تعارف
کیا آپ کو اپنے کلائنٹس یا صارفین کو ہزاروں ذاتی نوعیت کی ای میلز بھیجنے کی ضرورت ہے — لیکن آپ اپنے روابط کسی تھرڈ پارٹی SaaS سروس جیسے میل چیمپ یا حب اسپاٹ کے ساتھ شیئر نہیں کرنا چاہتے، یا... شاید آپ زیادہ اخراجات برداشت نہیں کرنا چاہتے؟ ہم نے ایک اسپریڈشیٹ ٹیمپلیٹ اور پائتھن اسکرپٹ تیار کی ہے جس کے ذریعے آپ اپنی ذاتی کمپیوٹر سے خودکار طور پر حسب ضرورت ای میلز بھیج سکتے ہیں۔ دیگر آن لائن ای میل سروسز کے برعکس، یہ ٹول بالکل مفت ہے اور براہ راست آپ کے کمپیوٹر پر چلتا ہے — اس طرح آپ کی ای میل لسٹ، مواد، منسلکات اور اسناد مکمل طور پر نجی اور محفوظ رہتی ہیں۔ اس کے علاوہ، آپ مختلف ای میل اسٹائلز اور اختیارات میں سے انتخاب کر سکتے ہیں تاکہ ہر وصول کنندہ کے لیے پیغام کو بہتر بنایا جا سکے۔
اس مضمون میں، آپ سیکھیں گے کہ:
- ای میل بھیجنے کے لیے اپنی اسناد کے ساتھ اسپریڈشیٹ کو کیسے ترتیب دیں؛
- اپنے کمپیوٹر پر پائتھن کیسے انسٹال اور سیٹ اپ کریں؛
- ای میلز خودکار طور پر بھیجنے کے لیے اسکرپٹ کیسے چلائیں۔
ہمارے ٹیمپلیٹ کے ساتھ، آپ کو ایک کمپریسڈ فائل ملتی ہے جس میں اسپریڈشیٹ، پائتھن اسکرپٹ، اور معاون فائلیں شامل ہیں۔جب آپ ہمارا ٹیمپلیٹ ان زپ یا ایکسٹریکٹ کریں، تو تمام فائلز کو ایکسٹریکٹڈ فولڈر میں ہی رکھیں۔ یاد رکھیں کہ اسپریڈشیٹ ٹیمپلیٹ پائتھن اسکرپٹ کے درست کام کرنے کے لیے نہایت اہم ہے۔ کسی بھی کالم کے نام، فیلڈز یا مجموعی ساخت میں تبدیلی نہ کریں۔ صرف نیلے رنگ والے فیلڈز میں ترمیم کریں۔
اسپریڈشیٹ ٹیمپلیٹ
ای میل سیٹنگز
ہمارے اسپریڈشیٹ ٹیمپلیٹ میں ایک ٹیب شامل ہے جس میں وہ تمام عمومی سیٹنگز اور کنفیگریشنز موجود ہیں جو آپ کو ای میلز بھیجنے کے لیے درکار ہوں گی۔ 'فیلڈز' ٹیب کے تحت، کنکشن کی قسم منتخب کریں، یہ طے کریں کہ منسلکہ شامل کرنا ہے یا نہیں، اس ای میل قطار کا تعین کریں جہاں سے بھیجنے والے کو آغاز کرنا ہے، اور تمام ای میلز کے آخر میں دستخط شامل کرنے کا آپشن منتخب کریں۔
ایس ایم ٹی پی بمقابلہ جی میل اے پی آئی کنکشن
ٹیمپلیٹ میں دو کنکشن آپشنز دستیاب ہیں۔ ایک ایس ایم ٹی پی ہے، جو ہاٹ میل، آؤٹ لک اور یاہو جیسے ای میل سرورز کے لیے موزوں ہے، اور دوسرا جی میل اے پی آئی کنکشن ہے جو خاص طور پر گوگل صارفین — جی میل یا گوگل ورک سوئٹ — کے لیے ہے۔ ڈراپ ڈاؤن مینو کے ذریعے کنکشن کی قسم منتخب کریں۔ ایس ایم ٹی پی کنکشن کے لیے، آپ کو اپنے ای میل فراہم کنندہ کے سرور اور پورٹ کی تفصیلات فراہم کرنا ہوں گی۔یہ معلومات آن لائن تلاش کر کے حاصل کی جا سکتی ہیں – بس آن لائن تلاش کریں "[your] SMTP سرور اور پورٹ سیٹنگز" – مثال کے طور پر – "Yahoo SMTP سرور اور پورٹ سیٹنگز۔"
جب آپ SMTP استعمال کرتے ہیں، تو آپ کو ٹیمپلیٹ میں اپنی ای میل اسناد بھی درج کرنی ہوں گی، جیسے کہ آپ کا ای میل ایڈریس اور پاس ورڈ۔ یقین رکھیں، یہ تفصیلات مکمل طور پر آپ کے کمپیوٹر پر مقامی رہتی ہیں اور کسی کے ساتھ شیئر نہیں ہوتیں۔ اگر آپ مزید رازداری چاہتے ہیں تو ان فیلڈز کو ٹیمپلیٹ میں چھپا بھی سکتے ہیں۔ تاہم، ایک بار جب اسپریڈشیٹ میں آپ کی اسناد شامل ہو جائیں تو اس اسپریڈشیٹ کو دوسروں کے ساتھ شیئر نہ کریں۔
دوسری طرف، اگر آپ گوگل API کنکشن کا انتخاب کرتے ہیں تو کسی اضافی SMTP تفصیلات کی ضرورت نہیں ہوتی۔ گوگل API سب کچھ خودکار طور پر سنبھالتا ہے اور جب پائتھن اسکرپٹ چلائی جاتی ہے تو کنکشن خود بخود قائم ہو جاتا ہے۔ صرف یہی ضرورت ہے کہ آپ اپنے Gmail یا Google Worksuite اکاؤنٹ میں معمول کے مطابق سائن ان کریں۔ لاگ ان کی تفصیلات محفوظ یا اسٹور نہیں ہوتیں، اس لیے ہر بار اسکرپٹ استعمال کرتے وقت آپ کو دوبارہ لاگ ان کرنا ہوگا۔ اس سے آپ کی معلومات نجی اور محفوظ رہتی ہیں۔
عمومی سیٹنگز
دیگر قابل ترتیب اختیارات میں آپ اپنی ای میلز کے ساتھ منسلکہ اور دستخط شامل کر سکتے ہیں۔ منسلکہ فعال کرنے کے لیے متعلقہ ڈراپ ڈاؤن سے "ہاں" منتخب کریں۔ اسکرپٹ چلانے پر آپ سے وہ فائل منتخب کرنے کو کہا جائے گا جو آپ کی ای میلز کے ساتھ منسلک کی جائے گی۔ اسی طرح، دستخط فعال کرنے کے لیے "ہاں" منتخب کریں اور اپنی مرضی کے مطابق دستخط ڈیزائن کریں۔ ایک فارمیٹنگ پیش نظارہ سائیڈ پر دستیاب ہے تاکہ آپ دیکھ سکیں کہ آپ کا دستخط ای میلز میں کیسا نظر آئے گا۔
آخر میں، آپ اس قطار کا انتخاب کر سکتے ہیں جہاں سے آپ کی ای میلز بھیجنا شروع ہوں۔ مثال کے طور پر، اگر آپ کی لسٹ میں 100 ای میل ایڈریسز ہیں اور آپ صرف آخری 50 کو بھیجنا چاہتے ہیں، تو آغاز کا نقطہ ایڈجسٹ کرنا ممکن ہے۔ یہ فیچر خاص طور پر اس وقت مفید ہے جب ای میلز بھیجتے وقت کوئی مسئلہ پیش آ جائے اور آپ کو اپنی لسٹ کے درمیان سے دوبارہ آغاز کرنا ہو تاکہ ڈپلیکیٹ ای میلز بھیجنے سے بچا جا سکے۔
ای میل لسٹ
ای میل وصول کنندگان
ہمارا ٹیمپلیٹ آپ کو اپنی مرضی کے فیلڈز کو ای میل میں ضم کر کے تمام رابطوں کو ذاتی نوعیت کی ای میلز بھیجنے کی سہولت فراہم کرتا ہے۔ای میلز کو ذاتی نوعیت دینا اس لیے اہم ہے کہ اس سے آپ کی ای میلز وصول کنندگان کے ان باکس میں پہنچتی ہیں۔ اس کے علاوہ، یہ آپ کو ہر رابطے کے لیے علیحدہ طور پر حسب ضرورت یو آر ایل، تاریخیں، حقائق اور اعداد و شمار فراہم کرنے کی سہولت دیتا ہے۔
ہر وصول کنندہ کے لیے الگ الگ ای میلز بنانے کے بجائے، ہمارا ٹیمپلیٹ آپ کے رابطے کے لیے متعین کردہ حسب ضرورت فیلڈز کو آپ کے ای میل کے مواد اور سبجیکٹ میں ضم کر دے گا — [Column1] سے [Column10] تک کی جگہ اصل ڈیٹا سے بدل دی جائے گی۔ پائتھن اسکرپٹ ای میل بھیجتے وقت ان متغیرات کو خود بخود اصل معلومات سے تبدیل کر دے گا۔ اس طرح ہر فرد کے لیے الگ ای میل ڈیزائن کرنے کی ضرورت نہیں رہتی۔ آپ کو صرف ان فیلڈز کے ساتھ تخلیقی ہونا ہے۔
ای میل مواد
اس ٹیمپلیٹ میں، آپ چھ تک ای میل مواد کے اختیارات بنا سکتے ہیں۔ ان میں سے پانچ ٹیبز معیاری ای میلز کے لیے ہیں، جبکہ چھٹا ٹیب ایچ ٹی ایم ایل پر مبنی لے آؤٹ میں حسب ضرورت بنایا جا سکتا ہے۔ لیکن فکر نہ کریں، آپ کو ایچ ٹی ایم ایل کی کوئی معلومات ہونا ضروری نہیں! آئیے معیاری ای میل ٹیبز سے آغاز کرتے ہیں۔ ان ای میلز کی لے آؤٹ کو تبدیل نہیں کیا جا سکتا۔ تاہم، آپ اب بھی وہ ای میل مواد ایڈٹ کر سکتے ہیں جو آپ بھیجنا چاہتے ہیں۔[double]
ان ای میلز کے لیے جنہیں زیادہ ذاتی نوعیت کی شکل دینے کی ضرورت ہو، 'ایچ ٹی ایم ایل ای میل' ٹیب بہترین ہے۔ اس ٹیب پر، صارفین ٹیکسٹ اسٹائلز ایڈجسٹ کر سکتے ہیں، لنکس شامل کر سکتے ہیں، اور ہیڈنگ کی اقسام منتخب کر سکتے ہیں۔ یہ تخصیصات ہر ایک کے ساتھ موجود ڈراپ ڈاؤن مینو کے ذریعے منتخب کی جا سکتی ہیں۔
ہر انتخاب کے بعد، ای میل خود بخود اپ ڈیٹ ہو جائے گی، جس سے ایک منظم اور پروفیشنل انداز پیدا ہو گا۔ اور یاد رکھیں، 'فیلڈز' ٹیب میں کی گئی کوئی بھی سیٹنگز بھی شامل رہیں گی۔ لہذا اگر دستخط یا منسلکات فعال کیے گئے ہیں، تو وہ ہر ای میل میں شامل ہوں گے۔
پائتھن اسکرپٹ
ہمارا پائتھن اسکرپٹ چلانے سے پہلے، آپ کو اپنے کمپیوٹر پر پائتھن انسٹال کرنا ہو گا۔ پائتھن ایک سادہ پروگرامنگ زبان ہے جو ونڈوز، میک اور لینکس کمپیوٹرز پر چلتی ہے۔ اگر پائتھن انسٹال نہیں ہو گا تو ہمارا اسکرپٹ نہیں چلے گا اور آپ کی ای میلز بھی نہیں بھیجی جا سکیں گی — چاہے ٹیمپلیٹ درست طریقے سے سیٹ اپ ہو۔
پائتھن کی تنصیب
پائتھن سیٹ اپ کرنے کے لیے یہ اقدامات کریں:
- پائتھن کی آفیشل ویب سائٹ پر جائیں: پائتھن ویب سائٹ
- 'Downloads' پر کلک کریں اور ورژن 3.11 یا اس سے نیا منتخب کریں۔
- ڈاؤن لوڈ شدہ انسٹالر کو لانچ کریں اور تنصیب کا عمل شروع کریں۔
نوٹ: ونڈوز صارفین کو انسٹالیشن کے دوران "Add Python to PATH" کا آپشن ضرور منتخب کرنا چاہیے۔ اگر آپ یہ مرحلہ چھوڑ دیں تو پائتھن کو ان انسٹال کریں اور دوبارہ انسٹال کرتے وقت اس آپشن کو منتخب کریں۔ یہ مرحلہ مستقبل میں ونڈوز "کمانڈ پرامپٹ" کے ذریعے اسکرپٹ چلانے کے لیے نہایت اہم ہے۔
Python libraries
پائتھن لائبریریز اسکرپٹ کی صلاحیتوں کو بڑھاتی ہیں، جیسے کہ جی میل API انضمام یا ایکسل فائل پڑھنے کی سہولت۔ اس ٹول کے لیے تمام ضروری لائبریریز "requirements.txt" فائل میں تفصیل سے دی گئی ہیں تاکہ ڈاؤن لوڈ میں آسانی ہو۔ ان کے بغیر اسکرپٹ کام نہیں کرے گا۔ آپ کو یہ سیٹ اپ صرف ایک بار کرنا ہے۔
ہمارے ٹیمپلیٹ کو اپنی پسندیدہ فولڈر میں نکالیں یا ان زپ کریں، ونڈوز اور میک دونوں میں ہمارا ٹیمپلیٹ "email_sender" نامی فولڈر میں نکالا جائے گا۔ اب ہم وضاحت کریں گے کہ ونڈوز پر ضروری لائبریریز کیسے انسٹال کریں اور ای میل بھیجنے والا کیسے چلائیں، بعد میں ہم یہی طریقہ میک کے لیے بھی بیان کریں گے۔
ذیل میں ان پائتھن لائبریریز کو انسٹال کرنے کے لیے مرحلہ وار رہنمائی دی گئی ہے:
Windows
- ونڈوز میں، فولڈر پر رائٹ کلک کریں اور "Copy as path" منتخب کریں تاکہ بعد میں اسے پیسٹ کیا جا سکے۔
- ونڈوز میں "Command Prompt" کھولیں
- کمانڈ پرامپٹ کے اندر، "cd" لکھیں اور اس فولڈر کا راستہ پیسٹ کریں جہاں فائلیں رکھی گئی ہیں۔یہاں ایک مثال ہے اگر فولڈر آپ کے ڈیسک ٹاپ پر ہو: cd C:\Users\example_user\Desktop\email_sender
- پھر "Return" دبائیں تاکہ اس فولڈر میں داخل ہو سکیں
- فولڈر کے اندر سے یہ لکھیں: pip3 install -r requirements.txt
- اور "Enter" دبائیں۔ اس سے تمام ضروری فائلیں ڈاؤن لوڈ ہو جائیں گی تاکہ ای میل بھیجنے والا صحیح کام کرے۔
- آخر میں، جب آپ نے ایکسل شیٹ کو ترتیب دے لیا ہو تو آپ ای میلز بھیجنا شروع کر سکتے ہیں: python3 email_sender.py
- بس اتنا ہی – "Enter" دبائیں اور آپ کی ای میلز بھیجنا شروع ہو جائیں گی۔
جب ای میلز بھیجی جا رہی ہوں گی، آپ تمام لاگز اور تفصیلات کمانڈ پرامپٹ میں دیکھ سکیں گے۔ آئندہ آپ کو لائبریریز بار بار دوبارہ انسٹال کرنے کی ضرورت نہیں۔ دوبارہ ای میلز بھیجنے کے لیے، "کمانڈ پرامپٹ" کے ذریعے اپنے فولڈر میں جائیں اور آخری "python3" کمانڈ لکھیں۔
میک کمپیوٹرز کے لیے
- "email_sender" نامی فولڈر پر رائٹ کلک کریں – یہ وہ فولڈر ہے جو آپ نے ہمارا ٹیمپلیٹ نکالنے یا ان زپ کرنے پر بنایا تھا۔
- پھر "New Terminal at Folder" منتخب کریں – اس سے ایک نیا ٹرمینل کمانڈ پرامپٹ کھل جائے گا جو خود بخود نکالی گئی فولڈر میں ہوگا۔
- آخر میں، یہ ٹائپ کریں: pip3 install -r requirements.txt
- اور "Return" دبائیں، اس سے ای میل بھیجنے والے کے لیے تمام ضروری لائبریریز ڈاؤن لوڈ اور انسٹال ہو جائیں گی۔
- آخر میں، جب آپ نے اپنی ایکسل اسپریڈشیٹ کو ترتیب دے لیا ہو، تو یہ ٹائپ کریں: python3 email_sender.py
- اور "Return" دبائیں، اس سے آپ کی حسب ضرورت ای میلز بھیجنا شروع ہو جائیں گی۔
اور بالکل ونڈوز ہدایات کی طرح، آپ کو بار بار لائبریریز دوبارہ انسٹال کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ ای میلز بھیجنے کے لیے، بس اپنے فولڈر میں واپس جائیں "Terminal" کے ذریعے اور آخری "python3" کمانڈ ٹائپ کریں۔
پائتھن اسکرپٹ ورک فلو
پائتھن اسکرپٹ براہ راست طریقے سے کام کرتا ہے۔ سب سے پہلے یہ ایکسل فائل کو چیک کرتا ہے تاکہ وہ تمام کنفیگریشن تفصیلات حاصل کر سکے جو آپ نے فیلڈز ٹیب میں درج کی ہیں۔ اگر آپ نے فائل منسلکات کو فعال کیا ہے، تو یہ آپ سے پوچھے گا کہ کون سی فائل آپ اپنی تمام ای میلز کے ساتھ منسلک کرنا چاہتے ہیں۔
SMTP کنکشن آپشن استعمال کرتے ہوئے، اسکرپٹ آپ کے منتخب کردہ ای میل فراہم کنندہ کے ساتھ کنکشن قائم کرے گا۔ اگر آپ Gmail API آپشن استعمال کر رہے ہیں، تو اسکرپٹ ایک ویب صفحہ کھولے گا جہاں آپ اپنے Gmail یا Google Worksuite اکاؤنٹ میں لاگ ان کر سکیں گے۔
ہم نے یہ API فیچر خاص طور پر اس کام کے لیے ڈیزائن کیا ہے۔ اس کے لیے ضروری ہے کہ آپ Python کو اپنے لاگ ان ڈیٹا کے استعمال کی اجازت دیں۔ جیسا کہ Python واضح کرتا ہے، اس رسائی کا واحد مقصد ای میلز بھیجنا ہے۔ آپ کی لاگ ان معلومات اور دیگر تفصیلات نہ تو You Exec کے ساتھ شیئر کی جائیں گی اور نہ ہی Python کے ذریعے محفوظ کی جائیں گی۔ جب آپ تمام ضروری اجازتیں دے دیں گے، تو آپ کو ایک تصدیقی پیغام موصول ہوگا جس سے ظاہر ہوگا کہ رسائی کی اجازت دے دی گئی ہے۔
ایک بار اسناد کی تصدیق ہو جانے کے بعد، اسکرپٹ ای میل بھیجنے کا عمل شروع کر دیتا ہے۔ ہر بھیجی گئی ای میل کے لیے، کمانڈ پرامپٹ یا ٹرمینل میں ایک تصدیقی پیغام ظاہر ہوگا جس میں ای میل کی قسم اور اس کے وصول کنندہ کی تفصیل ہوگی۔ یہ عمل اس وقت تک جاری رہے گا جب تک تمام ای میلز بھیج نہیں دی جاتیں۔ آخر میں، ایک خلاصہ رپورٹ فراہم کی جائے گی جس میں بھیجی گئی ای میلز کی کل تعداد اور اس عمل میں صرف ہونے والا وقت شامل ہوگا۔اگر ای میلز بھیجتے وقت کوئی خرابی پیش آتی ہے تو اسکرپٹ آپ کو مطلع کرے گا اور آخری بھیجی گئی ای میل کی نشاندہی کرے گا۔ اس سے آپ اگلی بار ای میلز بھیجنا شروع کرتے وقت وہیں سے دوبارہ آغاز کر سکتے ہیں جہاں آپ رکے تھے۔ یہ ایکسل فائل میں "ای میلز بھیجنا شروع کریں اس قطار سے" والے فیلڈ کو تبدیل کر کے کیا جا سکتا ہے۔
اسکرپٹ میں حفاظتی اقدامات بھی شامل ہیں۔ یہ ان حالات کو پہچان سکتا ہے جو اسکرپٹ کے درست طور پر چلنے میں رکاوٹ بن سکتے ہیں، مثلاً جب آپ انٹرنیٹ سے منسلک نہیں ہیں، جب ٹیمپلیٹ درست طریقے سے نہیں بھرا گیا، یا اگر اصل فائلوں کے ڈھانچے میں کوئی تبدیلی آئی ہو۔ آخر میں، جو لوگ گوگل شیٹس استعمال کرتے ہیں، ان کے لیے بھی اسکرپٹ اسی طرح کام کرتا ہے۔ بس "فائل > ڈاؤن لوڈ > مائیکروسافٹ ایکسل" منتخب کر کے ایکسل ورژن ڈاؤن لوڈ کریں اور اس فائل کو دیگر دستاویزات کے ساتھ اسی فولڈر میں رکھیں۔ جب بھی ضرورت ہو، آپ اسے تازہ ترین ورژن سے اوور رائٹ کر سکتے ہیں۔
نتیجہ
ہم امید کرتے ہیں کہ یہ ٹول آپ کے ای میل بھیجنے کے عمل کو بہتر بنانے میں مددگار ثابت ہوگا۔ ہمیں آپ کے تجربات جان کر خوشی ہوگی یا اگر آپ کے کوئی سوالات ہوں تو ضرور آگاہ کریں۔جب آپ اس ٹیمپلیٹ کو استعمال کریں، اگر آپ کے پاس کوئی فیچر کی درخواست ہو تو براہ کرم ہمیں اپنی رائے سے آگاہ کریں تاکہ ہم اس ای میل بھیجنے والے کو مزید بہتر بنا سکیں۔ دیکھنے کا بہت شکریہ۔
