Zusammenfassung
Was ist "Kanban"? Kanban ist ein Projektmanagement-Framework, das eine Notizkarten-Visualisierung verwendet, um Karten auf einer Tafel zu gestalten, damit Teammitglieder leicht sehen können, wo sich jede Aufgabe oder jedes Projekt in einer Reihe von Workflow-Stufen befindet. Das Kanban-System, das bei Toyota erfunden wurde, half dem Automobilhersteller, von weniger als dreihundert verkauften Autos pro Jahr zu einem der größten Automobilhersteller der Welt zu werden und bis 2021 Hunderte von Milliarden an Umsatz zu erzielen. Im Folgenden erklären wir Kanban und seine Ursprünge, wie eine "Kanban-Tafel" funktioniert und wie Sie die von uns erstellte Tabellenvorlage Kanban-Tafel herunterladen und anpassen können.
Kanban erklärt
Das Kanban-System wurde in den 1950er Jahren von dem Industrieingenieur Taiichi Ohno bei Toyota entwickelt. Der Begriff Kanban stammt von zwei japanischen Wörtern, "Kan" 看, was Schild bedeutet, und "Ban" 板, was Tafel bedeutet, also "Schildtafel". Der Begriff wurde in Japan um 1600 herum populär, als die Wirtschaft boomte und japanische Städte von konkurrierenden Unternehmen überschwemmt wurden, die kunstvolle Schildtafeln benötigten, um sich abzuheben und um Kunden zu konkurrieren.Diese Tradition hat sich bis zu den Neon-, LED- und 3D-Werbetafeln fortgesetzt, die heute die japanischen Städte bevölkern. Die besten dieser Schilder vermittelten ihren Kernwert so klar und prägnant wie möglich.
Ohnos Kanban-System verwendet Schildkarten auf einer Anzeigetafel, um visuell zu zeigen, in welcher Phase sich eine Aufgabe befindet, und gibt den Betrachtern Hinweise, welche Aktionen als nächstes in einem Prozessablauf zu ergreifen sind. Mit Ohnos eigenen Worten wurde das System entwickelt, "um nur das zu produzieren, was benötigt wird, wann es benötigt wird und in der benötigten Menge." Ohno erfand dieses System auf Geheiß des Toyota-CEO Kiichiro Toyoda, der wollte, dass Toyota in weniger als drei Jahren mit der Produktivität der amerikanischen Autohersteller konkurrieren kann. Allerdings war das Unternehmen in einem so schlechten Zustand, dass sie nicht einmal neue Mitarbeiter einstellen konnten. Sie verfügten nicht über die Ausrüstung, die die Amerikaner hatten, und konnten keine neuen Leute einstellen, also mussten sie ein internes System entwickeln, um ihre Produktivität zu steigern.
Taiichi Ohno arbeitete sich bis zum Maschinenwerkstattleiter hoch und wurde schließlich Direktor.Während dieser Zeit identifizierte er sieben Schlüsselbereiche von Verschwendung, die zur reduzierten Leistung des Unternehmens beitrugen. Insbesondere standen sie vor Problemen der Überproduktion und der Lagerung von Rohmaterialien, was zu Verschwendung führte, wenn die Verbrauchernachfrage schwankte. Daher musste Ohno ein System schaffen, das signalisiert, wann ein neues Produkt benötigt wird, das zur richtigen Zeit mit der Produktionslinie und dem Rohstofflieferanten geteilt werden konnte...
Die Erleuchtung kam 1956, als Ohno in die USA reiste und die amerikanische Supermarktkette Piggly Wiggly besuchte. Das System inspirierte ihn dazu, Papierkarten entlang der Lieferkette zu verwenden, um die Nachfrage zu verfolgen und bei Bedarf Maßnahmen zu signalisieren. Diese Karten würden an der Produktionslinie befestigt bleiben, bis eine Karte fertig war. Die Karte würde dann an das Auto angebracht, und sobald es verkauft wird, würde die Karte zurück zur Produktionslinie gehen. Erst wenn die Karte zur Linie zurückkehrt, könnten die Arbeiter ein neues Produkt entwickeln. Selbst dann würden Karten in einer "Warteschlange" gehalten, bis sie eine bestimmte Anzahl erreichen, die darauf hinweist, dass genügend Nachfrage besteht, um fortzufahren. (Quelle)
Karten wurden nicht nur für Autos verwendet - sondern jedes Material im Produktionsprozess hatte seine eigene Kanban-Karte, damit die Lieferanten nach dem gleichen System arbeiten würden. Dies reduzierte die Lagerhaltung, verbesserte die Effizienz und sorgte für Transparenz in der gesamten Lieferkette. Bis 1964 verbreitete sich das Kanban-System im gesamten Unternehmen und wurde in allen Prozessen bei Toyota eingesetzt. Es führte schließlich zum größeren Toyota-Produktionssystem, über das Sie mehr in unserer [related bracelet="toyo"] Buchzusammenfassung des gleichen Namens lesen oder in einem Video als Teil unserer [related bracelet="proopt"] Präsentationsvorlagen-Framework-Erklärung ansehen können.
Wie Kanban-Boards funktionieren
Heutzutage wird das Kanban-System nicht mit physischen Notizkarten ausgeführt. Kanban wurde schließlich von der Softwareindustrie übernommen und wird oft mit der Lean- oder Agile-Projektmanagementmethode verwendet. Agile ist ein iterativer Projektmanagementstil, bei dem der Manager ein großes Projekt in kleinere Projekte unterteilt, die individuell geplant, entworfen, gebaut und getestet werden, um schneller zu liefern.Da Agile eine Projektmanagement-Philosophie ist und Kanban ein Projektmanagement-Tool, können die beiden gleichzeitig verwendet und sogar mit der Scrum-Methodik kombiniert werden, um an einer Gruppe von Aufgaben in einem kurzen Zeitraum, bekannt als Sprint, zu arbeiten. (Quelle)
Digitale Kanban-Tafeln verwenden heute farbcodierte Spalten, die jede separate Arbeitsphase darstellen, und Karten, die einzelne Aufgaben oder Projekte darstellen, die erledigt werden sollen. Kanban-Tafeln kommen auch typischerweise mit sogenannten "WIP"-Grenzen, die für "work-in-progress"-Grenzen stehen. Diese begrenzen die Anzahl der Aufgaben in einer bestimmten Spalte/Phase, damit keine Phase ins Stocken gerät und zum Engpass wird. Schwimmbahnen können verwendet werden, um Aufgaben nach Teams, Aktivitäten oder Dienstleistungsarten zu trennen. (Quelle)
Digitale Kanban-Tafeln wie Trello von Atlassian nutzen das Kanban-System und bieten zusätzliche Funktionen zur Organisation von Informationen über jede Aufgabe und jedes Produkt.Auf diese Weise können Kanban-Tafeln verwendet werden, um persönliche Aufgaben zu verwalten, einen Redaktionskalender zu erstellen oder einen Verkaufstrichter zu verwalten. Sie können bei der Verwaltung einer Produktentwicklungs-Roadmap oder der Nachverfolgung eines Rekrutierungstrichters helfen. Aber die meisten Organisationen und Produktmanager benötigen keine fortschrittliche Software, um ihre eigene Kanban-Tafel zu erstellen. Wie Toyota gezeigt hat, benötigen Sie nur ein klares Bild Ihres Arbeitsablaufs und eine Möglichkeit, Ihr Projekt zu visualisieren, während es durch jede Phase übergeht.
Kanban-Tafel-Tabelle
Aufgaben visuell verwalten
Geben Sie zunächst alle Aufgaben für ein aktuelles Projekt in die Aufgabenliste ein. Weisen Sie jeder Aufgabe ihre Phase, Priorität, verantwortlichen Eigentümer und Start- und Fälligkeitsdatum zu. Verfolgen Sie dann die in Bearbeitung befindlichen Arbeiten mit den Fortschrittsbalken, wie viele Stunden zur Fertigstellung benötigt wurden und, sobald abgeschlossen, das endgültige Fertigstellungsdatum. Um diese Dropdown-Menüs zu bearbeiten, können Sie die Felder-Registerkarte verwenden, um neue verantwortliche Teammitglieder, Phasen und Prioritätsstufen hinzuzufügen. Sie können auch Ihr Limit für in Bearbeitung befindliche Arbeiten festlegen, was ein kritischer Teil von Kanban ist.
In der Kanban-Tafel ist jede Aufgabe nach ihrer Prioritätsstufe farbcodiert, je nachdem, in welcher Phase sie sich befindet. Wenn eine bestimmte Phase ihr WIP-Limit erreicht hat, wird die Spalte der Phase ausgegraut. Dies dient dazu, dass kein Teil des Workflows überlastet wird.
Betrachten Sie Ihre Aufgaben in einem Kalender
Wenn Sie Ihre Aufgaben lieber nach ihrem anstehenden Fälligkeitsdatum sortieren möchten, sortiert eine Kalenderansicht die Aufgabe nach dem ersten Fälligkeitsdatum auf Ihrer Liste, sodass Sie eine vollständige 12-Monats-Kalenderansicht aller Ihrer anstehenden Aufgaben sehen können.
Betrachten Sie Ihre Aufgaben mit einem Dashboard
Und das Dashboard verfolgt die Gesamtzahl der abgeschlossenen Aufgaben im Vergleich zu den noch zu erledigenden Aufgaben sowie die Anzahl der Aufgaben, die jeder Person und jeder Phase zugewiesen sind. Und das ist alles, was Sie über Kanban wissen müssen. Vergessen Sie nicht, Sie können diese Kanban-Tafel Tabelle für Ihre eigenen Projektmanagement-Bedürfnisse herunterladen und anpassen, um Zeit und Arbeitsstunden zu sparen.
Und wenn Sie weitere Tabellenwerkzeuge benötigen, um Ihre wichtigsten Ziele zu erreichen, schauen Sie sich unsere [related bracelet="todosheet"] Tabellenvorlage sowie unsere [related bracelet="task"] Präsentationsvorlage für alternative Aufgabenverfolgungsvisualisierungen und Projektmanagement-Tools an, um Ihre Arbeit jedes Mal pünktlich zu erledigen.
