Streszczenie
Zoptymalizuj swoje procesy biznesowe, aby osiągnąć nowe przełomowe wyniki w zakresie norm i standardów jakości. Wykorzystaj naszą prezentację Usprawnianie Procesów - zawierającą powszechne techniki i ramy - aby być bardziej efektywnym w tym, co robisz.
Najważniejsze punkty slajdu
Wymień wszystkie korzyści związane z poprawą procesów biznesowych na tym slajdzie. Rozważ uwzględnienie zwiększenia produktywności, zwiększenia satysfakcji pracowników, zmniejszenia ryzyka, zgodności, zwiększenia satysfakcji klientów, zwinności i integracji technologicznej.
Wykorzystaj ten slajd do komunikowania swojej strategii wokół odpowiedzialności. Pamiętaj, że implementując odpowiednie systemy, możesz śledzić postępy, mieć możliwość oceny procesów, ustalać realistyczne terminy i monitorować obowiązki.
Za pomocą tego slajdu wprowadź swoją ogólną strategię dotyczącą reorganizacji procesów biznesowych w celu zwiększenia wydajności i obniżenia kosztów. Porusz kwestie analizy procesów, rozwoju procesów i śledzenia procesów.
Przegląd
"Poprawa procesów polega na praktyce biznesowej polegającej na identyfikacji, analizie i doskonaleniu istniejących procesów biznesowych w celu optymalizacji wydajności, spełnienia standardów najlepszych praktyk lub po prostu poprawy jakości i doświadczeń użytkowników dla klientów i użytkowników końcowych,[/EDQ] jak zdefiniował "CIO Stany Zjednoczone."
Narzędzia, metody i techniki doskonalenia procesów obejmują, ale nie ograniczają się do:
- Kaizen
- 5S
- PDCA
- [related bracelet="sigma"]
- [related bracelet="root"]
- Analiza SIPOC
- Mapowanie strumienia wartości (VSM)
- Całkowite Zarządzanie Jakością (TQM)
- Mind Mapping
- [related bracelet="kanban"]
- [related bracelet="gap"]
- [related bracelet="scrum"]
"Forbes" poleca poniższe strategie od liderów zarządzania pracujących w różnych branżach do przeglądania i doskonalenia procesów biznesowych:
Wyobraź sobie podwojenie swojego wyniku - Kyle Hermans, bądź odważny
"Regularnie stawiaj sobie i swojemu zespołowi wyzwanie: jeśli musielibyśmy podwoić to, co robimy teraz, jak byśmy to zrobili i jak nasze obecne procesy by to wspierały?
Przyjmij modele celów i kluczowych wyników - Karthik Krishnan, Britannica Group
"Modele OKR zaczynają się od celów biznesowych, a następnie przechodzą do celów departamentów, zespołów i indywidualnych celów oraz oczekiwanych wyników. 'Dlaczego' i 'co' są zdefiniowane, podczas gdy 'jak' pozostaje w gestii zespołów/pracowników, co daje im uprawnienia."
Patrz na to przez pryzmat rentowności - Andy Rodosevich, Hemp Depot
"Chociaż wydaje się, że wokół koncepcji rentowności biznesu krąży negatywna aura, jeśli małe firmy nie są rentowne, nie mogą utrzymać zatrudnienia, realizować swoich kontraktów i ostatecznie utrzymać swoją część łańcucha dostaw w ruchu."
Bądź komfortowy z dyskomfortem - Scott Amyx, Amyx Ventures
"Zapytaj siebie, jaki cel służy ten proces? Czy nadal jest aktualny? Czy jest zoptymalizowany? Jakie kroki można wyeliminować lub usprawnić? Czy są manualne, redundantne lub niepotrzebne kroki? Jak technologia i automatyzacja mogą pomóc? Zmiana jest jedyną stałą."
Poproś o sugestie - Heather Newman, Content Panda/Creative Maven
"Poproś swój zespół o ich opinie i sugestie, jak firma może działać lepiej. Przeglądaj zgłoszenia co tydzień i raz lub dwa razy w roku (w zależności od zaangażowania i powagi poruszonych problemów) zorganizuj spotkanie, aby wymyślić rozwiązania."
Zastosowanie
Aby wprowadzić ulepszenia procesów biznesowych, postępuj zgodnie z tym przewodnikiem, przygotowanym przez dostawcę oprogramowania do zarządzania projektami, Project Manager:
- Określ, co musi ulec zmianie - analizuj procesy biznesowe na wysokim poziomie i identyfikuj konieczne zmiany.Możesz odkryć obszary wymagające poprawy, przeprowadzając audyt procesu, aby dowiedzieć się, gdzie leżą problemy i ryzyka
- Analizuj punkty bólu – analizuj potencjalne zmiany, aby zrozumieć, jak realistycznie wprowadzić poprawki. Zastanów się nad następującymi pytaniami: Które kroki tworzą przeszkody? Które aspekty są najbardziej czasochłonne? Czy jest nieuzasadniony wzrost kosztów i zasobów? Czy jakość jest zagrożona?
- Zdobądź poparcie – uzyskaj wsparcie ze strony kierownictwa, aby zatwierdzić twoje plany na poprawę. '"Te poprawki mogą zająć czas i wykorzystać zasoby, więc bez zobowiązania ze strony kierownictwa, nie będziesz miał mocy, aby kontynuować," mówią eksperci.
- Zaprojektuj proces poprawy – przeprojektuj niewystarczający element swojego procesu i zastosuj poprawki, które uważasz za konieczne, aby zwiększyć efektywność.
- Wprowadź zmianę – wdroż swoje przeprojektowanie. Może to wymagać zmiany istniejących systemów, zespołów i procesów, ostrzegają eksperci.
- Przegląd – śledź postępy wszystkich wprowadzonych przez twoją firmę poprawek i upewnij się, że osiągają one założone cele. Bądź również gotowy do dostosowania swojego planu, gdy pojawią się nowe problemy.
Studium przypadku
"Jak utrzymać trwałość wprowadzanych ulepszeń procesów" według Kenan Institute of Private Enterprise
Badania pokazują, że firmy, które wprowadzają praktyki poprawy procesów, cieszą się znaczącymi ulepszeniami w zakresie efektywności i kosztów, jak podaje "Harvard Business Review"("HBR"). Brad Staats z University of North Carolina oraz Matthias Holweg i David Upton z University of Oxford przeanalizowali 204 projekty lean zainicjowane w latach 2012-2017 w europejskim banku z ponad 2000 oddziałami w 14 krajach, obsługującym ponad 16 milionów klientów. Badacze starali się zrozumieć, dlaczego niektóre ulepszenia są trwałe, a inne nie. W tym celu przyjrzeli się inicjatywie lean, rozpoczętej przez centralę. Oto, co odkryli Holweg i Upton:
- W ciągu pierwszych czterech lat bank uruchomił od 33 do 51 projektów co sześć miesięcy, angażując w każdym z nich 1600 pracowników. Początkowe ulepszenia w efektywności wynosiły średnio 10%; zyski wzrosły do 20% po roku i 31% po dwóch latach.
- Jednak, pomimo imponujących zysków, 21% projektów nie przyniosło żadnych ulepszeń. Wśród 79% tych, które wykazały początkowe ulepszenia, wiele z nich regresowało: tylko 73% nadal przynosiło wyniki powyżej poziomu bazowego po roku, a po dwóch latach liczba ta spadła do 44%.
- Badacze zbadali, czy projekty, które początkowo odnosiły sukcesy, mogły utrzymać te korzyści i wykazywać ciągłe ulepszenia, ale tylko 51% z nich kontynuowało poprawę rok po uruchomieniu, a po dwóch latach liczba ta spadła do 36%.
Aby lepiej zinterpretować i wyjaśnić wyniki, Holweg i Upton rozmawiali z menedżerami banku we wszystkich 14 lokalizacjach. Menedżerowie wymienili widoczne wsparcie ze strony członków zarządu i kierownictwa wyższego szczebla jako jeden z warunków niezbędnych do kontynuowania ulepszania. Bez tego, pracownicy pierwszej linii uważają, że entuzjazm firmy dla wysiłku osłabł, a następuje regres, stwierdzili menedżerowie, według "HBR." Wspomniano również o potrzebie stałego pomiaru i monitorowania. "Zajęcie się nisko wiszącymi owocami jest łatwe; na dłuższą metę staje się to trudniejsze," jeden z menedżerów banku podzielił się z badaczami.
