Синопсис
Хотите получить максимальную бизнес-ценность за минимальное время и стоимость? Даже процветающий бизнес всегда может найти способы сделать свои процессы более стройными, быстрыми и эффективными.
Эта Оптимизация процессов (Часть 2) презентация включает шаблоны проверенных методов, которые помогут убрать лишнее. В нее входят слайды для анализа корневых причин, идентификации рисков, матрицы сложности и неопределенности, Кайдзен, чек-лист 4М, доска Андон, Система продукции Toyota, Цикл Деминга, PDCA и многие другие, которые можно настроить для различных командных сред. Давайте рассмотрим, как эти методы можно использовать для улучшения существующих операций.
Анализ корневых причин
Диаграмма Исикавы
Прежде чем мы перейдем к отдельным методологиям, давайте рассмотрим способы, которыми проектная команда может провести триаж и планировать усилия по улучшению процессов. Прежде всего, важно определить основную проблему и ее корень. Во многих случаях причины проблемы глубже, чем предполагает поверхность.
Диаграмма Исикавы, также известная как диаграмма рыбий скелет, представляет наблюдаемую проблему с правой стороны. (Слайд 15)
Пять почему
Другой способ проведения анализа коренных причин - это рамка 5 Почему. В отличие от диаграммы рыбий скелет, 5 Почему использует более верхний подход. (Слайд 16)
Начните с большого вопроса, задав первое Почему. Затем продолжайте, пока не будет задано пять Почему, чтобы добраться до тонкостей проблемы, которые вам сначала не были очевидны.
Риск процесса
Идентификация риска
С любыми планами на изменения существуют риски, которые уже связаны с текущим процессом, а также риски, которые могут возникнуть с новыми изменениями.
Целью может быть снижение существующих рисков или защита бизнеса от потенциальных будущих рисков, важно выложить все возможности, чтобы установить реальные ожидания.(Слайд 6)
Это также поднимает вопрос: что является достойной альтернативой? Соответствует ли бизнес подходу "высокий риск, высокая награда"? Или он хочет играть по-безопасному?
Сложность и неопределенность
В связи с управлением рисками, отобразите любую сложность и неопределенность, подразумеваемые вашим планом улучшения процесса, на этой матрице. (Слайд 5)
Например, для организации, которая ищет низкий риск и быстрые результаты, может быть целесообразно начать с процедур в нижнем левом квадранте. Это низкоподвешенные фрукты, которые не слишком сложно реализовать и достаточно предсказуемы. С таким сочетанием вы можете увидеть результаты быстро после реализации.
Непрерывное улучшение
Кайдзен
Теперь давайте перейдем к отдельным инструментам, которые могут быть использованы в процессе оптимизации процесса.
Кайдзен - один из наиболее распространенных инструментов по улучшению процессов, и по хорошим причинам. Это рамка, которая принесла большой успех компаниям от Toyota до Nestle.
Кайдзен можно визуализировать как вечно вращающееся колесо. Ключевое слово здесь - "непрерывный". Это означает, что улучшение не просто останавливается на шаге номер 7. Оно продолжает уточнять и переопределять для достижения еще лучших результатов.(Слайд 21)
Если у команды есть четко определенный график улучшения процессов, она может редактировать эти шаги, чтобы показать конкретные даты или сроки, которые соответствуют каждому шагу процесса Кайдзен.
Чек-лист 4М
В рамках концепции Кайдзен, чек-лист 4М может быть использован для выделения и отслеживания детализированных задач на месте. 4 М означают: Человек, Машина, Материал и Метод. Они позволяют проектной команде быть в курсе всех критически важных компонентов с лучшей ясностью и организацией. (Слайд 22)
Обратите внимание, что чек-лист 4М не дискриминирует мельчайшие детали. Когда речь идет об улучшении процессов, даже маленькая деталь может привести к значительной экономии затрат и времени. Эти небольшие улучшения также могут накапливаться, когда они происходят в условиях производства большого объема.
Система производства Toyota (TPS)
Упомянутые нами инструменты могут быть объединены в Систему производства Toyota, или TPS. Это основная идеология, на которой основана оптимизация процессов. (Слайд 29)
В этом мощном инструменте у нас есть бизнес-цели на вершине, поддерживаемые столбами, состоящими из отдельных методов оптимизации процессов, и завершаются окончательными успешными результатами.
