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DownloadBrauchen Sie eine Möglichkeit, konkurrierende Probleme zu verwalten und zu lösen? Nutzen Sie unsere Problemverfolgung Tabellenvorlage, um zu planen, zuzuweisen, zu verwalten, zu berichten und den Fortschritt mehrerer Probleme zu verfolgen. Eine Problemliste fasst alle offenen Aufgaben zusammen, die dann über Kanban, Dashboard und Gantt-Diagramm-Ansichten visualisiert werden. Problemarten sind farbcodiert und vollständig anpassbar, um die wichtigsten wiederkehrenden Problemfelder zu verfolgen. Mögliche Probleme könnten neue Funktionen zur Entwicklung, zu lösende Fehler, wiederkehrende Aufgaben oder Überarbeitungen der Benutzererfahrung sein.
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Wie können Sie also Ihren eigenen Problemverfolger in Excel erstellen? Für einen Problemverfolger, der wie Jira funktioniert, müssen Sie eine Reihe von konkurrierenden Problemen planen, zuweisen, verwalten, berichten und verfolgen, ob es sich nun um neue Funktionen, Fehler, wiederkehrende wöchentliche Aufgaben oder Überarbeitungen der Benutzererfahrung handelt. Problemverfolger sind für jede Branche unerlässlich, da eine kürzlich durchgeführte Gartner-Umfrage ergab, dass achtundachtzig Prozent der Vorstände Cybersicherheit als Geschäftsrisiko und nicht nur als rein technisches IT-Problem betrachten. (Quelle)
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Aber Sie benötigen keine ausgefallene Problemverfolgungssoftware, um Ihre Arbeitsabläufe zu verwalten.Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre eigene Vorlage für eine Problemverfolgungstabelle in Excel oder Google Tabellen erstellen und welche Komponenten Sie einbeziehen sollten, um sie entweder mit einer bestehenden Projektmanagement-Software für die Problemverfolgung wie Jira zu verwenden oder diese zu ersetzen. Um Zeit zu sparen, können Sie auch unsere Problemverfolgung Vorlage herunterladen und anpassen.
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Dies ist eine Vorlage für eine Problemverfolgungstabelle, die wir erstellt haben und die dazu gedacht ist, das Problemverfolgungssystem, das Sie verwenden, zu ergänzen. Um unsere zu erstellen, haben wir zunächst eine Liste von Problemen erstellt, um offene Tickets zu verfolgen, und diese Liste dann in einen Reporter-Bereich für die Person, die das Ticket öffnet, und einen Resolver-Bereich für die Person, die das Ticket zugewiesen bekommt, unterteilt. Reporter können entweder interne Teammitglieder oder externe Kunden sein, die Probleme erleben. Eine Grafik oben zeigt die Verfügbarkeit des Resolvers, so dass Manager wissen, wessen Zeitplan am meisten offen ist, um neue Probleme zuzuweisen. Jedes Ticket hat auch seinen eigenen ID-Schlüssel, der von uns oder von der von uns verwendeten Ticketing-Software definiert werden kann.
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Dann wird der Typ der Probleme aufgelistet, ob es sich um einen Fehler, ein neues Feature, eine Aufgabe, eine Unter-Aufgabe, eine Story oder ein Epic handelt, was ein Problem-Ticket ist, das ein übergreifendes Projekt repräsentiert, das in spezifische Aufgaben unterteilt ist, die als Benutzer-Stories bezeichnet werden."Epics" helfen Teamleitern, die Benutzerreise zu verwalten und damit verbundene Aufgaben zu bündeln, während "User Stories" Anfragen und Bedürfnisse in der Benutzerreise eines Kunden sind. Wenn Sie also ein PM sind, der ein umfangreiches Projekt verwalten muss, platzieren Sie es in einem Epic, aufgeteilt in Geschichten, Aufgaben und Unteraufgaben.
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Ihre Problemverfolgungsliste sollte Probleme nach Typ sortieren. In unserem Beispiel definieren wir diese Eingaben im Felder-Tab hier. Ihr Felder-Tab sollte auch die Prioritätsstufen Ihrer Probleme definieren, wer ein Ticket öffnen kann, die Stadien Ihres Workflows und den Status der Tickets. In unserer Variation ist jeder Problem-Typ farbcodiert und die Typ-Namen sind im Felder-Tab editierbar.
Jetzt, da Sie alle Probleme in eine Problem-Liste geladen haben, benötigen Sie eine Möglichkeit, all diese Probleme visuell zu verfolgen. In unserem Beispiel bieten wir drei Visualisierungen an: ein Bug-Board, ein Dashboard und ein Gantt-Diagramm - das vollständig anpassbar ist.
Angenommen, Sie möchten dem agilen Framework folgen, das Jira verwendet. Dieses Bug-Board nutzt eine Kanban-Visualisierung, die mit dem agilen Managementstil arbeitet, um Probleme nach Workflow-Stufe zu sortieren. Im Kanban-Stil sind sie nach Priorität farbcodiert.Im agilen Umfeld ist das einfachste Workflow-Format, eine Backlog-Stufe, eine In-Bearbeitung-Stufe, eine Code-Review- oder Qualitätssicherungsstufe und dann eine Abschlussstufe zu haben. Sie sollten auch einige Filter bereitstellen, wie wir es oben getan haben, insbesondere wenn Sie ein Manager sind oder mit mehreren Teammitgliedern arbeiten, damit Einzelpersonen nach ihren wichtigsten Metriken filtern können.
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Wenn wir von Schlüsselleistungsindikatoren sprechen, sollten Sie auch eine Art von Dashboard erstellen, um die Problemverfolgung zu erleichtern. In unserer Vorlage haben wir Tortendiagramme erstellt, um Probleme nach ihrem Status und ihrer Priorität zu verfolgen, sowie Diagramme zur Verfolgung des Problemalters, wie viele von jedem Problemtyp offen sind und alle Arten von anderen hilfreichen Metriken für Projektmanager.
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Diese Metriken sind von entscheidender Bedeutung, da Gartner vorausgesagt hat, dass mindestens 50% der C-Level-Manager bis 2026 Leistungsanforderungen im Zusammenhang mit Cybersicherheitsrisiken in ihren Arbeitsverträgen haben werden. Daher ist die Verfolgung dieser KPIs nicht nur für Sie, sondern auch für Ihren Chef, den Chef Ihres Chefs... und vielleicht sogar den Chef Ihres Chefs von entscheidender Bedeutung! (Quelle)
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Eine alternative Visualisierung zu Kanban ist ein Gantt-Diagramm.Gantt-Diagramme verfolgen visuell den Fortschritt Ihres Arbeitsablaufs über die Zeit, nicht nur über die Stufen, um zu beurteilen, wie lange jedes Problem in jeder Stufe dauert. In unserer Vorlage für die Problemverfolgung ist jeder Problemtyp farbcodiert, und die Namen der Typen können im Felder-Tab bearbeitet werden. Wenn Teammitglieder Fortschritte bei ihren individuellen Problemen machen, können sie die Fortschrittsbalken der aktiven Stufe bearbeiten, indem sie den Prozentsatz zur Fertigstellung neben dem Balken ändern. Dies sorgt für Verantwortlichkeit im gesamten Team, so dass Fortschritte gemacht (und dokumentiert) werden auf aktiven Tickets in Echtzeit.
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Hier sind noch ein paar weitere Diagramme, die in unserem Problem-Dashboard enthalten sind, einschließlich Tortendiagramme für "Probleme nach Typ," um zu sehen, wie viele von jedem Problem Sie zu erledigen haben, ein Balkendiagramm für "Zeit seit Problem," sowie eines für "Lösungszeit" das verfolgt, wie lange es dauert, bis das durchschnittliche Problem gelöst ist, und Balkendiagramme, die Probleme nach Priorität, Stufe oder welcher anderen Metrik Sie jede Problemart überprüfen möchten.
Und das ist alles, was Sie brauchen, um Ihre eigene Vorlage für die Problemverfolgung in Google Tabellen oder Excel zu erstellen. Wenn Sie sich lieber Zeit und Stunden Arbeit sparen möchten, laden Sie einfach die kostenlose Version unserer Vorlage herunter und probieren Sie sie aus. Für weitere Tools zur Steigerung Ihrer teamweiten Produktivität, schauen Sie sich unsere Aufgabenliste Tabellenvorlage jetzt an.
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