회의 및 의제 (파트 4)

시놉시스

회의에 얼마나 많은 시간을 보내는지에 대한 통제력이 부족하다고 느끼시나요? 더 나은 도구를 사용하여 준비, 주도, 그리고 팀의 다음 회의 후에 따르는 것을 통해 끌려다니는 회의를 피하십시오. 우리의 최신 회의 및 의제 (파트 4) 템플릿 컬렉션을 다운로드하여 팀원들을 동기화하고 전반적인 업무 효율성을 향상시키십시오.

이 템플릿에는 운영 리듬, 회의 체크리스트, 세션 미니트, 회의 피드백, 회의 대시보드, 이해관계자 개요, 발표자 일정, 팀 브레인스토밍 시트, 회의 후속 지침 및 회의 기준 분해도와 같은 도구가 포함되어 있습니다. 또한, 2021년에 얼마나 많은 시간을 회의에 보냈는지와 Microsoft의 이상적인 회의 시간에 대한 분석을 알아보는 전체 설명 비디오를 시청하십시오.

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회의 및 의제 (파트 4)

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운영 리듬

회의 리듬은 조직 전체의 회의 페이스, 수, 및 페이스입니다. 이 운영 리듬 슬라이드는 팀의 회의 리듬에 대한 고수준 요약을 제공합니다. 이것은 한 해 동안의 회의를 한눈에 보여주며, 색상 코드가 있는 점으로 1대1, 목표 검토, 성과 검토 또는 커리어 대화가 될 회의를 결정합니다. 관리자에게 가장 유용한 이 시각화는 일관된 기간 동안 개별 팀원과의 회의를 예약하고 추적하는 데 사용될 수 있습니다.

예를 들어, 경영진들은 분기별 검토를 추적하고, 6개월마다 성과 평가를 계획하거나, 인상, 승진 또는 역할 변경에 대한 대화를 미리 계획할 수 있습니다. 이러한 회의는 관리자와 직원 간의 일대일 회의일 수도 있고, 직원이 직접적인 관리자보다 상위의 이사나 경영진과 만나는 스킵 레벨 회의일 수도 있습니다. (슬라이드 27)

회의 체크리스트

회의 체크리스트 도구는 회의를 조직하는 사람들과 회의를 준비하려는 참석자들에게 모두 도움이 됩니다. 이 체크리스트 시각화는 경영진이 회의 전에 준비해야 할 것, 회의 중에 계획해야 할 것, 그리고 회의 후에 따라야 할 것을 다룹니다. 이렇게 하면 각 회의가 생산적이면서도 짧게 유지될 수 있습니다.

회의를 주도하는 당신이라면, 이 목록을 사용하여 회의가 진행되는 동안 계획에 대한 책임을 지킬 수 있습니다. 또한 이를 다른 팀원들과 공유하여 회의가 포함할 내용에 대한 기대치를 설정할 수 있습니다. 이 체크리스트는 가장 중요한 작업을 체크하도록 편집할 수 있도록 사용자 정의 가능합니다. (슬라이드 3)

세션 분

회의를 진행하면서, 세션 분을 사용하여 각 회의가 다룰 내용을 상세하게 기록하고 메모하는 것이 도움이 됩니다.이 세션 분의 슬라이드는 다양한 세션 목표로 통합되는 다른 시간 세그먼트로 의제를 분해합니다. 세션 분은 회의의 목표를 설정하고 후속 조치를 위한 결정을 기록하는 데 사용할 수 있습니다.

색상 코드가 지정된 깃발 시스템을 사용하면 임원들이 특정 세션이 원격 전용인지, 원격 및 오프라인인지, 아니면 완전히 오프라인인지를 나타낼 수 있습니다. 이는 직장 구조가 변하고 많은 회의가 이제 가상으로 진행되는 포스트 팬데믹 회의 계획에 유용합니다. (슬라이드 12)

회의 피드백

회의를 마친 후에는 회의 결론이 행동으로 이어지도록 결정 사항을 추적하는 것이 중요합니다. 다른 세션에 대한 주제를 다시 검토하거나, 워크숍, 교육 프로그램, 또는 심지어 컨벤션을 계획하려는 경우, 참석자의 생각을 수집하기 위해 피드백 양식으로 참석자를 설문조사하고 싶을 것입니다. 회의 기획자는 질문을 작성하고, 참석자는 양식을 작성하고 체크마크를 이동하여 각 질문을 나쁨에서 좋음까지 평가합니다. (슬라이드 21)

회의 대시보드

마지막으로, 회의 대시보드는 임원들이 주간, 일일, 월간 뷰에서 모든 다가오는 회의를 한눈에 추적하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이 시각화는 당신이 한 해에서 어디에 있는지를 상세하게 보여주는 달력을 제공합니다.상단의 개요에서는 예정된 회의, 재스케줄링 된 회의, 취소된 회의가 한눈에 보입니다. 오늘 섹션에서는 다가오는 회의, 각 회의의 시간, 참석하는 회원들을 추적할 수 있습니다. 그리고 왼쪽 하단의 알림 섹션은 메모를 작성하는 데 사용할 수 있습니다. (슬라이드 30)

사례 연구: 마이크로소프트

이러한 도구들은 회의에 덜 시간을 할애하기 위해 미리 더 잘 준비할 수 있도록 도와줍니다. 이는 중요한데, 마이크로소프트가 2021년에 회의의 평균 횟수가 증가했다는 것을 발견했기 때문입니다. 30,000명의 근로자를 대상으로 한 설문조사에서 마이크로소프트는 전 세계적으로 마이크로소프트 팀에서 보내는 시간이 2.5배 증가했으며, 평균 회의 시간은 이제 10분 더 길어졌고, 주당 채팅 횟수가 45% 더 많아졌으며, 시간당 채팅 횟수가 42% 더 많아졌다는 것을 발견했습니다. 이 추가 시간은 "과로" 감정과 번아웃을 초래했습니다. 마이크로소프트는 또한 집중력이 30분에서 40분 후에 피로해진다는 것을 발견했습니다. 그래서 회사는 두뇌가 충전할 시간을 주기 위해 회의를 최대 25분 또는 최대 50분으로 제한하고 중간에 5분간 휴식을 권장합니다.

결론

25분이 너무 짧게 느껴진다면, 더 나은 준비가 필요합니다. 이 회의 및 의제 (파트 4) 컬렉션을 다운로드하여 이해당사자 개요, 발표자 일정, 팀 브레인스토밍 시트, 회의 후속 지침 및 회의 기준 분석에 대한 추가 슬라이드를 확인하고 시간과 작업 시간을 절약하세요.게다가, 당신은 우리의 이전 Meeting & Agenda (Part 2) 및 Meetings & Agendas (Part 3) 프레임워크를 다운로드하여 더 많은 슬라이드를 볼 수 있습니다.