الملخص
الوقت هو أعظم ممتلكاتك. لا تضيعه. استخدم عرضنا التقديمي الاجتماعات والأجندة (الجزء 3) لتمكين فريقك بأكمله لاتخاذ القرارات بسرعة، وحل المشكلات المعقدة ومشاركة المعلومات القيمة. تصور بسرعة البيانات الرئيسية، والأهداف، والخطوات التالية. تتبع المقاييس بسهولة بين الاجتماعات لقياس النجاح. اجتمع بكفاءة أكبر لتوفير الوقت والمال والصحة العقلية لك وللجميع.
أبرز الشرائح
يعتبر معظم الرؤساء التنفيذيين 67% من الاجتماعات غير فعالة. في الوقت نفسه، أدى ارتفاع مكالمات Zoom إلى تقصير متوسط طول الاجتماع إلى 30 دقيقة أو أقل. استخدم شريحة أهداف الجلسة هذه لتحديد الأهداف عبر عدة جلسات والحفاظ على الاجتماعات نقطية. استخدم العلامات لتوضيح أي الاجتماعات ستكون عن بُعد مقابل الاجتماعات الشخصية.
وفقًا لماكنزي، سيعمل أكثر من 20% من القوى العاملة عن بُعد لمدة ثلاثة إلى خمسة أيام على الأقل بعد عام 2021، ويمكن أن تتم 42-63% من جميع الاتصالات بين الموظفين عن بُعد. استخدم شريحة تعليمات الاجتماع عن بُعد لتوجيه الموظفين الجدد والعملاء خلال عملية الاجتماع عن بُعد في شركتك.
يُهدر أكثر من $399 مليار في الاجتماعات غير الفعالة كل عام، وتكلف الاجتماعات غير الإنتاجية الشركة العادية أكثر من $700,000 سنويًا.قياس فعالية اجتماعاتك مع هذا الشريحة النتائج والنواتج. تتبع المؤشرات الرئيسية للأداء والتحليلات عبر الاجتماعات لتحديد ما إذا كانت قد حققت النتائج.
النتيجة
زادت الاجتماعات بنسبة 13% في عام 2020، لكن الوقت الإجمالي في الاجتماعات انخفض بنسبة 20%. في عام 2020، كان 67% من جميع الاجتماعات 30 دقيقة أو أقل، بينما استمر 20% فقط لمدة ساعة كاملة. بما أن الفرد العادي يستطيع فقط التركيز على موضوع واحد لمدة 10 إلى 18 دقيقة، فإن الاجتماعات الأقصر ثبت أنها أكثر فعالية وترفع رضا الموظفين.
التطبيق
يمكن أن يساعد هذا العرض في تقليل الوقت الإجمالي لاجتماعاتك وجعل اجتماعاتك أكثر فعالية. تصور جدول أعمال كل اجتماع، الأهداف، المواضيع، والخطوات التالية. شارك الرؤى الرئيسية مع جميع الحضور بطريقة سهلة الهضم حتى يغادر الجميع معرفة ما يجب القيام به في المرة القادمة للحصول على أقصى تأثير.
- تحديد الأهداف. قم بتقسيم أجندة الاجتماعات بالدقائق، والساعات، والأيام والأسابيع. نظم أسبوع فريقك كله في لمحة وشارك الجداول الزمنية مع شرائح محسنة بصريا.
- تحسين الجدول. حيث يبلغ 44% من الموظفين أنهم يملكون وقتًا أقل لإنهاء مهامهم بعد اجتماع غير منظم بشكل جيد، قم بتحديد أهداف الجلسة للحفاظ على تنظيم الاجتماعات.
- بناء الوقت للتفكير. الاجتماعات الأقصر تحافظ على مستويات الطاقة.قم بتضمين الاستراحات وجلسات التفكير الصامتة لتحسين تدفق الأفكار.
- قم بتحليل المشاركين وأصحاب المصلحة والمقدمين. Google و Amazon و Apple جميعهم متفقون - من أجل أن تكون الاجتماعات فعالة، يجب أن يكون لكل شخص في الاجتماع سبب لكونه هناك.
- تتبع التقدم الشهري. حتى الاجتماع الجيد هو فشل إذا كانت الإجراءات التالية غير واضحة. تتبع تقدم الشركة بعد الاجتماع لتأكيد تحقيق الأهداف.
أخيرًا، اجمع الردود من المشاركين. أفضل طريقة لتأكيد فعالية كل اجتماع هي استطلاع آراء موظفيك بشكل فردي ومشاركة الردود للتعلم والنمو.
التنفيذ
معظم المشاركين في الاجتماع يفضلون الأدوات البصرية التي تحفز انتباههم وتبقيهم مشاركين. قدم أهداف واضحة مع أجندات مختصرة. تتبع تقدمك بين الاجتماعات. قدم الخطوات التالية والتعلم الرئيسي من كل جلسة اجتماع بتنسيق جذاب بصريًا. في النهاية، استخدم هذا العرض لتحسين نتائج الاجتماعات بشكل عام.
دراسة حالة
أظهرت استطلاع لـ 187 شركة على مستوى العالم برأسمال سوقي يبلغ مليار دولار أجرته Marakon Associates ووحدة المعلومات الاقتصادية أن 80٪ من وقت الإدارة يُقضى في مسائل تمثل فقط 20٪ من قيمة الشركة على المدى الطويل.مع هذه المجموعة، يمكنك الاستفادة من الاستراتيجيات التي تعظم كفاءة الاجتماعات: ركز الاجتماعات على القرارات، قم بقياس قيمة جدول أعمالك، أكمل بنود جدول الأعمال في أقرب وقت ممكن، اتخذ قرارات تدوم طويلاً، واتبع الاجتماعات بخطوات تالية قابلة للتنفيذ.
لمزيد من الخيارات لتحسين اجتماعك القادم، تحقق من [related bracelet="maap1"] و [related bracelet="meetv2"]
