خلاصه
زمان بزرگترین دارایی شما است. آن را هدر ندهید. از دسته جلسات و دستور کار (بخش 3) ما برای توانمندسازی تیم کامل خود برای اتخاذ تصمیمات سریع، حل مشکلات پیچیده و به اشتراک گذاری اطلاعات ارزشمند استفاده کنید. به سرعت داده های کلیدی، اهداف و مراحل بعدی را ببینید. به راحتی معیارها را بین جلسات برای اندازه گیری موفقیت ردیابی کنید. به طور کارآمد تر جلسه برگزار کنید تا زمان، پول و عقل خود و دیگران را صرفه جویی کنید.
برجسته های اسلاید
بیشتر مدیران اجرایی 67% از جلسات را ناکارآمد می دانند. در عین حال، افزایش تماس های زوم میانگین طول جلسات را به 30 دقیقه یا کمتر کاهش داده است. از این اسلاید اهداف جلسه برای تعریف اهداف در سراسر جلسات متعدد و نگه داشتن جلسات به نقطه استفاده کنید. از برچسب ها برای توضیح دادن که کدام جلسات به صورت از راه دور در مقابل حضوری خواهند بود.
به گفته مک کینزی، بیش از 20% از نیروی کار حداقل سه تا پنج روز در هفته بعد از سال 2021 به صورت از راه دور کار خواهند کرد و 42-63% از تمام ارتباطات بین کارمندان می تواند به صورت از راه دور انجام شود. از اسلاید دستورالعمل های جلسه از راه دور برای راهنمایی استخدام های جدید و مشتریان از طریق فرآیند جلسه از راه دور شرکت خود استفاده کنید.
بیش از $399 میلیارد در جلسات ناکارآمد هر ساله هدر می رود و جلسات ناکارآمد به شرکت متوسط بیش از $700,000 در سال هزینه می کند. کارایی جلسات خود را با این اسلاید نتایج و پیامدها اندازه گیری کنید. KPI های کلیدی و تجزیه و تحلیل را در سراسر جلسات ردیابی کنید تا مشخص شود آیا آنها نتایج را به دست آوردند.
نتیجه
جلسات در سال 2020 به میزان 13% افزایش یافت، اما زمان کلی در جلسات 20% کاهش یافت. در سال 2020، 67% از تمام جلسات 30 دقیقه یا کمتر بودند، در حالی که فقط 20% یک ساعت کامل طول کشیدند. از آنجا که میانگین فرد فقط می تواند بر روی یک موضوع تک به مدت 10 تا 18 دقیقه تمرکز کند، جلسات کوتاه تر اثبات شده اند که کارآمدتر هستند و رضایت کارمندان را افزایش می دهند.
کاربرد
این دسته می تواند به کاهش زمان کلی جلسات شما و افزایش کارایی جلسات شما کمک کند. دستور کار هر جلسه، اهداف، موضوعات و مراحل بعدی را بصری سازی کنید. بینش های کلیدی را به صورت قابل هضم با تمام شرکت کنندگان به اشتراک بگذارید تا همه با دانستن اینکه بعد از این چه کاری باید انجام دهند، حداکثر تاثیر را بگذارند.
- تعریف اهداف. دستور کار جلسات را به دقایق، ساعات، روزها و هفته ها تقسیم کنید. هفته کامل تیم خود را در یک نگاه سازماندهی کنید و برنامه ها را با اسلایدهای بهینه سازی شده بصری به اشتراک بگذارید.
- بهینه سازی دستور کار. از آنجا که 44% از کارمندان گزارش می دهند که پس از یک جلسه بد سازماندهی شده، وقت کمتری برای تکمیل وظایف خود دارند، اهداف جلسه را برای نگه داشتن جلسات سازماندهی شده تعیین کنید.
- زمانی برای مغز استورم ایجاد کنید. جلسات کوتاه تر سطح انرژی را بالا می برند.استراحت ها و جلسات فکری ساکت را برای بهبود جریان ایده ها ادغام کنید.
- مشخصات شرکت کنندگان، ذینفعان و ارائه دهندگان را پروفایل کنید. Google، Amazon و Apple همه موافقند - برای اینکه جلسات موثر باشند، همه افراد حاضر در جلسه باید دلیلی برای حضور داشته باشند.
- پیشرفت ماهانه را ردیابی کنید. حتی یک جلسه خوب نیز در صورت عدم وضوح اقدامات پیگیری، شکست خورده است. پیشرفت شرکت را پس از جلسه ردیابی کنید تا اطمینان حاصل کنید که اهداف برآورده شده اند.
در نهایت، نظرات شرکت کنندگان را جمع آوری کنید. بهترین راه برای تایید کارایی هر جلسه، نظرسنجی از کارمندان به صورت فردی و به اشتراک گذاری بازخورد برای یادگیری و رشد است.
پیاده سازی
بیشتر شرکت کنندگان در جلسات ترجیح می دهند که از ابزارهای بصری استفاده کنند که توجه آنها را جلب کند و آنها را درگیر کند. اهداف روشنی با دستور کارهای مختصر ارائه دهید. پیشرفت خود را بین جلسات ردیابی کنید. مراحل بعدی و یادگیری های کلیدی از هر جلسه را در قالبی جذاب بصری ارائه دهید. در نهایت، از این ارائه برای بهبود نتایج کلی جلسه استفاده کنید.
مطالعه موردی
یک نظرسنجی از 187 شرکت در سراسر جهان با ارزش بازار 1 میلیارد دلار که توسط Marakon Associates و Economist Intelligence Unit انجام شده بود، کشف کرد که 80% از زمان مدیریت بر روی مسائلی صرف می شود که فقط 20% از ارزش بلند مدت یک شرکت را تشکیل می دهند. با این دسته، شما می توانید از استراتژی هایی که کارایی جلسه را به حداکثر می رساند سرمایه گذاری کنید: تمرکز جلسات بر روی تصمیمات، ارزیابی ارزش دستور کار خود، تکمیل موارد دستور کار به محض امکان، اتخاذ تصمیمات بلند مدت، و پیگیری جلسات با اقدامات قابل اجرا برای مراحل بعدی.
برای گزینه های بیشتر برای بهینه سازی جلسه بعدی شما، به [related bracelet="maap1"] و [related bracelet="meetv2"] ما نگاهی بیندازید.
