الملخص
قم بتحسين عمليات أعمالك لتحقيق اختراقات جديدة في الحصص ومعايير الجودة. استخدم عرضنا التقديمي تحسين العمليات - بما في ذلك التقنيات والأطر المشتركة - لتكون أكثر كفاءة في ما تقوم به.
أبرز الشرائح
قم بإدراج كل الفوائد لتحسين عملية الأعمال مع هذه الشريحة. ضع في اعتبارك تعزيز الإنتاجية، زيادة رضا الموظفين، تقليل المخاطر، الامتثال، زيادة رضا العملاء، الرشاقة وتكامل التكنولوجيا.
استخدم هذه الشريحة للتواصل حول استراتيجيتك فيما يتعلق بالمسؤولية. تذكر، أنه من خلال تنفيذ الأنظمة الصحيحة، يمكنك تتبع التقدم، وتوفر الوسائل لتقييم العمليات، وتحديد المواعيد النهائية الواقعية ومراقبة المسؤوليات.
مع هذه الشريحة، قدم استراتيجيتك العامة لإعادة هندسة عملية الأعمال بهدف زيادة الأداء وخفض التكاليف. تطرق إلى تحليل العمليات، تطوير العمليات وتتبع العمليات.
نظرة عامة
"تتضمن تحسين العملية ممارسة الأعمال التي تتعلق بتحديد وتحليل وتحسين العمليات التجارية الحالية لتحسين الأداء، وتلبية معايير أفضل الممارسات، أو ببساطة تحسين الجودة وتجربة المستخدم للعملاء والمستخدمين النهائيين،" كما هو محدد بواسطة "CIO الولايات المتحدة."
تشمل أدوات وطرق وتقنيات تحسين العمليات، ولكن لا تقتصر على:
- كايزن
- 5S
- PDCA
- [related bracelet="sigma"]
- [related bracelet="root"]
- تحليل SIPOC
- رسم خريطة تدفق القيمة (VSM)
- إدارة الجودة الشاملة (TQM)
- رسم الخرائط الذهنية
- [related bracelet="kanban"]
- [related bracelet="gap"]
- [related bracelet="scrum"]
"Forbes" توصي بالاستراتيجيات التالية من قادة الإدارة العاملين في صناعات مختلفة لمراجعة وتحسين عمليات الأعمال:
تخيل أن تضاعف إنتاجك - كايل هيرمانز، كن شجاعًا
"قم بتحدي نفسك وفريقك بشكل منتظم لتخيل هذا: إذا كان علينا أن نضاعف ما نقوم به الآن، كيف سنقوم بذلك وكيف ستدعم عملياتنا الحالية ذلك؟"
تبني نماذج الأهداف والنتائج الرئيسية - كارثيك كريشنان، مجموعة بريتانيكا
"تبدأ نماذج OKR بأهداف الأعمال ثم تتدفق إلى أهداف القسم والفريق والأفراد والنتائج المتوقعةيأتي. يتم تعريف 'لماذا' و 'ماذا' بينما يتم ترك 'كيف' للفرق / الموظفين، مما يمنحهم القوة."
نظرة عبر عدسة الربحية - أندي رودوسيفيتش، Hemp Depot
"بينما يبدو أن هناك وصمة سلبية حول مفهوم ربحية الأعمال، إذا لم تكن الشركات الصغيرة ربحية، فإنها لا يمكن أن تبقي الناس موظفين، وتنفيذ عقودها وفي النهاية الحفاظ على جزءها من سلسلة التوريد في حركة."
كن مرتاحًا مع عدم الراحة - سكوت أميكس، Amyx Ventures
"اسأل نفسك ما الذي يخدمه هذه العملية؟ هل ما زالت ذات صلة؟ هل تم تحسينها؟ ما الخطوات التي يمكن القضاء عليها أو تبسيطها؟ هل هناك خطوات يدوية، مكررة أو غير ضرورية؟ كيف يمكن أن تساعد التكنولوجيا والأتمتة؟ التغيير هو الثابت الوحيد."
اطلب الاقتراحات - هيذر نيومان، Content Panda/Creative Maven
"اسأل فريقك عن آرائهم واقتراحاتهم حول كيف يمكن للشركة أن تتحسن. راجع الاقتراحات أسبوعيًا ومرة أو مرتين في السنة (حسب التفاعل وخطورة القضايا المطروحة) قم بإعداد اجتماع لتدوير الحلول."
التطبيق
لتنفيذ تحسين عملية الأعمال، اتبع هذا الدليل، الذي أعده مزود برنامج إدارة المشاريع، مدير المشروع:
- تحديد ما يحتاج إلى تغيير - قم بتحليل عملية أعمالك على مستوى عالٍ وتحديد التغييرات اللازمة. يمكنك الكشف عن المناطق التي تحتاج إلى تحسين عن طريق إجراء تدقيق عملية لاكتشاف أين تكمن المشكلات والمخاطر
- تحليل نقاط الألم - قم بتحليل التغييرات المحتملة لفهم كيفية إجراء التحسينات بشكل واقعي. تأمل في الأسئلة التالية: ما الخطوات التي تخلق العقبات؟ ما هي الجوانب الأكثر استهلاكًا للوقت؟ هل هناك زيادة غير مبررة في التكلفة والموارد؟ هل تأثرت الجودة؟
- الحصول على الشراء - الحصول على دعم من الإدارة العليا للموافقة على خططك للتحسين. '"يمكن أن تستغرق هذه التحسينات وقتًا وتستخدم الموارد، لذا بدون التزام من الإدارة العليا، لن يكون لديك القوة للمضي قدمًا،" كما يقول الخبراء.
- تصميم عملية التحسين - أعد تصميم الجزء غير الكافي من عمليتك وطبق التحسينات التي تراها ضرورية لزيادة الكفاءة.
- إجراء التغيير - قم بتنفيذ التصميم الجديد. قد يتطلب هذا تغيير الأنظمة والفرق والعمليات الحالية، كما يحذر الخبراء.
- مراجعة - تتبع تقدم جميع التحسينات التي نفذتها مشروعك وتأكد من أنها تحقق الأهداف التي حددتها. كما يجب أن تكون مستعدًا لتعديل خطتك وفقًا للقضايا الجديدة التي تظهر.
دراسة حالة
"جعل تحسينات العملية تستمر" بواسطة معهد كينان للمشروعات الخاصة
تظهر الدراسات أن الشركات التي تعتنق ممارسات تحسين العملية تستمتع بتحسينات كبيرة في الكفاءة والتكاليف، كما تقارير "مراجعة هارفارد للأعمال"("HBR").درس براد ستايتس من جامعة نورث كارولينا ' وماتياس هولفيغ وديفيد أبتون من جامعة أكسفورد ' 204 مشاريع متقدمة أطلقت من 2012 إلى 2017 في بنك أوروبي به أكثر من 2000 فرع في 14 دولة ويخدم أكثر من 16 مليون عميل. سعى الباحثون للوصول إلى الجوهر الحقيقي للسبب الذي يجعل بعض التحسينات مستدامة والبعض الآخر ليس كذلك. لتحقيق ذلك، نظروا إلى المبادرة المتقدمة، التي بدأتها الإدارة العليا. ها هو ما اكتشفه هولفيغ وأبتون:
- خلال الأربع سنوات الأولى، أطلق البنك من 33 إلى 51 مشروعًا كل ستة أشهر، يشارك في كل منها 1600 موظف. تحسينات الكفاءة الأولية بلغت متوسط 10٪؛ وارتفعت الأرباح إلى 20٪ بعد عام و31٪ بعد عامين.
- ومع ذلك، على الرغم من الأرباح المثيرة للإعجاب، فشل 21٪ من المشاريع في تحقيق أي تحسينات. بين الـ 79٪ التي أظهرت تحسينات أولية، تراجع الكثير منها: فقط 73٪ كانت لا تزال تحقق نتائج أعلى من القاعدة بعد عام وبعد عامين انخفض العدد إلى 44٪. [/item]
- درس الباحثون ما إذا كانت المشاريع التي كانت ناجحة في البداية يمكن أن تحافظ على المكاسب وتظهر تحسينًا مستمرًا، ولكن فقط 51٪ منها كانت تستمر في التحسين بعد عام من الإطلاق وبعد عامين انخفضت النسبة إلى 36٪.
لتفسير وشرح النتائج بشكل أفضل، تحدث هولويج وأبتون إلى مديري البنك في جميع المواقع الـ14. أسمى المديرون الدعم المرئي من أعضاء مجلس الإدارة والقيادة العليا كشرط ضروري للاستمرار في التحسين. بدونه، يعتقد العاملون في الخطوط الأمامية أن حماسة الشركة للجهد قد تراجعت، ويحدث التراجع، حسبما ذكر المديرون، وفقًا لـ "HBR.[/EDQ] كما تم ذكر الحاجة إلى قياس ومراقبة مستمرة. "معالجة الفاكهة المعلقة منخفضة سهلة؛ يصبح الأمر أصعب في المدى الطويل،[/EDQ] شارك أحد مديري البنك مع الباحثين.