Nadawca e-maili (z Excelem)

Wprowadzenie

Czy musisz wysłać tysiące spersonalizowanych wiadomości e-mail do swoich klientów lub kontrahentów, ale nie chcesz udostępniać swoich kontaktów zewnętrznym usługom SaaS, takim jak MailChimp czy HubSpot? A może po prostu nie chcesz ponosić wysokich kosztów? Przygotowaliśmy szablon arkusza kalkulacyjnego wraz ze skryptem Python, który pozwala automatycznie wysyłać dostosowane wiadomości e-mail bezpośrednio z Twojego komputera. W przeciwieństwie do innych usług e-mailowych online, to narzędzie jest całkowicie bezpłatne i działa lokalnie – zapewniając pełną prywatność i bezpieczeństwo Twojej listy adresowej, treści, załączników oraz danych logowania. Dodatkowo możesz wybrać różne style i opcje wiadomości, aby dopasować komunikat do każdego odbiorcy.

W tym artykule dowiesz się, jak:

• Skonfigurować arkusz kalkulacyjny z Twoimi danymi logowania do wysyłki e-maili;
• Zainstalować i skonfigurować Pythona na swoim komputerze;
• Uruchomić skrypt do automatycznej wysyłki wiadomości e-mail.

Korzystając z naszego szablonu, otrzymujesz spakowany plik zawierający arkusz kalkulacyjny, skrypt Python oraz pliki pomocnicze.Po rozpakowaniu lub wyodrębnieniu naszego szablonu, upewnij się, że wszystkie pliki pozostają w tym samym folderze. Pamiętaj, że szablon arkusza kalkulacyjnego jest niezbędny do prawidłowego działania skryptu Python. Nie zmieniaj nazw kolumn, pól ani ogólnej struktury pliku. Edytuj wyłącznie pola oznaczone na niebiesko.

Szablon arkusza kalkulacyjnego

Ustawienia e-mail

Nasz szablon arkusza kalkulacyjnego zawiera zakładkę z ogólnymi ustawieniami i konfiguracjami niezbędnymi do wysyłania wiadomości e-mail. W zakładce 'Fields' ustaw typ połączenia, zdecyduj, czy dołączyć załącznik, określ od którego wiersza e-maili nadawca powinien rozpocząć wysyłkę oraz wybierz opcję dodania podpisu na końcu wszystkich wiadomości.

Połączenie SMTP vs. Gmail API

Szablon oferuje dwa typy połączeń. Pierwszy to SMTP, odpowiedni dla serwerów pocztowych takich jak Hotmail, Outlook czy Yahoo, a drugi to połączenie przez Gmail API, dedykowane użytkownikom Google – zarówno Gmail, jak i Google Worksuite. Typ połączenia wybierz z menu rozwijanego. W przypadku połączenia SMTP należy podać dane serwera oraz port swojego dostawcy poczty e-mail.Te informacje można znaleźć, wyszukując je w internecie – wystarczy wpisać w wyszukiwarce "[nazwa] ustawienia serwera SMTP i portu" – na przykład – "Yahoo ustawienia serwera SMTP i portu."

Korzystając z SMTP, należy również wprowadzić swoje dane logowania do poczty w szablonie, takie jak adres e-mail oraz hasło. Zapewniamy, że te informacje pozostają wyłącznie na Twoim komputerze i nie są udostępniane nikomu innemu. Jeśli zależy Ci na dodatkowej prywatności, możesz nawet ukryć te pola w szablonie. Pamiętaj jednak, że po wpisaniu danych logowania do arkusza nie należy udostępniać tego pliku innym osobom.

Z drugiej strony, jeśli wybierzesz połączenie przez Google API, nie są wymagane żadne dodatkowe dane SMTP. Google API zarządza wszystkim automatycznie, nawiązując połączenie w momencie uruchomienia skryptu Python. Jedynym wymogiem jest zalogowanie się do swojego konta Gmail lub Google Worksuite w standardowy sposób. Dane logowania nie są przechowywane ani zapisywane, więc za każdym razem podczas korzystania ze skryptu konieczne będzie ponowne logowanie. Dzięki temu Twoje informacje pozostają prywatne i bezpieczne.

Ustawienia ogólne

Dostępne są również inne opcje konfiguracyjne, takie jak dodanie załącznika oraz podpisu do wysyłanych wiadomości e-mail. Aby włączyć załączniki, wybierz "Tak" z odpowiedniego menu rozwijanego. Po uruchomieniu skryptu zostaniesz poproszony o wybranie pliku, który zostanie dołączony do Twoich wiadomości. Podobnie, aby dodać podpis, wybierz "Tak" i zaprojektuj swój podpis według własnych preferencji. Po prawej stronie dostępny jest podgląd formatowania, który pozwala zobaczyć, jak Twój podpis będzie wyglądał w wiadomościach e-mail.

Na koniec możesz wybrać, od którego wiersza mają być wysyłane wiadomości e-mail. Na przykład, jeśli na liście znajduje się 100 adresów e-mail, ale chcesz wysłać wiadomości tylko do ostatnich 50, możesz odpowiednio ustawić punkt początkowy. Ta funkcja jest szczególnie przydatna, jeśli wystąpią jakiekolwiek problemy podczas wysyłania wiadomości i konieczne będzie wznowienie procesu od środka listy, aby uniknąć duplikatów.

Lista e-mailowa

Odbiorcy e-maili

Nasz szablon umożliwia wysyłanie spersonalizowanych wiadomości e-mail do wszystkich kontaktów poprzez wstawianie indywidualnych pól do treści wiadomości, którą przygotowujesz.Personalizacja wiadomości e-mail jest kluczowa, ponieważ zwiększa szansę na dostarczenie ich bezpośrednio do skrzynki odbiorczej odbiorcy. Dodatkowo umożliwia przekazywanie indywidualnych linków, dat, informacji oraz danych liczbowych każdemu z kontaktów osobno.

Zamiast tworzyć osobne wiadomości dla każdego odbiorcy, nasz szablon pozwala na automatyczne wstawianie zdefiniowanych przez Ciebie pól kontaktowych do treści i tematu e-maila – poprzez zastępowanie [Column1] do [Column10]. Skrypt Python automatycznie podmieni te zmienne na rzeczywiste dane podczas wysyłki wiadomości. Dzięki temu nie musisz projektować indywidualnych e-maili dla każdego. Wystarczy kreatywnie wykorzystać dostępne pola.

Treść wiadomości e-mail

W ramach tego szablonu możesz przygotować do sześciu wariantów treści e-maili. Pięć zakładek to standardowe wiadomości, natomiast szósta umożliwia personalizację w układzie opartym na HTML. Nie musisz jednak znać HTML! Zacznijmy od standardowych zakładek e-maili. Układ tych wiadomości nie podlega modyfikacji, ale możesz dowolnie edytować treść, którą chcesz wysłać.[double]

Dla wiadomości wymagających bardziej indywidualnego charakteru idealna będzie zakładka 'E-mail HTML'. W tej zakładce użytkownicy mogą dostosować styl tekstu, dodać linki oraz wybrać typy nagłówków. Te opcje można wybrać z rozwijanych menu obok każdego z nich.

Po dokonaniu wyboru wiadomość e-mail zostanie automatycznie zaktualizowana, tworząc przejrzysty i uporządkowany wygląd. Pamiętaj również, że wszystkie ustawienia zastosowane w zakładce 'Pola' są przenoszone. Jeśli więc podpisy lub załączniki są włączone, zostaną dołączone do każdej wiadomości e-mail.

Skrypt Python

Zanim uruchomisz nasz skrypt Python, musisz zainstalować Pythona na swoim komputerze. Python to prosty język programowania, który działa na komputerach z systemem Windows, Mac oraz Linux. Bez Pythona nasz skrypt nie będzie działał, a Twoje wiadomości nie zostaną wysłane – nawet jeśli szablon został poprawnie przygotowany.Warto podkreślić, że nasze rozwiązanie oparte na Pythonie działa lokalnie na Twoim urządzeniu. Oznacza to, że nie korzysta z zewnętrznych serwerów do przechowywania lub przetwarzania Twoich danych, co zapewnia pełną prywatność i bezpieczeństwo informacji. Ponadto skrypt jest udostępniany w pełni transparentnie, dzięki czemu każdy może przejrzeć jego kod. Po zapoznaniu się z kodem źródłowym naszego skryptu Python przekonasz się, że Twoje dane pozostają prywatne i są udostępniane wyłącznie Twojemu dostawcy poczty e-mail.

Instalacja Pythona

Aby zainstalować Pythona, wykonaj następujące kroki:

1. Odwiedź oficjalną stronę Pythona: Strona Pythona
2. Kliknij „Downloads” i wybierz wersję 3.11 lub nowszą.
3. Uruchom pobrany instalator, aby rozpocząć proces instalacji.

Uwaga: Użytkownicy systemu Windows powinni zaznaczyć opcję „Add Python to PATH” podczas instalacji. Jeśli pominiesz ten krok, odinstaluj Pythona i zainstaluj go ponownie, upewniając się, że opcja ścieżki jest zaznaczona. Ten krok jest kluczowy do późniejszego uruchamiania skryptów za pomocą „Wiersza polecenia” w systemie Windows.

Biblioteki Pythona

Biblioteki Pythona zwiększają możliwości skryptu, umożliwiając takie funkcje jak integracja z API Gmail czy odczyt plików Excela. Wszystkie niezbędne biblioteki wymagane do działania tego narzędzia zostały szczegółowo opisane w dołączonym pliku "requirements.txt", co ułatwia ich pobranie. Bez tych bibliotek skrypt nie będzie działał. Instalację należy przeprowadzić tylko raz.

Wypakuj lub rozpakuj nasz szablon do wybranego folderu; zarówno w systemie Windows, jak i Mac, szablon zostanie rozpakowany do folderu o nazwie "email_sender". Teraz wyjaśnimy, jak zainstalować niezbędne biblioteki i uruchomić nadawcę e-maili w systemie Windows, a następnie opiszemy ten sam proces dla komputerów Mac.

Poniżej znajduje się instrukcja krok po kroku dotycząca instalacji tych bibliotek Pythona:

Windows

1. W systemie Windows kliknij prawym przyciskiem myszy na folder i wybierz "Kopiuj jako ścieżkę", aby móc ją później wkleić.
2. Otwórz "Wiersz polecenia" w systemie Windows
3. W Wierszu polecenia wpisz "cd" i wklej ścieżkę folderu, w którym znajdują się pliki.Oto przykład, jeśli folder znajduje się na Twoim Pulpicie: cd C:\Users\example_user\Desktop\email_sender
4. Następnie naciśnij "Return", aby wejść do tego folderu
5. Będąc w folderze wpisz: pip3 install -r requirements.txt
6. I naciśnij "Enter". To pobierze wszystkie wymagane pliki, aby nadawca e-maili działał poprawnie.
7. Na koniec, po skonfigurowaniu arkusza Excel, możesz rozpocząć wysyłanie wiadomości, wpisując: python3 email_sender.py
8. To wszystko – naciśnij "Enter" i Twoje e-maile powinny zacząć się wysyłać.

Podczas wysyłania wiadomości e-mail będziesz mógł zobaczyć wszystkie logi i szczegóły w Wierszu Poleceń. W przyszłości nie musisz ponownie instalować bibliotek. Aby ponownie rozpocząć wysyłanie wiadomości, wróć do swojego folderu za pomocą "Wiersza Poleceń" i wpisz ostatnią komendę "python3".

Dla komputerów Mac

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na folder o nazwie "email_sender" – to folder, który został utworzony po rozpakowaniu lub rozarchiwizowaniu naszego szablonu.
2. Następnie wybierz "Nowy terminal w folderze" – otworzy to nowe okno terminala, które automatycznie znajduje się w rozpakowanym folderze.
3. Na końcu wpisz: pip3 install -r requirements.txt
4. I naciśnij "Return", aby pobrać i zainstalować wszystkie niezbędne biblioteki wymagane do działania nadawcy e-maili.
5. Na koniec, po skonfigurowaniu arkusza Excel, wpisz: python3 email_sender.py
6. I naciśnij "Return", aby rozpocząć wysyłanie spersonalizowanych wiadomości e-mail.

Podobnie jak w instrukcji dla Windows, nie musisz ponownie instalować bibliotek za każdym razem. Aby rozpocząć wysyłanie wiadomości, wystarczy wrócić do folderu przez "Terminal" i wpisać ostatnią komendę "python3".

Przebieg działania skryptu Python

Skrypt Python działa w sposób bezpośredni. Najpierw sprawdza plik Excel, aby pobrać wszystkie szczegóły konfiguracyjne, które wprowadziłeś w zakładce Pola. Jeśli na przykład włączysz załączniki, zostaniesz poproszony o wybranie pliku, który chcesz dołączyć do wszystkich wysyłanych wiadomości e-mail.

Korzystając z opcji połączenia SMTP, skrypt nawiąże połączenie z wybranym przez Ciebie dostawcą poczty e-mail. Jeśli wybierzesz opcję Gmail API, skrypt otworzy stronę internetową, na której zalogujesz się do swojego konta Gmail lub Google Worksuite.

Funkcjonalność API została zaprojektowana specjalnie do tego zadania. Aby działała poprawnie, upewnij się, że Python ma uprawnienia do korzystania z Twoich danych logowania. Jak podkreśla Python, jedynym celem tego dostępu jest wysyłanie wiadomości e-mail. Twoje dane logowania oraz wszelkie inne informacje nie będą udostępniane firmie You Exec ani przechowywane przez Pythona. Po udzieleniu wszystkich niezbędnych uprawnień otrzymasz potwierdzenie autoryzacji dostępu.

Po potwierdzeniu danych logowania skrypt rozpocznie proces wysyłania wiadomości e-mail. Dla każdej wysłanej wiadomości w oknie Command Prompt lub Terminalu pojawi się komunikat potwierdzający typ wiadomości oraz jej odbiorcę. Proces ten będzie kontynuowany aż do wysłania wszystkich e-maili. Na zakończenie otrzymasz raport podsumowujący z łączną liczbą wysłanych wiadomości oraz czasem realizacji.Jeśli podczas wysyłania wiadomości e-mail wystąpi błąd, skrypt poinformuje Cię o tym i wskaże ostatnią wysłaną wiadomość. Dzięki temu możesz wznowić wysyłanie od miejsca, w którym przerwałeś, przy następnym uruchomieniu skryptu. Wystarczy zmienić pole "Rozpocznij wysyłanie e-maili od wiersza" w pliku Excel.

Skrypt został również wyposażony w zabezpieczenia. Potrafi rozpoznać sytuacje, które mogą zakłócić jego działanie, na przykład brak połączenia z internetem, nieprawidłowo wypełniony szablon lub zmiany w strukturze oryginalnych plików. Dla osób korzystających z Arkuszy Google, skrypt działa w podobny sposób. Wystarczy pobrać wersję Excel, wybierając "Plik > Pobierz > Microsoft Excel" i umieścić ten plik w tym samym folderze co pozostałe dokumenty. W razie potrzeby możesz zawsze nadpisać go najnowszą wersją.

Podsumowanie

Mamy nadzieję, że to narzędzie usprawni Twój proces wysyłania wiadomości e-mail. Chętnie poznamy Twoje opinie lub odpowiemy na wszelkie pytania.Korzystając z tego szablonu, jeśli masz jakiekolwiek sugestie dotyczące nowych funkcji – podziel się z nami swoją opinią, abyśmy mogli stale udoskonalać to narzędzie do wysyłania e-maili. Dziękujemy za obejrzenie materiału.