est idéal. Sur cet onglet, les utilisateurs peuvent ajuster les styles de texte, ajouter des liens et sélectionner des types de titres. Ces personnalisations peuvent être choisies à l'aide des menus déroulants à côté de chaque option.
Après chaque sélection, l'e-mail se mettra automatiquement à jour, créant ainsi une présentation soignée et professionnelle. Et, rappelez-vous, tous les paramètres appliqués dans l'onglet 'Champs' sont conservés. Ainsi, si les signatures ou les pièces jointes sont activées, elles seront intégrées à chaque e-mail.
Script Python
Avant de pouvoir exécuter notre script Python, vous devez installer Python sur votre ordinateur. Python est un langage de programmation simple qui fonctionne sur les ordinateurs Windows, Mac et Linux. Sans Python, notre script ne pourra pas s'exécuter et vos e-mails ne seront pas envoyés, même si le modèle est correctement configuré.Il est important de noter que notre solution basée sur Python s'exécute localement sur votre appareil. Cela signifie qu'elle ne dépend d'aucun serveur externe pour stocker ou traiter vos données, assurant ainsi la confidentialité et la sécurité de vos informations. De plus, le script est partagé de manière transparente, permettant à chacun d'en examiner le code. En consultant le code source de notre script Python, vous pourrez constater que vos données restent privées et ne sont partagées qu'avec votre fournisseur de messagerie.
Installation de Python
Pour installer Python, suivez ces étapes :
- Visitez le site officiel de Python : Site web de Python
- Cliquez sur « Téléchargements » et choisissez la version 3.11 ou ultérieure.
- Lancez l'installateur téléchargé pour commencer le processus d'installation.
Remarque : Les utilisateurs de Windows doivent cocher l'option « Ajouter Python au PATH » lors de l'installation. Si vous oubliez cette étape, désinstallez Python puis réinstallez-le en veillant à sélectionner cette option. Cette étape est essentielle pour exécuter les scripts ultérieurement via l'invite de commandes Windows.
Python libraries
Les bibliothèques Python renforcent les capacités d'un script, permettant des fonctionnalités telles que l'intégration de l'API Gmail ou la lecture de fichiers Excel. Toutes les bibliothèques essentielles à cet outil sont listées dans le fichier "requirements.txt" fourni, afin de faciliter leur téléchargement. Sans ces bibliothèques, le script ne fonctionnera pas. Cette configuration n'est à effectuer qu'une seule fois.
Extrayez ou décompressez notre modèle dans le dossier de votre choix ; sous Windows comme sous Mac, notre modèle sera extrait dans un dossier nommé "email_sender". Nous allons maintenant expliquer comment installer les bibliothèques nécessaires et exécuter l'expéditeur d'e-mails sous Windows, puis nous détaillerons la procédure pour Mac.
Vous trouverez ci-dessous un guide étape par étape pour installer ces bibliothèques Python :
Windows
- Sous Windows, faites un clic droit sur le dossier et sélectionnez "Copier en tant que chemin d'accès" afin de pouvoir le coller ultérieurement.
- Ouvrez l'invite de commandes ("Command Prompt") sous Windows
- Dans l'invite de commandes, saisissez "cd" puis collez le chemin du dossier où les fichiers ont été placés.Voici un exemple si le dossier se trouve sur votre Bureau : cd C:\Users\example_user\Desktop\email_sender
- Appuyez ensuite sur « Entrée » pour accéder à ce dossier
- Depuis ce dossier, tapez : pip3 install -r requirements.txt
- Puis appuyez sur « Entrée ». Cela téléchargera tous les fichiers nécessaires pour garantir le bon fonctionnement de l'expéditeur d'e-mails.
- Enfin, après avoir configuré la feuille Excel, vous pouvez commencer à envoyer les e-mails en tapant : python3 email_sender.py
- Et voilà – appuyez sur « Entrée » et vos e-mails devraient commencer à être envoyés.
Pendant l'envoi des e-mails, vous pourrez visualiser tous les journaux et détails dans l'Invite de commandes. Par la suite, il ne sera plus nécessaire de réinstaller les bibliothèques à chaque fois. Pour recommencer à envoyer des e-mails, retournez dans votre dossier via l'« Invite de commandes » et tapez à nouveau la dernière commande « python3 ».
Pour les Macs
- Faites un clic droit sur le dossier nommé « email_sender » – il s'agit du dossier créé lors de l'extraction ou de la décompression de notre modèle.
- Ensuite, sélectionnez "Nouveau terminal dans le dossier" – cela ouvrira une nouvelle invite de commande Terminal automatiquement positionnée dans le dossier extrait.
- Enfin, tapez : pip3 install -r requirements.txt
- Et appuyez sur "Entrée" ; cela téléchargera et installera toutes les bibliothèques nécessaires à l'expéditeur d'e-mails.
- Enfin, une fois votre feuille Excel configurée, tapez : python3 email_sender.py
- Et appuyez sur "Entrée" ; cela lancera l'envoi de vos e-mails personnalisés.
Comme pour les instructions Windows, il n'est pas nécessaire de réinstaller les bibliothèques à chaque fois. Pour envoyer des e-mails, il vous suffit de revenir dans votre dossier via le "Terminal" et de saisir la dernière commande "python3".
Flux de travail du script Python
Le script Python fonctionne de manière directe. Il commence par vérifier le fichier Excel afin de récupérer tous les paramètres de configuration que vous avez saisis dans l'onglet Champs. Si vous avez activé l'ajout de pièces jointes, par exemple, il vous invite à sélectionner le fichier que vous souhaitez joindre à tous vos e-mails.]
En utilisant l'option de connexion SMTP, le script établira une connexion avec le fournisseur d'e-mails que vous aurez spécifié. Si vous choisissez l'option API Gmail, le script ouvrira une page web pour que vous puissiez vous connecter à votre compte Gmail ou Google Worksuite.
Nous avons conçu cette fonctionnalité API spécifiquement pour cette tâche. Pour fonctionner, assurez-vous d'autoriser Python à utiliser vos données de connexion. Comme Python le précise, cet accès est strictement limité à l'envoi d'e-mails. Vos informations de connexion et toutes autres données ne seront ni partagées avec nous chez You Exec, ni stockées par Python. Une fois toutes les autorisations nécessaires accordées, un message de confirmation vous indiquera que l'accès a été autorisé.
Une fois les identifiants confirmés, le script lance le processus d'envoi des e-mails. Pour chaque e-mail envoyé, l'invite de commande ou le terminal affichera un message de confirmation indiquant le type d'e-mail et son destinataire. Ce processus se poursuit jusqu'à ce que tous les e-mails aient été envoyés. À la fin, un rapport récapitulatif fournit le nombre total d'e-mails envoyés ainsi que le temps nécessaire à l'opération.Si une erreur survient lors de l'envoi des e-mails, le script vous en informera et indiquera le dernier e-mail envoyé. Cela vous permet de reprendre l'envoi à partir de l'endroit où vous vous êtes arrêté la prochaine fois que vous lancerez le script. Pour ce faire, il suffit de modifier le champ "Commencer l'envoi des e-mails à partir de la ligne" dans le fichier Excel.
Le script est également conçu avec des protections intégrées. Il peut détecter les situations susceptibles d'empêcher son bon fonctionnement, par exemple si vous n'êtes pas connecté à Internet, si le modèle n'a pas été correctement rempli ou si la structure des fichiers d'origine a été modifiée. Enfin, pour ceux qui utilisent Google Sheets, le script fonctionne de manière similaire. Il vous suffit de télécharger la version Excel en sélectionnant "Fichier > Télécharger > Microsoft Excel" et de placer ce fichier dans le même dossier que les autres documents. Vous pouvez toujours écraser ce fichier avec la version la plus récente si nécessaire.
Conclusion
Nous espérons que cet outil contribuera à optimiser votre processus d'envoi d'e-mails. N'hésitez pas à nous faire part de vos retours ou de vos questions.Lorsque vous utilisez ce modèle, si vous avez des suggestions de fonctionnalités, n'hésitez pas à nous faire part de vos retours afin que nous puissions continuer à améliorer cet expéditeur d'e-mails. Merci beaucoup pour votre attention.
