Synopsis
Vous sentez-vous un manque de contrôle sur le temps que vous passez en réunions ? Évitez les réunions qui s'éternisent avec de meilleurs outils pour préparer, diriger et faire le suivi après la prochaine réunion de votre équipe. Téléchargez notre dernière collection de modèles Réunion & Ordre du jour (Partie 4) pour synchroniser vos membres d'équipe et augmenter l'efficacité globale du travail.
Le modèle comprend des outils tels que la cadence opérationnelle, les listes de contrôle des réunions, les procès-verbaux des séances, les commentaires sur les réunions, les tableaux de bord des réunions, les aperçus des parties prenantes, le calendrier des présentateurs, les feuilles de remue-méninges de l'équipe, les instructions de suivi des réunions et la ventilation des critères de réunion. De plus, regardez la vidéo explicative complète pour savoir combien de temps nous avons passé en réunions en 2021 et la répartition de Microsoft de la durée idéale de la réunion.
Points forts de l'outil Points forts de l'outil
Cadence opérationnelle
La cadence des réunions est le rythme, le nombre et le rythme des réunions dans votre organisation. Cette diapositive de cadence opérationnelle fournit un résumé de haut niveau de la cadence des réunions de votre équipe. Elle présente un aperçu des réunions d'une année entière, avec des points codés par couleur pour déterminer si la réunion sera un face-à-face, une revue des objectifs, une évaluation des performances ou une conversation sur la carrière. Très utile pour les managers, cette visualisation peut être utilisée pour planifier les revues et suivre les réunions avec les membres individuels de l'équipe sur une base régulière.
Par exemple, les cadres peuvent suivre les revues trimestrielles, planifier des évaluations de performance tous les six mois, ou même planifier à l'avance des augmentations de salaire, des promotions ou des conversations sur les changements de rôle. Ces réunions peuvent être des entretiens individuels entre les managers et les associés ou des réunions de niveau supérieur où un associé rencontre un directeur ou un exécutif au-dessus de leur manager immédiat. (Diapositive 27)
Checklist de réunion
Un outil de checklist de réunion est utile à la fois pour ceux qui organisent des réunions et pour les participants qui souhaitent se préparer à une réunion à l'avance. Cette visualisation de checklist couvre ce que les cadres doivent préparer avant une réunion, planifier pendant la réunion, et faire le suivi après une réunion afin que chaque réunion soit productive et courte.
Si vous êtes le responsable de la réunion, vous pouvez utiliser cette liste pour vous tenir responsable de votre plan pendant que la réunion se déroule. Vous pouvez également la partager avec d'autres membres de l'équipe pour définir les attentes de ce que la réunion comprendra. Cette checklist est personnalisable pour être modifiée pour les tâches qui sont les plus importantes pour vous à cocher. (Diapositive 3)
Compte-rendu de session
Lorsque vous menez vos réunions, il est utile de prendre des notes et de détailler ce que chaque réunion couvrira avec un compte-rendu de session.Cette diapositive de minutes de session décompose un ordre du jour en différents segments de temps qui sont unis par divers objectifs de session. Les minutes de session peuvent être utilisées pour définir des objectifs pour une réunion et enregistrer des décisions pour des actions de suivi.
Un système de drapeaux codés par couleur permet aux dirigeants d'indiquer si une session particulière sera uniquement à distance, à distance et hors ligne, ou complètement hors ligne. Cela est utile pour les plans de réunion post-pandémiques car les structures de travail ont changé et de nombreuses réunions de nos jours sont virtuelles. (Diapositive 12)
Retour sur la réunion
Après avoir conclu une réunion, il est essentiel de faire un suivi sur toutes les décisions prises pour s'assurer que les conclusions de la réunion mènent à l'action. Si vous prévoyez de revisiter le sujet pour une autre session, ou de planifier un atelier, un programme de formation, ou même une convention, vous voudrez sonder vos participants et recueillir leurs pensées avec un formulaire de feedback. Les organisateurs de la réunion sont responsables de remplir les questions, tandis que les participants remplissent le formulaire et déplacent les coches pour évaluer chaque question de mauvaise à excellente. (Diapositive 21)
Tableau de bord de la réunion
Enfin, un tableau de bord de réunion peut aider les dirigeants à suivre toutes leurs réunions à venir à une vue hebdomadaire, quotidienne et mensuelle en même temps. Cette visualisation fournit un calendrier pour détailler où vous en êtes dans l'année.Un aperçu en haut indique combien de réunions sont prévues, reprogrammées ou annulées en un coup d'œil. Dans la section d'aujourd'hui, vous pouvez suivre les réunions à venir, les horaires de chacune et les membres qui y assistent. Et une section de rappel en bas à gauche peut être utilisée pour prendre des notes. (Diapositive 30)
Étude de cas : Microsoft
Ces outils vous aident à mieux vous préparer avant une réunion pour y passer moins de temps. C'est important, car Microsoft a constaté que le nombre moyen de réunions a augmenté en 2021. Dans une enquête auprès de 30 000 travailleurs, Microsoft a constaté que le temps passé dans les équipes de Microsoft a augmenté de 2,5x dans le monde, et la réunion moyenne dure maintenant 10 minutes de plus, avec 45% de chats en plus par semaine et 42% de chats en plus par heure. Ce temps supplémentaire a conduit à des sentiments de "surmenage" et d'épuisement. Microsoft a également constaté que la fatigue s'installe après 30 à 40 minutes de concentration. C'est pourquoi l'entreprise recommande de limiter les réunions à 25 minutes ou au maximum 50 minutes avec une pause de 5 minutes au milieu pour donner au cerveau le temps de se recharger.
Conclusion
Si 25 minutes vous semblent trop courtes, vous avez besoin d'une meilleure préparation. Téléchargez cette collection Réunion & Ordre du jour (Partie 4) pour plus de diapositives sur les aperçus des parties prenantes, les horaires des présentateurs, les feuilles de brainstorming d'équipe, les instructions de suivi des réunions et les décompositions des critères de réunion pour gagner du temps et des heures de travail.De plus, vous pouvez télécharger nos précédents cadres [related bracelet="meetv2"] et [related bracelet="meetv3"] pour plus de diapositives.
