Introduzione
Hai bisogno di inviare migliaia di email personalizzate ai tuoi clienti o contatti, ma non vuoi condividere i tuoi dati con servizi SaaS di terze parti come MailChimp o HubSpot, oppure non vuoi sostenere costi elevati? Abbiamo creato un modello di foglio di calcolo con uno script Python per inviare automaticamente email personalizzate direttamente dal tuo computer personale. A differenza di altri servizi email online, questo strumento è gratuito e funziona direttamente sul tuo computer, garantendo che la tua lista di contatti, i contenuti, gli allegati e le credenziali rimangano privati e sicuri. Inoltre, puoi scegliere tra diversi stili e opzioni di email per adattare il messaggio a ciascun destinatario.
In questo articolo scoprirai come:
- Configurare il foglio di calcolo con le tue credenziali per inviare email;
- Installare e configurare Python sul tuo computer;
- Eseguire lo script per inviare automaticamente le email.
Con il nostro modello riceverai un file compresso contenente il foglio di calcolo, lo script Python e i file ausiliari.Una volta che hai decompresso o estratto il nostro modello, assicurati di mantenere tutti i file all'interno della cartella estratta. Ricorda che il modello di foglio di calcolo è fondamentale per il corretto funzionamento dello script Python. Non modificare i nomi delle colonne, i campi o la struttura generale. Modifica solo i campi evidenziati in blu.
Modello di foglio di calcolo
Impostazioni email
Il nostro modello di foglio di calcolo include una scheda che contiene tutte le impostazioni generali e le configurazioni necessarie per l'invio delle email. Nella scheda 'Campi', imposta il tipo di connessione, se includere o meno un allegato, la riga dalla quale il mittente deve iniziare a inviare le email e l'opzione per aggiungere una firma alla fine di tutte le tue email.
Connessione SMTP vs. Gmail API
Il modello offre due opzioni di connessione. Una è SMTP, adatta per server di posta elettronica come Hotmail, Outlook e Yahoo; l'altra è una connessione tramite Gmail API, specifica per gli utenti Google – sia Gmail che Google Worksuite. Seleziona il tipo di connessione tramite il menu a tendina. Per le connessioni SMTP, è necessario fornire i dettagli del server e della porta del tuo provider di posta elettronica.Queste informazioni possono essere trovate effettuando una ricerca online – basta cercare online "[your] SMTP server and port settings" – ad esempio – "Yahoo SMTP server and port settings."
Quando utilizzi SMTP, dovrai anche inserire le tue credenziali email nel modello, come l'indirizzo email e la password. Puoi stare tranquillo: questi dati rimangono completamente locali sul tuo computer e non vengono condivisi con nessuno. Se desideri maggiore privacy, puoi anche nascondere questi campi all'interno del modello. Tuttavia, una volta che il foglio di calcolo contiene le tue credenziali, non condividerlo con altri.
Se invece scegli la connessione tramite Google API, non sono necessari ulteriori dettagli SMTP. L'API di Google gestisce tutto automaticamente, stabilendo la connessione quando viene eseguito lo script Python. L'unico requisito è accedere normalmente al tuo account Gmail o Google Worksuite. I dati di accesso non vengono memorizzati o salvati, quindi dovrai effettuare il login ogni volta che utilizzi lo script. Questo garantisce che le tue informazioni rimangano sempre private e sicure.
Impostazioni generali
Altre opzioni configurabili includono la possibilità di aggiungere un allegato e una firma alle email in uscita. Per abilitare gli allegati, seleziona "Sì" dal relativo menu a tendina. Quando lo script viene eseguito, ti verrà richiesto di scegliere il file che sarà allegato alle tue email. Allo stesso modo, per abilitare la firma, scegli "Sì" e personalizza la tua firma come desideri. È disponibile un'anteprima della formattazione sul lato per mostrarti come apparirà la firma nelle email.
Infine, puoi selezionare la riga dalla quale iniziare l'invio delle email. Ad esempio, se hai 100 indirizzi email nella tua lista ma desideri inviare solo agli ultimi 50, puoi facilmente modificare il punto di partenza. Questa funzione è particolarmente utile se incontri problemi durante l'invio e hai bisogno di riprendere dall'elenco senza inviare duplicati.
Lista email
Destinatari email
Il nostro modello ti consente di inviare email personalizzate a tutti i tuoi contatti integrando campi personalizzati nel testo dell'email che scrivi.Personalizzare le email è fondamentale perché assicura che i tuoi messaggi arrivino direttamente nella casella di posta dei destinatari. Inoltre, ti permette di inserire URL, date, dati e informazioni specifiche per ciascun contatto in modo individuale.
Invece di creare email separate per ogni destinatario, il nostro modello unisce i campi personalizzati che hai definito per ciascun contatto direttamente nell’oggetto e nel corpo dell’email, sostituendo [Column1] fino a [Column10]. Lo script Python sostituirà automaticamente queste variabili con i dati effettivi durante l’invio delle email. In questo modo non sarà più necessario progettare email individuali per ogni persona. Devi solo sfruttare al meglio questi campi personalizzati.
Contenuto dell’email
All’interno di questo modello, puoi creare fino a sei opzioni di contenuto email. Cinque di queste schede sono email standard, mentre la sesta può essere personalizzata con un layout basato su HTML. Tuttavia, non è richiesta alcuna conoscenza di HTML! Iniziamo con le schede delle email standard. Il layout di queste email non è personalizzabile, ma puoi comunque modificare il contenuto del messaggio che desideri inviare.[double]
Per email che richiedono un aspetto più personalizzato, la scheda 'Email HTML' è l'ideale. In questa sezione, gli utenti possono modificare lo stile del testo, aggiungere link e selezionare i tipi di intestazione. Queste personalizzazioni possono essere selezionate tramite i menu a tendina accanto a ciascuna opzione.
Dopo aver effettuato ogni selezione, l'email si aggiornerà automaticamente, creando un aspetto ordinato e professionale. Inoltre, ricorda che tutte le impostazioni applicate nella scheda 'Campi' verranno mantenute. Quindi, se sono attivate firme o allegati, verranno inclusi in ogni email.
Script Python
Prima di poter eseguire il nostro script Python, è necessario installare Python sul tuo computer. Python è un linguaggio di programmazione semplice che funziona su computer Windows, Mac e Linux. Senza Python, il nostro script non potrà essere eseguito e le tue email non verranno inviate, anche se il modello è configurato correttamente.Vale la pena sottolineare che la nostra soluzione basata su Python viene eseguita localmente sul tuo dispositivo. Questo significa che non si affida a server esterni per archiviare o elaborare i tuoi dati, garantendo così che le tue informazioni restino private e sicure. Inoltre, lo script viene condiviso in modo trasparente, permettendo a chiunque di ispezionare il codice. Esaminando il codice sorgente del nostro script Python, potrai verificare che i tuoi dati rimangono privati e vengono condivisi solo con il tuo provider di posta elettronica.
Installazione di Python
Per configurare Python, segui questi passaggi:
- Visita il sito ufficiale di Python: Sito web di Python
- Clicca su 'Downloads' e scegli la versione 3.11 o successiva.
- Avvia il programma di installazione scaricato per iniziare il processo di installazione.
Nota: Gli utenti Windows devono selezionare l'opzione "Add Python to PATH" durante l'installazione. Se dimentichi questo passaggio, disinstalla Python e reinstallalo assicurandoti di selezionare l'opzione per il percorso. Questo passaggio è fondamentale per l'esecuzione futura degli script tramite il "Prompt dei comandi" di Windows.
Librerie Python
Le librerie Python ampliano le funzionalità di uno script, consentendo integrazioni come l'API di Gmail o la lettura di file Excel. Tutte le librerie essenziali per questo strumento sono elencate nel file "requirements.txt" fornito, per facilitare il download. Senza queste librerie, lo script non funzionerà. Questa configurazione va eseguita solo una volta.
Estrai o decomprimi il nostro modello in una cartella a tua scelta; sia su Windows che su Mac il modello verrà estratto in una cartella chiamata "email_sender". Ora spiegheremo come installare le librerie necessarie ed eseguire il mittente email su Windows, e successivamente forniremo le istruzioni anche per Mac.
Di seguito trovi una guida passo-passo per installare queste librerie Python:
Windows
- Su Windows, fai clic con il tasto destro sulla cartella e seleziona "Copia come percorso" per poterlo incollare successivamente.
- Apri il "Prompt dei comandi" su Windows
- All'interno del Prompt dei comandi, digita "cd" e incolla il percorso della cartella dove sono stati posizionati i file.Ecco un esempio se la cartella si trova sul tuo Desktop: cd C:\Users\example_user\Desktop\email_sender
- Quindi premi "Invio" per accedere alla cartella indicata
- Dall'interno della cartella digita: pip3 install -r requirements.txt
- E premi "Invio". Questo comando scaricherà tutti i file necessari per garantire il corretto funzionamento del mittente email.
- Infine, dopo aver configurato il foglio Excel, puoi procedere con l'invio delle email digitando: python3 email_sender.py
- Ecco fatto – premi "Invio" e l'invio delle email dovrebbe iniziare automaticamente.
Durante l'invio delle email, potrai visualizzare tutti i log e i dettagli direttamente nel Prompt dei Comandi. In futuro non sarà necessario reinstallare le librerie ogni volta. Per inviare nuovamente le email, torna nella tua cartella tramite il "Prompt dei Comandi" e digita nuovamente l'ultimo comando "python3".
Per Mac
- Fai clic con il tasto destro sulla cartella chiamata "email_sender" – questa è la cartella che è stata creata quando hai estratto o decompresso il nostro modello.
- Quindi seleziona "Nuovo Terminale nella Cartella" – questo aprirà un nuovo prompt dei comandi Terminale che sarà automaticamente posizionato nella cartella estratta.
- Infine, digita: pip3 install -r requirements.txt
- E premi "Invio", questo comando scaricherà e installerà tutte le librerie necessarie per il mittente email
- Infine, una volta configurato il tuo foglio Excel, digita: python3 email_sender.py
- E premi "Invio", questo avvierà l'invio delle tue email personalizzate.
Come già indicato nelle istruzioni per Windows, non è necessario reinstallare le librerie ogni volta. Per iniziare a inviare email, basta tornare nella cartella tramite il "Terminale" e digitare nuovamente l'ultimo comando "python3".
Flusso di lavoro dello script Python
Lo script Python opera in modo diretto. Inizialmente controlla il file Excel per recuperare tutti i dettagli di configurazione inseriti nella scheda Fields. Se, ad esempio, hai abilitato gli allegati, ti verrà richiesto di selezionare il file che desideri allegare a tutte le tue email.
Utilizzando l'opzione di connessione SMTP, lo script stabilirà una connessione con il provider email da te specificato. Se scegli l'opzione API di Gmail, lo script aprirà una pagina web per consentirti di accedere al tuo account Gmail o Google Worksuite.
Abbiamo progettato questa funzionalità API appositamente per questa attività. Per funzionare correttamente, assicurati di concedere a Python l'autorizzazione a utilizzare i tuoi dati di accesso. Come sottolineato da Python, l'unico scopo di questo accesso è l'invio delle email. Le tue informazioni di accesso e qualsiasi altro dettaglio non saranno condivisi con noi di You Exec né memorizzati da Python. Una volta concesse tutte le autorizzazioni necessarie, riceverai un messaggio di conferma che indica che l'accesso è stato autorizzato.
Una volta confermate le credenziali, lo script avvia il processo di invio delle email. Per ogni email inviata, il Prompt dei Comandi o il Terminale mostrerà un messaggio di conferma con il tipo di email e il destinatario. Questo processo continua fino all'invio di tutte le email. Al termine, un report riepilogativo fornirà il numero totale di email inviate e il tempo impiegato.Se si verifica un errore durante l'invio delle email, lo script ti avviserà e indicherà l'ultima email inviata. In questo modo potrai riprendere l'invio dal punto in cui ti sei interrotto la prossima volta che avvierai il processo. Questo può essere fatto modificando il campo "Inizia a inviare email dalla riga" nel file Excel.
Lo script è inoltre progettato con protezioni integrate. È in grado di riconoscere situazioni che potrebbero impedirne il corretto funzionamento, ad esempio se non sei connesso a Internet, se il modello non è stato compilato correttamente o se è stata modificata la struttura dei file originali. Infine, per chi utilizza Google Sheets, lo script funziona in modo analogo: basta scaricare la versione Excel selezionando "File > Scarica > Microsoft Excel" e posizionare il file nella stessa cartella degli altri documenti. Puoi sempre sovrascrivere questo file con la versione più aggiornata quando necessario.
Conclusione
Ci auguriamo che questo strumento possa ottimizzare il tuo processo di invio delle email. Saremmo lieti di ricevere un tuo feedback o eventuali domande.Durante l'utilizzo di questo modello, se hai richieste di nuove funzionalità, condividi pure il tuo feedback con noi così potremo continuare a migliorare questo mittente email. Grazie mille per la visione.
