Sinopsis
¿Quiere generar los mayores valores comerciales con el menor tiempo y costo? Incluso un negocio próspero siempre puede encontrar formas de hacer sus procesos más ágiles, rápidos y eficientes.
Esta presentación Optimización de Procesos (Parte 2) incluye plantillas para métodos probados y verdaderos que ayudarán a recortar lo innecesario. Incluye diapositivas para el análisis de causa raíz, identificación de riesgos, matriz de complejidad e incertidumbre, Kaizen, lista de verificación 4M, tablero Andon, Sistema de Producto Toyota, Ciclo Deming, PDCA y muchos más que pueden ser personalizados para diversos entornos de equipo. Veamos cómo estos métodos pueden ser utilizados para mejorar las operaciones existentes.
Análisis de causa raíz
Diagrama de Ishikawa
Antes de entrar en las metodologías individuales, revisemos las formas en que un equipo de proyecto puede clasificar y planificar los esfuerzos de mejora de procesos. Para empezar, es importante identificar el problema principal y la raíz del mismo. En muchos casos, hay causas más profundas de un problema de lo que sugiere la superficie.
El Diagrama de Ishikawa, también conocido como Diagrama de Espina de Pescado, presenta el problema observado en el lado derecho. (Diapositiva 15)
Cinco porqués
Otra forma de realizar un análisis de causa raíz es el marco de los 5 Porqués. A diferencia del diagrama de Ishikawa, los 5 Porqués utilizan un enfoque más de arriba hacia abajo. (Diapositiva 16)
Comience con la gran pregunta haciendo el primer Porqué. Luego, continúe hasta que se hayan hecho cinco Porqués para llegar a los puntos más finos del problema que no eran obvios para usted al principio.
Riesgo del proceso
Identificación de riesgos
Con cualquier plan de cambio, existen riesgos que ya están asociados con el proceso actual, y también riesgos que podrían surgir con los nuevos cambios.
Ya sea que el objetivo sea reducir los riesgos existentes o defender el negocio contra posibles riesgos futuros, es importante exponer las posibilidades para establecer una expectativa factible. (Diapositiva 6)
Esto también plantea la pregunta de: ¿qué es un intercambio digno? ¿El negocio se alinea más con un enfoque de "alto riesgo, alta recompensa"? ¿O prefiere jugar a lo seguro?
Complejidad e incertidumbre
Relacionado con la gestión de riesgos, mapee cualquier complejidad e incertidumbre implícita en su plan de mejora de procesos en esta matriz. (Diapositiva 5)
Por ejemplo, para una organización que busca resultados rápidos y de bajo riesgo, podría valer la pena comenzar con procedimientos en el cuadrante inferior izquierdo. Estos son los frutos bajos que no son demasiado complicados de implementar y son bastante predecibles. Con esa combinación, puede ver los resultados rápidamente después de la implementación.
Mejora continua
Kaizen
Ahora, veamos las herramientas individuales que pueden ser utilizadas a lo largo del ejercicio de optimización de procesos.
Kaizen es una de las herramientas más comunes cuando se trata de mejora de procesos, y por buenas razones. Es el marco que ha traído gran éxito a empresas desde Toyota hasta Nestle.
Kaizen puede visualizarse como una rueda en constante rotación. La palabra clave aquí es "continua". Esto significa que la mejora no se detiene simplemente en el paso número 7. Continúa refinándose y redefiniéndose para lograr resultados aún mejores. (Diapositiva 21)
Si un equipo tiene un horario de mejora de procesos bien definido, puede editar estos pasos para mostrar fechas específicas o duraciones que correspondan a cada paso del proceso Kaizen.
Lista de verificación 4M
Bajo el marco de Kaizen, la lista de verificación 4M puede ser utilizada para resaltar y seguir detalladamente las tareas en el terreno. Las 4 M's representan: Hombre, Máquina, Material y Método. Permiten a un equipo de proyecto estar consciente de todos los componentes críticos con mayor claridad y organización. (Diapositiva 22)
Tenga en cuenta que la lista de verificación 4M no discrimina los detalles más finos. Cuando se trata de mejora de procesos, incluso un pequeño detalle puede llevar a ahorros significativos de costos y tiempo. Estas pequeñas mejoras también pueden sumarse cuando ocurren en un entorno de producción de alto volumen.
Sistema de producción Toyota (TPS)
Las herramientas que acabamos de mencionar pueden ser todas agregadas al Sistema de Producción Toyota, o TPS. Esta es la ideología principal en la que se basa la optimización de procesos. (Diapositiva 29)
En este gigante, tenemos los objetivos comerciales en la cima de la casa, respaldados por pilares que están hechos de métodos individuales de optimización de procesos, y seguidos por los resultados finales exitosos.
