会議と議題（パート4）

概要

会議に費やす時間に対するコントロールが不足していると感じますか？より良いツールを使って準備、進行、フォローアップを行うことで、長引く会議を避けましょう。次回のチーム会議後には、最新の会議と議題（パート4）テンプレートコレクションをダウンロードして、チームメンバーを同期させ、全体的な作業効率を向上させます。

このテンプレートには、運用のリズム、会議のチェックリスト、セッションの議事録、会議のフィードバック、会議のダッシュボード、ステークホルダーの概要、プレゼンターのスケジュール、チームのブレインストーミングシート、会議のフォローアップ指示、会議の基準の分解などのツールが含まれています。さらに、2021年にどれだけの時間を会議に費やしたか、そしてMicrosoftが提唱する理想的な会議の長さについて説明するビデオを全編視聴してください。

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会議と議題（パート4）

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ツールのハイライト ツールのハイライト

運用のリズム

会議のリズムとは、組織全体での会議のペース、数、リズムのことを指します。この運用のリズムスライドは、チームの会議リズムの高レベルな概要を提供します。一年間の会議を一目で把握できるように、一対一の会議、目標のレビュー、パフォーマンスのレビュー、キャリアの会話など、会議の種類を色分けしたドットで示しています。マネージャーにとって最も有用なこの視覚化は、レビューのスケジュールを立てたり、個々のチームメンバーとの会議を一貫して追跡したりするために使用できます。

例えば、経営陣は四半期ごとのレビューを追跡したり、6ヶ月ごとのパフォーマンスレビューを計画したり、あるいは昇給、昇進、役職変更の会話を事前に計画することができます。これらの会議は、マネージャーとアソシエイトの一対一の会議であったり、アソシエイトが直属のマネージャー以上のディレクターやエグゼクティブと会うスキップレベルの会議であったりします。(スライド27)

会議チェックリスト

会議を組織する人々と、事前に会議の準備をしたい参加者の両方にとって、会議チェックリストツールは有用です。このチェックリストの視覚化は、会議前に経営陣が準備する必要があること、会議中に計画すること、会議後にフォローアップすることをカバーしており、各会議が生産的で短いものとなるようにします。

会議のリードを務める場合、このリストを使用して、会議が進行中の自分の計画に対する責任を果たすことができます。また、会議が何を含むかの期待値を設定するために、他のチームメンバーと共有することもできます。このチェックリストは、最も重要なタスクをチェックオフするために編集できるようにカスタマイズ可能です。(スライド3)

セッションの議事録

会議を進行する際には、ノートを取り、各会議で何をカバーするかを詳細に記述するセッションの議事録を作成すると便利です。このセッションの議事録スライドは、様々なセッションの目標によって結ばれた時間帯にアジェンダを分割します。セッションの議事録は、会議の目標を設定し、フォローアップアクションの決定を記録するために使用できます。

カラーコードのフラグシステムにより、エグゼクティブは特定のセッションがリモートのみ、リモートとオフライン、または完全にオフラインであるかを示すことができます。これは、職場の構造が変わり、現在の多くの会議が仮想的であるため、ポストパンデミックの会議計画に役立ちます。(スライド12)

会議のフィードバック

会議を終えた後、会議の結論が行動につながるように、決定した事項についてフォローアップすることが重要です。別のセッションでトピックを再訪する予定であるか、ワークショップ、研修プログラム、あるいは大会を開催する予定である場合、出席者の意見をフィードバックフォームで集めることを希望するでしょう。会議のプランナーは質問を記入し、出席者はフォームを記入し、チェックマークを移動して各質問を評価します。(スライド21)

会議ダッシュボード

最後に、会議ダッシュボードはエグゼクティブが週次、日次、月次のすべての今後の会議を一度に追跡するのに役立ちます。このビジュアライゼーションは、年間のどの位置にいるかを詳細に示すカレンダーを提供します。トップの概要では、予定されている会議、再スケジュールされた会議、またはキャンセルされた会議の数を一目で確認できます。今日のセクションでは、今後の会議、各会議の時間、出席するメンバーを追跡できます。また、左下のリマインダーセクションはメモを取るために使用できます。(スライド30)

ケーススタディ：マイクロソフト

これらのツールは、会議にかかる時間を減らすための事前準備をより良くするのに役立ちます。これは重要で、マイクロソフトが2021年に会議の平均数が増加したことを発見したからです。30,000人の労働者を対象にした調査で、マイクロソフトはMicrosoftチームでの作業時間が世界中で2.5倍に増加し、平均的な会議は現在10分長くなり、週に45％、1時間あたり42％のチャットが増えました。この追加時間は"過労"感とバーンアウトを引き起こしました。マイクロソフトはまた、集中力が30から40分後に疲れ始めることを発見しました。そのため、同社は、脳が充電する時間を与えるために、会議を最大25分または最大50分（途中で5分間の休憩を含む）に制限することを推奨しています。

結論

もし25分が短すぎると感じるなら、より良い準備が必要です。ステークホルダーの概要、プレゼンターのスケジュール、チームのブレインストーミングシート、会議のフォローアップ指示、会議の基準の分解など、時間と労働時間を節約するためのさらなるスライドについては、この会議と議題（パート4）コレクションをダウンロードしてください。さらに、以前のMeeting & Agenda (Part 2)およびMeetings & Agendas (Part 3)フレームワークをダウンロードして、より多くのスライドをご覧いただけます。