خلاصہ
وقت آپ کا سب سے بڑا اثاثہ ہے۔ اسے ضائع نہ کریں۔ ہمارے میٹنگز اور ایجنڈا (حصہ 3) ڈیک کا استعمال کرکے اپنی پوری ٹیم کو تیزی سے فیصلے کرنے، پیچیدہ مسائل حل کرنے اور قیمتی معلومات شیئر کرنے میں مدد کریں۔ فوری طور پر اہم ڈیٹا، مقاصد، اور اگلے منصوبوں کو واضح کریں۔ آسانی سے میٹنگز کے درمیان میٹرکس کا نگرانی کریں تاکہ کامیابی کا اندازہ لگایا جا سکے۔ زیادہ موثر طور پر ملاقات کریں تاکہ آپ — اور باقی سب — کا وقت، پیسہ، اور عقل صحت بچایا جا سکے۔
سلائیڈ کی خصوصیات
زیادہ تر ایگزیکٹوز 67% میٹنگز کو ناکام قرار دیتے ہیں۔ اسی وقت میں، زوم کالز کی بڑھتی ہوئی شہرت نے اوسط میٹنگ کی لمبائی کو 30 منٹ یا اس سے کم کر دیا ہے۔ اس سیشن کے مقاصد سلائیڈ کا استعمال کریں تاکہ متعدد سیشنز میں مقاصد کو واضح کریں اور میٹنگز کو مقصد کے مطابق رکھیں۔ ٹیگز کا استعمال کریں تاکہ واضح کریں کہ کون سی میٹنگز ریموٹ ہوں گی اور کون سی شخصی ہوں گی۔
میکنزی کے مطابق، 20% سے زیادہ کارکن 2021 کے بعد بھی ہفتے کے کم از کم تین سے پانچ دن ریموٹلی کام کریں گے، اور 42-63% تمام ملازمین کے درمیانی مواصلات ریموٹلی کی جا سکتی ہیں۔ ریموٹ میٹنگ کی ہدایات سلائیڈ کا استعمال کریں تاکہ نئے بھرتیوں اور کلائنٹس کو آپ کی کمپنی کے ریموٹ میٹنگ کے عمل کا ہدایت کریں۔
ہر سال $399 بلین سے زیادہ رقم ناکام میٹنگز میں ضائع ہوتی ہے، اور غیر پیداوار میٹنگز نے اوسط کمپنی کو سالانہ $700,000 سے زیادہ خرچ کرایا ہے۔اپنی میٹنگوں کی کارکردگی کا اندازہ لگائیے اس نتائج اور نتیجے سلائیڈ کے ساتھ۔ میٹنگوں میں مرکزی KPIs اور تجزیات کا تعقب کریں تاکہ یہ تعین کیا جا سکے کہ کیا انہوں نے نتائج حاصل کیے۔
نتیجہ
میٹنگوں میں 13% اضافہ ہوا ہے 2020 میں، لیکن کل میٹنگوں میں گزارے گئے وقت میں 20% کمی ہوئی۔ 2020 میں، تمام میٹنگوں کا 67% صرف 30 منٹ یا اس سے کم کا تھا، جبکہ صرف 20% پورے ایک گھنٹے کی مدت رکھتی تھیں۔ چونکہ اوسط شخص صرف 10 سے 18 منٹ تک ایک ہی موضوع پر توجہ مرکوز کر سکتا ہے، لہذا مختصر میٹنگیں ثابت ہوتی ہیں کہ یہ زیادہ موثر ہوتی ہیں اور ملازمین کی خوشی میں اضافہ کرتی ہیں۔
اطلاق
یہ ڈیک آپ کی کل میٹنگ کے وقت کو کم کرنے اور آپ کی میٹنگوں کو زیادہ موثر بنانے میں مدد کر سکتی ہے۔ ہر میٹنگ کا ایجنڈا، مقاصد، موضوعات، اور اگلے قدموں کو واضح کریں۔ تمام شرکاء کے ساتھ کلیدی بصیرتوں کا اشتراک کریں ایک ہضم کرنے والے طریقے سے تاکہ ہر کوئی جانتا ہو کہ اگلے کیا کرنا ہے برائے زیادہ اثر۔
- مقاصد کا خاکہ بنائیں۔ میٹنگ کے ایجنڈے کو منٹوں، گھنٹوں، دنوں اور ہفتوں کے حساب سے توڑیں۔ اپنی ٹیم کا پورا ہفتہ ایک نظر میں منظم کریں اور ویژوئلی بہترین سلائیڈز کے ساتھ شیڈولز کا اشتراک کریں۔
- ایجنڈہ کو بہتر بنائیں۔ چونکہ 44% ملازمین یہ رپورٹ کرتے ہیں کہ ایک بہت بد ترتیب میٹنگ کے بعد ان کے پاس اپنے کام مکمل کرنے کا کم وقت ہوتا ہے، لہذا میٹنگوں کو منظم رکھنے کے لئے سیشن کے مقاصد کو مقرر کریں۔
- برین سٹارمنگ کے لئے وقت شامل کریں۔ مختصر میٹنگیں توانائی کے سطح کو برقرار رکھتی ہیں۔وقفے اور خاموش تفکر کے اجلاسات کو شامل کریں تاکہ خیالات کی بہتر روانی ہو سکے۔
- حاضرین، حصہ داروں اور پیش کرنے والوں کی پروفائل تیار کریں۔ گوگل، آمازون، اور ایپل سب متفق ہیں - اجلاسات کو کامیاب بنانے کے لئے، اجلاس میں ہر شخص کو وہاں ہونے کی وجہ ہونی چاہیے۔
- ماہانہ پیشرفت کا ٹریک رکھیں۔ اچھی میٹنگ بھی ناکام ہوتی ہے اگر فالو اپ کی کارروائیاں غیر واضح ہوں۔ میٹنگ کے بعد کمپنی کی پیشرفت کا ٹریک رکھیں تاکہ یقینی بنا سکیں کہ اہداف حاصل ہو رہے ہیں۔
آخر میں، حاضرین سے رائے حاصل کریں۔ ہر اجلاس کی کامیابی کی تصدیق کرنے کا بہترین طریقہ یہ ہے کہ آپ اپنے ملازمین سے انفرادی طور پر رائے حاصل کریں اور رائے کا تبادلہ کریں تاکہ سیکھنے اور بڑھنے میں مدد مل سکے۔
عمل درآمد
زیادہ تر اجلاس کے حاضرین وہ بصری مددگار پسند کرتے ہیں جو ان کی توجہ کو بہتر بناتے ہیں اور انہیں متوجہ رکھتے ہیں۔ واضح اہداف کے ساتھ مختصر ایجنڈے پیش کریں۔ اجلاسوں کے درمیان اپنی پیشرفت کا ٹریک رکھیں۔ ہر اجلاس کے سیشن سے اگلے قدموں اور اہم سیکھنے کی پیش کش کریں ایک بصریاً دلچسپ شکل میں۔ آخر کار، اس پیش کش کا استعمال کریں تاکہ مجموعی طور پر اجلاس کے نتائج میں بہتری لا سکیں۔
کیس سٹڈی
ماراکون ایسوسی ایٹس اور اکنامسٹ انٹیلیجنس یونٹ کے ذریعہ 1 ارب ڈالر کی بازاری قیمت والی 187 کمپنیوں کے سر وے نے یہ دریافت کیا ہے کہ 80% انتظامیہ کا وقت صرف ان مسائل پر خرچ ہوتا ہے جو صرف کمپنی کی طویل مدتی قیمت کا 20% ہیسہ بنتے ہیں۔اس سلائیڈ کے ساتھ، آپ میٹنگ کی کارگردگی کو زیادہ سے زیادہ کرنے والی حکمت عملی پر کام کر سکتے ہیں: فیصلوں پر میٹنگ کا مرکز بنائیں، اپنے ایجنڈا کی قدر پیمائش کریں، ایجنڈا-آئٹمز کو جتنا جلد ممکن ہو مکمل کریں، فیصلے طویل مدتی ہوں، اور میٹنگ کے بعد قابل عمل اگلے قدموں کے ساتھ فالو اپ کریں۔
اگر آپ اپنی اگلی میٹنگ کو بہتر بنانے کے لئے مزید اختیارات تلاش کر رہے ہیں تو ہماری [related bracelet="maap1"] اور [related bracelet="meetv2"] دیکھیں
