Streszczenie
Czas to Twój największy atut. Nie marnuj go. Wykorzystaj naszą prezentację Spotkania i Agendy (Część 3), aby umożliwić całemu zespołowi szybkie podejmowanie decyzji, rozwiązywanie skomplikowanych problemów i dzielenie się cennymi informacjami. Szybko zobrazuj kluczowe dane, cele i następne kroki. Łatwo śledź wskaźniki między spotkaniami, aby mierzyć sukces. Spotykaj się bardziej efektywnie, aby oszczędzić Tobie - i wszystkim innym - czas, pieniądze i zdrowie psychiczne.
Najważniejsze punkty slajdu
Większość dyrektorów uważa 67% spotkań za nieskuteczne. Jednocześnie wzrost popularności rozmów przez Zoom skrócił średni czas spotkania do 30 minut lub mniej. Wykorzystaj slajd Cele sesji do określenia celów na wiele sesji i utrzymania spotkań na temat. Użyj tagów, aby wyjaśnić, które spotkania będą zdalne, a które stacjonarne.
Według McKinsey, ponad 20% siły roboczej będzie pracować zdalnie co najmniej trzy do pięciu dni w tygodniu po 2021 roku, a 42-63% wszystkich komunikacji między pracownikami może odbywać się zdalnie. Użyj slajdu Instrukcje dla spotkań zdalnych do przekierowania nowych pracowników i klientów przez proces spotkań zdalnych w Twojej firmie.
Ponad $399 miliardów jest marnowanych na nieskuteczne spotkania każdego roku, a nieproduktywne spotkania kosztują przeciętną firmę ponad $700,000 rocznie.Oceń skuteczność swoich spotkań za pomocą slajdu Wyniki i rezultaty. Śledź kluczowe wskaźniki KPI i analizy ze spotkań, aby określić, czy osiągnęły one zamierzone rezultaty.
Rezultat
Liczba spotkań wzrosła o 13% w 2020 roku, ale ogólny czas spędzony na spotkaniach zmniejszył się o 20%. W 2020 roku 67% wszystkich spotkań trwało 30 minut lub mniej, podczas gdy tylko 20% trwało pełną godzinę. Ponieważ przeciętny człowiek może skupić się na jednym temacie tylko przez 10 do 18 minut, krótsze spotkania okazują się być bardziej efektywne i zwiększają satysfakcję pracowników.
Zastosowanie
Ten zestaw slajdów może pomóc zredukować ogólny czas spotkań i uczynić je bardziej efektywnymi. Wizualizuj agendę, cele, tematy i następne kroki każdego spotkania. Udostępniaj kluczowe wnioski wszystkim uczestnikom w przyswajalny sposób, aby każdy opuścił spotkanie wiedząc, co zrobić następnie dla maksymalnego wpływu.
- Określ cele. Podziel agendy spotkań na minuty, godziny, dni i tygodnie. Organizuj cały tydzień swojego zespołu na pierwszy rzut oka i udostępniaj harmonogramy na wizualnie zoptymalizowanych slajdach.
- Optymalizuj agendę. Ponieważ 44% pracowników zgłasza mniej czasu na wykonanie swoich zadań po źle zorganizowanym spotkaniu, ustal cele sesji, aby utrzymać spotkania zorganizowane.
- Zaplanuj czas na burzę mózgów. Krótsze spotkania utrzymują wysoki poziom energii.Włącz przerwy i ciche sesje burzy mózgów, aby poprawić przepływ pomysłów.
- Profiluj uczestników, interesariuszy i prelegentów. Google, Amazon i Apple są zgodne - aby spotkania były efektywne, każdy na spotkaniu musi mieć powód, aby tam być.
- Śledź postępy miesięczne. Nawet dobre spotkanie jest porażką, jeśli działania następcze są niejasne. Śledź postępy firmy po spotkaniu, aby potwierdzić, że cele zostały osiągnięte.
Na koniec, zbierz opinie od uczestników. Najlepszym sposobem na potwierdzenie skuteczności każdego spotkania jest przeprowadzenie ankiety wśród pracowników indywidualnie i dzielenie się opiniami, aby uczyć się i rosnąć.
Implementacja
Większość uczestników spotkań preferuje pomoc wizualną, która pobudza ich uwagę i utrzymuje zaangażowanie. Oferuj jasne cele z zwięzłymi agendami. Śledź swoje postępy między spotkaniami. Prezentuj następne kroki i kluczowe nauki z każdej sesji spotkania w atrakcyjnej wizualnie formie. Ostatecznie, użyj tej prezentacji do poprawy ogólnych wyników spotkań.
Studium przypadku
Ankieta przeprowadzona wśród 187 firm na całym świecie o kapitalizacji rynkowej 1 miliarda dolarów przez Marakon Associates i Economist Intelligence Unit wykazała, że 80% czasu zarządzania jest poświęcone na kwestie, które stanowią tylko 20% długoterminowej wartości firmy.Dzięki tej prezentacji możesz wykorzystać strategie, które maksymalizują efektywność spotkań: skupiaj spotkania na podejmowaniu decyzji, mierz wartość swojego porządku obrad, zakończ punkty porządku obrad jak najszybciej, podejmuj decyzje długoterminowe i podążaj za spotkaniami z konkretnymi następnymi krokami.
Aby znaleźć więcej opcji do optymalizacji Twojego następnego spotkania, sprawdź naszą [related bracelet="maap1"] oraz [related bracelet="meetv2"]
