Sammanfattning
Tid är din största tillgång. Slösa inte bort den. Använd vår Möten & Agendor (Del 3) presentation för att ge hela ditt team möjlighet att fatta snabba beslut, lösa komplicerade problem och dela värdefull information. Visualisera snabbt viktig data, mål och nästa steg. Spåra enkelt mätvärden mellan möten för att mäta framgång. Möt mer effektivt för att spara dig - och alla andra - tid, pengar och sinnesro.
Höjdpunkter från presentationen
De flesta chefer anser att 67% av mötena är ineffektiva. Samtidigt har uppgången av Zoom-samtal förkortat genomsnittlig möteslängd till 30 minuter eller mindre. Använd detta Session Goals bild för att skissa upp mål över flera sessioner och hålla mötena till punkt och pricka. Använd taggar för att klargöra vilka möten som kommer att vara på distans kontra personligen.
Enligt McKinsey kommer mer än 20% av arbetskraften att arbeta på distans minst tre till fem dagar i veckan efter 2021, och 42-63% av all intern kommunikation mellan anställda kan göras på distans. Använd Remote Meeting Instructions bild för att guida nya anställda och kunder genom ditt företags process för distansmöten.
Mer än $399 miljarder slösas bort på ineffektiva möten varje år, och improduktiva möten kostar det genomsnittliga företaget över $700,000 årligen.Mät effektiviteten av dina möten med denna Resultat och Utfall bild. Spåra viktiga KPI:er och analyser över möten för att avgöra om de uppnådde resultat.
Utfall
Möten ökade med 13% under 2020, men den totala tiden i möten minskade med 20%. Under 2020 var 67% av alla möten 30 minuter eller mindre, medan endast 20% varade en hel timme. Eftersom den genomsnittliga individen endast kan koncentrera sig på ett ämne i 10 till 18 minuter, har det visat sig att kortare möten är mer effektiva och ökar medarbetarnöjdheten.
Tillämpning
Denna presentation kan hjälpa till att minska din totala mötestid och göra dina möten mer effektiva. Visualisera varje mötes agenda, mål, ämnen och nästa steg. Dela viktiga insikter med alla deltagare på ett lättillgängligt sätt så att alla vet vad de ska göra härnäst för maximal effekt.
- Skissa upp mål. Bryt ner mötesagendor per minuter, timmar, dagar och veckor. Organisera ditt teams hela vecka i ett överblick och dela scheman med visuellt optimerade bilder.
- Optimera agendan. Eftersom 44% av medarbetarna rapporterar mindre tid för att slutföra sina uppgifter efter ett dåligt organiserat möte, etablera sessionens mål för att hålla möten organiserade.
- Bygg in tid för brainstorming. Kortare möten håller energinivåerna uppe.Inkorporera pauser och tysta brainstorming sessioner för att förbättra flödet av idéer.
- Profilera deltagare, intressenter och presentatörer. Google, Amazon och Apple är alla överens - för att möten ska vara effektiva behöver alla i mötet en anledning att vara där.
- Spåra månatliga framsteg. Även ett bra möte är ett misslyckande om uppföljande åtgärder är oklara. Spåra företagets framsteg efter mötet för att bekräfta att målen uppnås.
Samla slutligen feedback från deltagarna. Det bästa sättet att bekräfta varje mötes effektivitet är att enkätundersöka dina anställda individuellt och dela feedback för att lära och växa.
Implementering
De flesta mötesdeltagare föredrar visuella hjälpmedel som stimulerar deras uppmärksamhet och håller dem engagerade. Erbjuda tydliga mål med koncisa dagordningar. Spåra ditt framsteg mellan möten. Presentera nästa steg och nyckelinlärning från varje mötessession i ett visuellt tilltalande format. Använd i slutändan denna presentation för att förbättra övergripande mötesresultat.
Fallstudie
En undersökning av 187 företag över hela världen med marknadsvärden på $1 miljard som genomfördes av Marakon Associates och Economist Intelligence Unit upptäckte att 80% av ledningens tid spenderas på frågor som endast står för 20% av ett företags långsiktiga värde.Med denna presentation kan du dra nytta av de strategier som maximerar möteseffektiviteten: fokusera möten på beslut, mät ditt dagordnings värde, slutför dagordningspunkter så snart som möjligt, fatta beslut som varar långsiktigt och följ upp möten med handlingskraftiga nästa steg.
För fler alternativ att optimera ditt nästa möte, kolla in vår [related bracelet="maap1"] och [related bracelet="meetv2"]
