Synopsis
Vous voulez générer le plus de valeurs commerciales avec le moins de temps et de coût possible ? Même une entreprise prospère peut toujours trouver des moyens de rendre ses processus plus légers, plus rapides et plus efficaces.
Cette Optimisation des processus (Partie 2) présentation comprend des modèles de méthodes éprouvées pour aider à éliminer le superflu. Elle comprend des diapositives pour l'analyse des causes profondes, l'identification des risques, la matrice de complexité et d'incertitude, le Kaizen, la liste de contrôle 4M, le tableau Andon, le système de production Toyota, le cycle de Deming, le PDCA, et bien d'autres qui peuvent être personnalisés pour divers environnements d'équipe. Examinons comment ces méthodes peuvent être utilisées pour améliorer les opérations existantes.
Analyse des causes profondes
Diagramme d'Ishikawa
Avant d'aborder les méthodologies individuelles, examinons les moyens qu'une équipe de projet peut utiliser pour trier et planifier les efforts d'amélioration des processus. Pour commencer, il est important d'identifier le problème principal et sa cause profonde. Dans de nombreux cas, les causes d'un problème sont plus profondes que ce que suggère la surface.
Le diagramme d'Ishikawa, également connu sous le nom de diagramme en arêtes de poisson, présente le problème observé sur le côté droit. (Diapositive 15)
Les cinq pourquoi
Une autre façon de mener une analyse des causes profondes est le cadre des 5 Pourquoi. Contrairement au diagramme d'Ishikawa, les 5 Pourquoi utilisent une approche plus descendante. (Diapositive 16)
Commencez par la grande question en posant le premier Pourquoi. Puis, continuez jusqu'à ce que cinq Pourquoi aient été posés pour arriver aux points plus fins du problème qui ne vous étaient pas évidents au départ.
Risque de processus
Identification des risques
Avec tout plan de changement, il y a des risques déjà associés au processus actuel, et aussi des risques qui pourraient survenir avec les nouveaux changements.
Que l'objectif soit de réduire les risques existants ou de défendre l'entreprise contre les risques potentiels futurs, il est important de dresser la liste des possibilités pour établir une attente réalisable. (Diapositive 6)
Cela soulève également la question de : quel est un compromis valable ? L'entreprise s'aligne-t-elle plus sur une approche "risque élevé, récompense élevée" ? Ou veut-elle jouer la sécurité ?
Complexité et incertitude
En lien avec la gestion des risques, cartographiez toute complexité et incertitude impliquées par votre plan d'amélioration des processus sur cette matrice. (Diapositive 5)
Par exemple, pour une organisation qui cherche des résultats rapides et à faible risque, il pourrait être intéressant de commencer par les procédures situées dans le quadrant inférieur gauche. Ce sont les fruits à portée de main qui ne sont pas trop compliqués à mettre en œuvre et sont assez prévisibles. Avec cette combinaison, vous pouvez voir les résultats rapidement après la mise en œuvre.
Amélioration continue
Kaizen
Passons maintenant aux outils individuels qui peuvent être utilisés tout au long de l'exercice d'optimisation des processus.
Le Kaizen est l'un des outils les plus courants en matière d'amélioration des processus, et pour de bonnes raisons. C'est le cadre qui a apporté un grand succès à des entreprises allant de Toyota à Nestlé.
Le Kaizen peut être visualisé comme une roue en perpétuelle rotation. Le mot clé ici est "continu". Cela signifie que l'amélioration ne s'arrête pas simplement à l'étape numéro 7. Elle continue à se raffiner et à se redéfinir pour obtenir de meilleurs résultats. (Diapositive 21)
Si une équipe a un calendrier d'amélioration des processus bien défini, elle peut modifier ces étapes pour montrer des dates ou des durées spécifiques qui correspondent à chaque étape du processus Kaizen.
Liste de contrôle 4M
Dans le cadre du Kaizen, la liste de contrôle 4M peut être utilisée pour mettre en évidence et suivre les tâches détaillées sur le terrain. Les 4 M représentent : l'Homme, la Machine, le Matériel et la Méthode. Ils permettent à une équipe de projet de prendre conscience de tous les composants critiques avec une meilleure clarté et organisation. (Diapositive 22)
Notez que la liste de contrôle 4M ne fait pas de discrimination contre les détails plus fins. En matière d'amélioration des processus, même un petit détail peut entraîner des économies significatives de coûts et de temps. Ces petites améliorations peuvent également s'accumuler lorsqu'elles se produisent dans un environnement de production à haut volume.
Système de production Toyota (TPS)
Les outils que nous venons de mentionner peuvent tous être regroupés dans le Système de Production Toyota, ou TPS. C'est l'idéologie principale sur laquelle repose l'optimisation des processus. (Diapositive 29)
Dans cette centrale, nous avons les objectifs commerciaux en haut de la maison, soutenus par des piliers constitués de méthodes individuelles d'optimisation des processus, et suivis par les résultats finaux réussis.
