Besoin d'une feuille de calcul pour gérer les arrivées d'inventaire ? Nous avons créé un modèle de feuille de calcul Inventory Management dans Excel et Google Sheets pour gérer les entrées de matériaux et les produits qu'ils créent. Notre modèle de feuille de calcul Inventory Management comprend un grand livre pour suivre les commandes et les niveaux d'inventaire pour les matériaux et les produits produits. Les tableaux de bord visualisent ensuite les indicateurs les plus importants liés à la valeur totale de l'inventaire, aux dates d'expiration, aux matériaux les plus demandés et aux prises de commandes maximales par rapport aux prises de commandes minimales. Voici comment utiliser le modèle de feuille de calcul de gestion d'inventaire que nous avons créé pour gérer et visualiser facilement les niveaux d'inventaire de matériaux.
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Disons qu'un restaurateur veut utiliser ce modèle de feuille de calcul d'inventaire pour gérer l'inventaire d'un nouveau restaurant de burgers. Sur l'onglet Champs, personnalisez le nom du rapport, les types de statut courants des commandes de matériaux et les entrées pour évaluer la qualité de l'inventaire en stock puisque la détérioration des aliments est une grande partie des vérifications d'inventaire d'un restaurant.
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Les emplacements de stockage, tels que les réfrigérateurs commerciaux, les congélateurs et les étagères de réserve, peuvent être spécifiés jusqu'au nom de l'allée, du secteur ou de l'étagère. Utilisez des identifiants personnalisés pour identifier ces emplacements plus tard.
Les références de matériaux, telles que le bœuf, le fromage, les pains, la laitue et les cornichons, sont définies ci-dessous.À côté de cela, entrez les références de produit pour vos articles de menu, ainsi que le nom de l'article, l'unité et la description.
Enfin, l'onglet Champs du fournisseur tient compte des fournisseurs fréquemment utilisés et de leurs informations les plus pertinentes. Si vous avez besoin d'ajouter plus de lignes pour des fournisseurs supplémentaires, des emplacements ou des références, ajoutez-les simplement au-dessus de la bordure grise de chaque section.
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Lorsque vous commandez auprès de votre fournisseur de nourriture, une commande peut contenir de nombreux articles. Ainsi, lorsqu'une nouvelle commande de matériaux est reçue, allez à l'onglet Commandes de matériaux et entrez le numéro de commande dans la première colonne. La ligne de commande apparaît maintenant en jaune. Sur la ligne de commande, remplissez le reste des informations de commande, telles que la date et le statut de la commande, la date d'expédition, les frais d'expédition, le numéro de suivi, la date d'arrivée de la commande, l'état à la réception et le fournisseur.
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En dessous, toutes les références de matériaux des ingrédients comme les tomates, le boeuf, les pains et les cornichons - ne pas oublier ces cornichons ! - peuvent ensuite être listées avec la quantité de chaque ingrédient commandé et leur prix unitaire. Pour passer une nouvelle commande d'ingrédients, allez à la ligne vide suivante et entrez un nouveau numéro de commande, et bam - nouvelle ligne de commande.
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Tous ces ingrédients sont maintenant résumés dans l'onglet Inventaire des matériaux sous la colonne "Quantité commandée".Dans ce cas, nous avons commandé à ce jour mille livres de bœuf. Mais nous perdons aussi du bœuf lorsque nous vendons nos hamburgers, ce que la colonne "Stock calculé" prend en compte. Elle soustrait la "Quantité utilisée" de la "Quantité commandée." Ce calcul se trouve sur l'onglet "Production" que nous aborderons dans une minute.
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Utilisez la case à cocher en haut pour indiquer le jour où un contrôle d'inventaire manuel a été effectué et le nombre de jours jusqu'au prochain contrôle d'inventaire. Au fur et à mesure que les contrôles de stock d'inventaire manuels sont effectués, la colonne "Stock QA'd" tient compte de la détérioration des aliments, du vol ou d'autres articles mal comptés. Utilisez la section "Exigences de réapprovisionnement" pour définir le stock minimum et maximum de chaque ingrédient nécessaire chaque jour, ainsi que le délai en jours pour réapprovisionner ces ingrédients. Si la colonne "Quantité commandée" est inférieure au minimum, la colonne de stock calculé sera marquée en rouge pour indiquer qu'une nouvelle commande est nécessaire.
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La section "Stockage" indique où se trouvent les articles. Si plusieurs articles avec le même SKU se trouvent à des endroits différents, créez un nouvel ID de localisation qui est assez large pour englober tous les emplacements.
Enfin, la section "Expiration" définit le temps d'expiration et l'emplacement à choisir en premier pour s'assurer que les bons ingrédients sont déplacés au bon moment. Par exemple, les tomates se gâtent après une semaine, donc marquez la date d'expiration comme étant de sept jours.Le bœuf congelé peut durer de trois à quatre mois. Le Tableau de bord des matériaux visualise ces données pour suivre les principales mesures d'inventaire. Les filtres en haut passent en revue ces données par date de commande ou par référence de matériau spécifique. Dans cet exemple, nous pouvons voir combien de bœuf nous avons en stock, la dernière quantité reçue, la valeur actuelle commandée et son prix unitaire moyen. La valeur de l'inventaire est ensuite visualisée sous forme de graphique à secteurs et de graphique à barres.
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En dessous se trouve la section "Expiration". Ici, les "10 principaux matériaux en fonction du temps d'expiration" (soit le plus court ou le plus long expiration) et les "10 principaux matériaux sur le point d'expirer" en fonction de la plage de dates sélectionnée dans le filtre ci-dessus sont visualisés.
Ci-dessous, le prix unitaire historique, l'évolution dans le temps et la quantité totale de stock sur la période de filtre donnée de la référence spécifique sélectionnée nous permettent d'évaluer à quelle vitesse nous passons à travers notre approvisionnement en bœuf et si nous devons changer nos habitudes de commande.
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N'oubliez pas, si vous voulez utiliser cette feuille de calcul Inventory Management pour remplacer votre logiciel de gestion d'inventaire coûteux et mieux gérer votre stockage d'inventaire de matériaux, vous pouvez la télécharger et la personnaliser dès maintenant.
Alors comment comptabilisez-vous les articles de menu que vous préparez avec tous ces ingrédients ? C'est là que l'onglet Production entre en jeu.Comme l'onglet Commandes de matériaux, commencez par entrer la date de production et le SKU du produit qui est produit. Disons que nous avons produit et servi 50 hamburgers classiques le jour de notre ouverture. Sous la ligne de Production, les quantités de matériaux utilisées pour fabriquer tous ces hamburgers, comme le bœuf, la romaine, la sauce spéciale, les oignons rouges marinés et le pain brioche peuvent tous être comptabilisés. Toutes ces quantités d'ingrédients sont ensuite additionnées dans la colonne "Quantité utilisée" de l'onglet Commandes de matériaux.
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L'onglet de production additionne également le prix unitaire de tous ces matériaux avec un calcul de base pour le coût unitaire moyen par quantité produite. Cela peut aider à calculer votre pourcentage de coût des aliments en un coup d'œil pour fixer correctement vos prix. L'onglet Inventaire des produits compte combien de produits vous avez produits, avec une option pour compter manuellement combien ont été vendus.
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Dans le cas de notre restaurant de hamburgers, ces chiffres devraient être les mêmes, mais d'autres industries peuvent produire plus d'articles qu'elles n'en vendent. Les filtres de stock minimum et maximum, l'emplacement de stockage, la valeur unitaire du produit et la date d'expiration peuvent également être définis pour chaque produit en stock. Sur l'onglet Tableau de bord des produits, nous pouvons sélectionner un SKU de produit spécifique pour évaluer combien de chaque produit nous avons produit et la valeur moyenne de l'inventaire.
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Les graphiques ci-dessus évaluent la valeur totale de l'inventaire en production et des produits en fonction de leur date d'expiration ainsi qu'un tableau pour définir les matériaux minimaux nécessaires pour fabriquer le produit sélectionné et les niveaux de stock actuels de ces ingrédients pour vous assurer que vous êtes toujours correctement approvisionné. Avec des graphiques faciles à lire qui organisent votre gestion des stocks, ce tableau de bord résout vos maux de tête de gestion des stocks. Et n'oubliez pas, vous pouvez télécharger et personnaliser ce modèle Inventory Management dans Microsoft Excel ou Google sheets dès maintenant. Allez maintenant vérifier notre Bookkeeping Dashboard pour gérer vos livres aussi facilement que vous gérez votre inventaire.
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