Özet
Zamanınız en büyük varlığınızdır. Onu boşa harcamayın. Toplantılar & Gündemler (Bölüm 3) sunumumuzu kullanarak tüm ekibinizi hızlı kararlar almak, karmaşık sorunları çözmek ve değerli bilgileri paylaşmak için güçlendirin. Anahtar verileri, hedefleri ve sonraki adımları hızlıca görselleştirin. Toplantılar arasında başarıyı ölçmek için metrikleri kolayca takip edin. Daha verimli toplantılar yaparak sizin ve herkesin zamanını, parasını ve aklını koruyun.
Slaytın Öne Çıkanları
Çoğu yönetici toplantıların 67%'sini etkisiz olarak görüyor. Aynı zamanda, Zoom çağrılarının artması ortalama toplantı süresini 30 dakika veya daha kısa bir süreye indirdi. Bu Oturum Hedefleri slaytını kullanarak birden çok oturum boyunca hedefleri belirleyin ve toplantıları noktasına getirin. Hangi toplantıların uzaktan ve hangilerinin yüz yüze olacağını belirtmek için etiketleri kullanın.
McKinsey'e göre, iş gücünün 20%'den fazlası 2021'den sonra haftada en az üç ila beş gün uzaktan çalışacak ve tüm çalışanlar arası iletişimin 42-63%'i uzaktan yapılabilir. Uzaktan Toplantı Talimatları slaytını kullanarak yeni işe alınanları ve müşterileri şirketinizin uzaktan toplantı sürecine yönlendirin.
Her yıl etkisiz toplantılarda $399 milyardan fazla para israf ediliyor ve verimsiz toplantılar ortalama bir şirkete yılda $700,000 üzerinde maliyet oluşturuyor.Bu Sonuçlar ve Çıktılar slaydı ile toplantılarınızın etkinliğini ölçün. Toplantılar arasında anahtar KPI'ları ve analitikleri takip edin ve sonuçları elde edip etmediklerini belirleyin.
Sonuç
Toplantılar 2020'de %13 arttı, ancak genel toplantı süresi %20 azaldı. 2020'deki tüm toplantıların %67'si 30 dakika veya daha kısa sürdü, yalnızca %20'si tam bir saat sürdü. Ortalama bir bireyin tek bir konuya 10 ila 18 dakika arasında odaklanabildiği göz önüne alındığında, daha kısa toplantıların daha etkili olduğu ve çalışan memnuniyetini artırdığı kanıtlanmıştır.
Uygulama
Bu slayt seti, genel toplantı sürenizi azaltmanıza ve toplantılarınızı daha etkili hale getirmenize yardımcı olabilir. Her toplantının gündemini, hedeflerini, konularını ve sonraki adımlarını görselleştirin. Anahtar bilgileri tüm katılımcılarla sindirilebilir bir şekilde paylaşın, böylece herkes en yüksek etki için ne yapması gerektiğini bilerek ayrılır.
- Hedefleri belirleyin. Toplantı gündemlerini dakika, saat, gün ve hafta olarak ayrıştırın. Ekibinizin tüm haftasını bir bakışta düzenleyin ve programları görsel olarak optimize edilmiş slaytlarla paylaşın.
- Gündemi optimize edin. Çalışanların %44'ü kötü organize edilmiş bir toplantıdan sonra görevlerini tamamlamak için daha az zamanları olduğunu bildirdiğinden, toplantıları organize tutmak için oturum hedefleri belirleyin.
- Beyin fırtınası yapmak için zaman ayırın. Daha kısa toplantılar enerji seviyelerini yüksek tutar.Fikir akışını iyileştirmek için molalar ve sessiz beyin fırtınası oturumları ekleyin.
- Katılımcıları, paydaşları ve sunum yapanları profilleştirin. Google, Amazon ve Apple hepsi aynı fikirde - toplantıların etkili olabilmesi için toplantıda olan herkesin orada olmak için bir nedeni olmalıdır.
- Aylık ilerlemeyi takip edin. İyi bir toplantı bile, takip eylemleri belirsizse başarısızdır. Toplantı sonrası şirket ilerlemesini takip edin ve hedeflerin gerçekleştiğini teyit edin.
Son olarak, katılımcılardan geri bildirim toplayın. Her toplantının etkinliğini teyit etmenin en iyi yolu, çalışanlarınızı bireysel olarak anket yapmak ve geri bildirimleri öğrenmek ve büyümek için paylaşmaktır.
Uygulama
Toplantı katılımcılarının çoğu, dikkatlerini canlandıran ve onları etkin tutan görsel yardımcıları tercih eder. Net hedefler sunun ve gündemleri özlü tutun. Toplantılar arasındaki ilerlemenizi takip edin. Her toplantı oturumundan sonraki adımları ve ana öğrenmeleri görsel olarak çekici bir formatta sunun. Sonuçta, bu sunumu genel toplantı sonuçlarını iyileştirmek için kullanın.
Vaka çalışması
Marakon Associates ve Economist Intelligence Unit tarafından yapılan ve piyasa değeri 1 milyar dolar olan 187 şirket üzerinde yapılan bir araştırma, yönetimin zamanının %80'inin, bir şirketin uzun vadeli değerinin sadece %20'sini oluşturan konulara harcandığını ortaya koydu.Bu sunum ile toplantı verimliliğini maksimize eden stratejilerden yararlanabilirsiniz: toplantıları kararlara odaklayın, gündeminizin değerini ölçün, gündem maddelerini olabildiğince hızlı tamamlayın, kararları uzun vadede sürdürün ve toplantıları eyleme geçirilebilir sonraki adımlarla takip edin.
Bir sonraki toplantınızı optimize etmek için daha fazla seçenek arıyorsanız, [related bracelet="maap1"] ve [related bracelet="meetv2"] ile ilgili ürünlerimize göz atın.
