مقدمة
في هذا المقال، ستتعلم كيفية تخصيص نموذج جدول التقويم لعام 2024 لتلبية احتياجاتك في التخطيط في ثلاث خطوات بسيطة. أولاً، سنغطي كيفية جدولة المهام وتكرارها تلقائيًا (أي يوميًا، أسبوعيًا، أو شهريًا)؛ ثانيًا، سنتعلم كيفية إنشاء نسخ مختلفة من التقويم وتتبع المهام في عدة طرق عرض؛ أخيرًا، سنشرح كيفية تحليل أنماط عبء العمل الخاص بك وأوقات الذروة بمساعدة لوحة المعلومات.
بالإضافة إلى ذلك، يوفر هذا النموذج طريقة عملية وتلقائية لإدارة التقويم الخاص بك دون الحاجة إلى إدخالات يدوية متكررة. بينما نشرح كيفية استخدام النموذج، سنشارك أيضًا بعض النصائح والحيل لجعل هذا النموذج أكثر قابلية للتخصيص لاحتياجاتك الفريدة.
لذا، إذا كنت ترغب في رؤية السنة بأكملها في لمحة والتخطيط مقدمًا لأيامك الأكثر انشغالًا، فاستمر في القراءة. النموذج جدول التقويم لعام 2024 متاح في مايكروسوفت إكسل وجوجل شيتس.
المحتوى
الاستخدام اليدوي
الجزء اليدوي من النموذج يقدم علامات تبويب مُنظمة مسبقًا لكل شهر من العام، من يناير إلى ديسمبر 2024، مع مساحة لكتابة وتتبع إكمال مهامك اليومية.
اكتب المهام التي ستقوم بها كل يوم وقم بتمييزها بـ "x" عند الانتهاء منها. سيتحول الرأس إلى اللون الأزرق الداكن عند اكتمال جميع المهام اليومية. كلما تقدمت في الأيام، تتراكم شريط التقدم الخاص بك. هذا يعني أنه عندما يتم إكمال جميع المهام في الشهر، سيظهر شريط التقدم 100% كامل، وسيتم تحويل جميع الرؤوس.
تتبع التقدم اليومي والشهري يمنحك شعورًا بالإنجاز كلما تم إكمال المزيد من المهام طوال الشهر. للمتابعة مع الأشهر الأخرى، حدد العلامة التبويب التالية؛ تنطبق نفس الوظائف على كل شهر من العام.
الطريقة المذكورة أعلاه تتيح لك تتبع المهام اليومية يدويًا مع علامات تبويب شهرية مُنظمة مسبقًا. في القسم التالي، سنشرح كيفية جعل هذه العملية أكثر كفاءة.
كيفية تشغيل التقويم الخاص بك تلقائيًا
إذا كان لديك تقويم مزدحم للغاية، قد يصبح من الممل إدخال المهام يدويًا كل يوم، أو كل أسبوع، أو كل شهر. يحتوي هذا القالب على حل: قم بإنشاء مهمة مرة واحدة، وقم بتعيين تكرارها لتتبعها تلقائيًا في العروض اليومية والأسبوعية والشهرية. فيما يلي توضيح خطوة بخطوة لكيفية عمل هذه العملية التلقائية:
اذهب إلى علامة التبويب "المهام". هنا، لدينا جدول لإدخال كل شيء عن المهمة التي تريد إنشائها. على سبيل المثال، تريد جدولة اجتماع عمل كل يوم اثنين الساعة 10 صباحًا. في هذه الحالة، دعنا نستخدم اليوم الأول من عام 2024، الذي هو يوم اثنين.
بعد ذلك، حدد نوع المهمة. في هذا المثال، قمنا بتحديد نوع المهمة كـ "اجتماعات". في قسم لاحق من هذا المقال، سنشرح كيفية تخصيص أنواع المهام. ثم، اصف المهمة (أي "اجتماع عمل أسبوعي") وحدد أولويتها (أي منخفضة، متوسطة، عالية). كما يجب تحديد وقت بدء المهمة ووقت انتهائها (أي من الساعة 10 صباحًا حتى الساعة 11 صباحًا.)
لتشغيل المهمة تلقائيًا بناءً على تكرارها ووقت حدوثها، يمكنك اختيار التكرار كحدث مرة واحدة، أو يوميًا، أو أسبوعيًا، أو شهريًا. في مثالنا، ستتكرر المهمة أسبوعيًا وستستمر في القيام بذلك حتى منتصف عام 2024. أخيرًا، حدد التقويم الذي تنتمي إليه هذه المهمة. يتيح لك هذا الحقل الحصول على تقاويم مختلفة داخل قالب واحد. هذا يعني أنك يمكنك فصل التقاويم الشخصية والعملية وحتى تعيين المهام لأشخاص آخرين.
الآن بما أنك تعرف كيفية توفير الوقت من خلال إعداد تكرار المهمة وتعيينها أنواعًا وأولوياتًا وتقاويم مختلفة - يمكننا الانتقال إلى علامات التبويب 'اليومية'، 'الأسبوعية'، و'الشهرية' لرؤية نتيجة جميع المهام التي تم إنشاؤها.
مشاهدات التقويم
العرض اليومي
يمكن تطبيق الفلاتر المتاحة في العرض اليومي أيضًا على العروض الأسبوعية والشهرية بالإضافة إلى لوحة المعلومات. لاختيار المهام التي تريد عرضها، ستستخدم هذه الفلاتر. يعرض فلتر الفترة، على سبيل المثال، نطاق التاريخ الذي ترغب في النظر إليه.
في هذا التبويب، اكتب أي يوم من السنة لتحليله بالتفصيل.ولكن إذا كنت ترغب في أن يتتبع النموذج كل يوم تلقائيًا، اتركه فارغًا، وسيظهر دائمًا عرض اليوم الحالي. الفلاتر الأخرى تتعلق بنوع المهمة، والأولوية، والتقويم الذي تنتمي إليه المهمة، كما هو موضح في علامة التبويب 'المهام'.
مع عرض النموذج اليومي، يمكنك تصور التقاويم المختلفة جنبًا إلى جنب للحصول على فكرة عامة عن اليوم. استخدم القائمة المنسدلة لتحديد التقويم الذي ترغب في عرضه، وسيتم تعبئة البيانات تلقائيًا.
يمكنك أيضًا الانتقال إلى علامة التبويب 'الحقول' لإضافة تقاويم مختلفة إلى النموذج الخاص بك والقائمة لتخصيص أنواع المهام. ستكون تلك القوائم متاحة تلقائيًا عند تسجيل مهامك.
عند العودة إلى النموذج، لدينا أخيرًا قائمة كاملة بجميع المهام في يوم واحد، بغض النظر عن التقويم. هنا، يمكنك تخصيص العرض عن طريق تحديد التفاصيل التي ترغب في مراقبتها بخصوص المهام - مثل النوع، الأولوية، أو أي حقل آخر ترغب فيه. إذا كنت تفضل، يمكنك أيضًا استخدام الفلاتر للنظر في مهام أكثر تحديدًا.
العرض الأسبوعي
كما ذكرنا سابقا، يمكن تطبيق الفلاتر الموجودة في العرض اليومي هنا أيضا. الفرق هو أنه عند إدخال تاريخ، يتم عرض الأسبوع كاملاً بدءاً من ذلك التاريخ.
الفلاتر تعمل بنفس الطريقة. إذا كنت ترغب في تحليل تقاويم مختلفة في عرض أسبوعي، حدد التقويم الذي تريده، وسيتم تصفية المهام المعروضة وفقاً لذلك. تنطبق نفس المنطق على أنواع المهام والأولويات.
يتضمن العرض الأسبوعي لوحة اكتمال تحتوي على جميع تفاصيل كل مهمة لديك في تلك الأسبوع مع مؤشرات الأولوية الملونة: الأخضر يعني أولوية منخفضة؛ الأصفر يعني أولوية متوسطة؛ والأحمر يعني أولوية عالية.
يمكنك أيضاً اختيار التفاصيل التي ترغب في عرضها هنا بخصوص المهام. لذلك، عد إلى علامة التبويب 'الحقول' لدينا وفي قسم 'إعدادات التقويم'، قم بالتحقق من المربعات المرتبطة بالمعلومات التي ترغب في إضافتها أو إزالتها من العرض الأسبوعي. وبذلك، لديك السيطرة الكاملة على كيفية وما يتعين عرضه بخصوص أسابيعك.لمزيد من التخصيص، يمكن تعديل تنسيقات التاريخ والساعة، بالإضافة إلى الألوان الشرطية.
العرض الشهري
يشارك العرض الشهري نفس نظام الألوان كما في العرض الأسبوعي للإشارة إلى أولويات المهمة. ستؤثر نفس الفلاتر أيضًا على المهام هنا. حدد الشهر الذي ترغب في عرضه، وسيتغير بناء التقويم وفقًا لذلك. يمكنك أيضًا استخدام الفلاتر لتحديد نوع المهمة، والأولوية، والتقويم الذي ترغب في النظر إليه.
إحدى إمكانيات العرض الشهري هو تخصيص اليوم الأول المعروض من الأسبوع. في حالتنا، تبدأ الأسبوع يوم الاثنين. إذا كنت تفضل أن تبدأ يوم الأحد: في علامة التبويب 'Fields'، انتقل إلى قسم 'إعدادات التقويم' وقم بتعديل يوم الأسبوع الذي يبدأ عليه التقويم.
بهذه الطريقة، يمكنك الإشراف على شهرك بأكمله والتخطيط وفقًا لذلك، مع العلم بأولوية ووقت كل مهمة. وتذكر: جميع المهام تتم عرضها تلقائيًا بناءً على معلومات علامة التبويب الواحدة، كما أظهرنا في بداية هذا المقال.
نصائح إضافية
بعد أن استكشفنا كيفية إنشاء وتصور التقويم الخاص بك، هنا نقدم نظرة أعمق على كيفية تخصيصه بشكل أكبر. قبل تحليل أنماط لوحة المعلومات، هنا بعض النصائح القيمة لتعديل تنسيقات التاريخ والساعة أو تغيير الألوان الشرطية - وبالطبع، يمكن تطبيق هذه النصائح على القوالب الأخرى لدينا أيضا!
تنسيق التاريخ والساعة
تم تعيين هذا القالب افتراضيًا على تنسيق التاريخ والساعة الأكثر شيوعًا في الولايات المتحدة. لتغيير تنسيق التاريخ والوقت:
- أولاً، حدد الحقل الذي تريد تغيير تنسيقه، مثل 'تصفية التاريخ' في علامة التبويب 'العرض اليومي'.
- انقر على 'الصفحة الرئيسية' في شريط القائمة، ثم استخدم القائمة المنسدلة في قسم 'الأرقام' لاختيار تنسيق التاريخ المفضل لديك.
- إذا كنت تريد شيئًا مختلفًا، انقر على 'مزيد من تنسيقات الأرقام' في أسفل القائمة المنسدلة. ستجد جميع أنواع الخيارات لجعلها مثالية بالنسبة لك.
تنطبق نفس العملية على تعديل تنسيق الساعة - حدد الحقول التي تريد تغييرها وقم بنفس الأمر كما كان من قبل. ثم قم بنفس الأمر لكل علامة تبويب ترغب في تخصيصها.
التنسيق الشرطي
نستخدم الألوان الشرطية في حقول الأولويات وأقسام 'الجدول الزمني' من عرض 'اليومي' و'الأسبوعي'. في العرض الأسبوعي، إذا كنت ترغب في تغيير لوننا الأزرق للمهام:
- انقر على أي مهمة واذهب إلى 'الصفحة الرئيسية' في شريط القائمة؛
- انقر على التنسيق الشرطي > إدارة القواعد > حدد القاعدة التي تريد تغييرها > تحرير القاعدة
- اختر اللون الذي تريد عرضه بدلاً من ذلك وانقر على 'موافق'.
يمكن تطبيق نفس الإجراء على الحقول الأخرى التي تستخدم التنسيق الشرطي. الآن بعد أن غطينا كيفية إنشاء وعرض وتخصيص هذا التقويم، دعنا ننهي هذا البرنامج التعليمي للقالب بكيفية تحليل كل هذا.
كيفية تحليل الأنماط باستخدام لوحة المعلومات
من أجل فهم نمط التزاماتك ومهامك، ستساعدك لوحة المعلومات في الإجابة على هذه الأسئلة الثلاثة:
- ما هي الأيام التي أشعر فيها بالإرهاق الأكبر؟
- ما هي الأيام والأوقات التي لدي فيها مهام ذات مسؤولية أكبر؟
- ما هي أنواع المهام التي أولي لها اهتماماً أكبر في أسبوعي؟
في لوحة المعلومات، يمكنك رؤية وتحليل كيفية توزيع مهامك لكل ساعة من اليوم، وكل يوم من الأسبوع، وكل شهر - بالإضافة إلى وجود نفس المرشحات لتحديد أي نوع من المهام والتقويمات التي ترغب في تحليلها. ستحدد الرسوم البيانية أيضاً أولوية كل مهمة لتوفير فهم أفضل لروتينك ومسؤولياتك.
الخاتمة
مع هذا النموذج المخصص للتقويم، نغوص في تكرار المهام، والعروض المتعددة، ونظهر لك كيف يبدو كل شيء في لوحة المعلومات.مع خيارات التخصيص اللانهائية، ومؤشرات الأولوية، والقدرة على تصور الرزنامات المختلفة جنبًا إلى جنب، تم تصميم هذا النموذج لتوفير الوقت وتنظيم سنتك. وإذا كنت ترغب في المزيد من الأدوات لمساعدتك في تتبع مهامك وعاداتك ومشاريعك، فتحقق من نماذجنا لتتبع العادات ولوحات Kanban.أخبرنا برأيك!
