Introduzione
In questo articolo, imparerai come personalizzare il nostro modello Foglio di Calcolo del Calendario 2024 per soddisfare le tue esigenze di pianificazione in tre semplici passaggi. Prima, tratteremo come pianificare i compiti e automatizzare la loro frequenza (cioè giornaliera, settimanale o mensile); In secondo luogo, impareremo come creare diverse versioni di un calendario e monitorare i loro compiti in molteplici visualizzazioni; Infine, spiegheremo come analizzare i tuoi modelli di carico di lavoro e i periodi più impegnativi con l'aiuto del cruscotto.
Inoltre, questo modello offre un modo pratico e automatizzato per gestire il tuo calendario senza la necessità di inserimenti manuali ripetitivi. Mentre spieghiamo come utilizzare il modello, condivideremo anche alcuni consigli e trucchi per rendere questo modello ancora più personalizzabile per le tue esigenze uniche.
Quindi, se desideri vedere il tuo intero anno in un colpo d'occhio e pianificare in anticipo per i tuoi giorni più impegnativi, continua a leggere. Il modello Foglio di Calcolo del Calendario 2024 è disponibile in Microsoft Excel e Google Sheets.
Contenuto
Uso manuale
La parte manuale del modello offre schede pre-organizzate per ogni mese dell'anno, da gennaio a dicembre 2024, con spazio per scrivere e monitorare il completamento dei tuoi compiti quotidiani.
Scrivi i compiti che eseguirai ogni giorno e contrassegnali con un "x" quando sono completati. L'intestazione diventerà blu scuro quando tutti i compiti quotidiani saranno completati. Man mano che passano i giorni, la barra di avanzamento sopra accumula le tue prestazioni. Ciò significa che quando tutti i compiti del mese sono completati, la barra di avanzamento mostrerà il 100% di completamento, e tutte le intestazioni saranno trasformate.
Il monitoraggio quotidiano e mensile dei progressi ti fornisce un senso di realizzazione man mano che vengono completati più compiti nel corso del mese. Per continuare con altri mesi, seleziona la scheda successiva; le stesse funzionalità si applicano a ogni mese dell'anno.
Il metodo sopra descritto ti permette di monitorare manualmente i compiti quotidiani con schede mensili pre-organizzate. Nella prossima sezione, spiegheremo come rendere questo processo più efficiente.
Come automatizzare il tuo calendarioSe hai un calendario molto impegnativo, potrebbe diventare noioso inserire manualmente i compiti ogni giorno, settimana o mese. Questo modello ha una soluzione: crea un compito una volta e imposta la sua frequenza di ripetizione per tracciarlo automaticamente nelle visualizzazioni giornaliere, settimanali e mensili. Di seguito è riportata una descrizione passo-passo di come funziona questo processo di automazione:Per automatizzare il compito in base alla sua frequenza e al momento dell'occorrenza, puoi scegliere la frequenza come evento unico, quotidiano, settimanale o mensile. Nel nostro esempio, il compito si ripeterà settimanalmente e continuerà a farlo fino alla metà del 2024. Infine, seleziona il calendario a cui appartiene questo compito. Questo campo ti permette di avere diversi calendari all'interno di un unico modello. Ciò significa che puoi separare i calendari personali e di lavoro e persino assegnare compiti ad altre persone.
Ora che sai come risparmiare tempo impostando la frequenza di un compito e assegnandogli diversi tipi, priorità e calendari - possiamo passare alle schede di visualizzazione 'giornaliera', 'settimanale' e 'mensile' per vedere il risultato di tutti i compiti creati.
Visualizzazioni del calendario
Visualizzazione giornaliera
I filtri disponibili nella visualizzazione giornaliera possono essere applicati anche alle visualizzazioni settimanali e mensili insieme al cruscotto. Per scegliere quali compiti vuoi visualizzare, utilizzerai questi filtri. Il filtro del periodo, ad esempio, mostra l'intervallo di date che vuoi esaminare.
In questa scheda, digita qualsiasi giorno dell'anno per analizzarlo in dettaglio.Ma se vuoi che il modello tracci ogni giorno automaticamente, lascialo vuoto, e mostrerà sempre la vista del giorno corrente. Gli altri filtri riguardano il tipo di compito, la priorità e il calendario a cui appartiene il compito, come dimostrato nella scheda 'Tasks'.
Con la vista giornaliera di questo modello, puoi visualizzare diversi calendari affiancati per avere un senso generale della giornata. Usa il menu a discesa per selezionare il calendario che vuoi visualizzare, e i dati si popoleranno automaticamente.
Puoi anche andare alla scheda 'Fields' per aggiungere diversi calendari al tuo modello e alla lista per personalizzare i tipi di compiti. Queste liste saranno automaticamente disponibili quando registri i tuoi compiti.
Tornando al modello, abbiamo infine un elenco completo di tutti i compiti in un giorno, indipendentemente dal calendario. Qui, puoi personalizzare la vista selezionando i dettagli che vuoi monitorare riguardo ai compiti - come il tipo, la priorità, o qualsiasi altro campo che desideri. Se preferisci, puoi anche utilizzare i filtri per esaminare compiti più specifici.
Vista settimanale
Come accennato in precedenza, i filtri che si trovano nella vista giornaliera possono essere applicati anche qui. La differenza è che quando si inserisce una data, viene visualizzata l'intera settimana a partire da quella data.
I filtri funzionano allo stesso modo. Se vuoi analizzare diversi calendari in una vista settimanale, seleziona quello che desideri, e i compiti mostrati saranno filtrati di conseguenza. La stessa logica si applica ai tipi di compiti e alle priorità.
La vista settimanale include una bacheca di completamento con tutti i dettagli di ogni compito che hai in quella settimana con indicatori di priorità codificati a colori: il verde indica bassa priorità; il giallo indica priorità media; e il rosso indica alta priorità.
Puoi anche scegliere quali dettagli mostrare qui riguardo ai compiti. Per fare ciò, torna alla nostra scheda 'Campi' e, nella sezione 'Impostazioni del calendario', seleziona le caselle delle informazioni che desideri aggiungere o rimuovere dalla vista settimanale. In questo modo, hai il totale controllo su come e cosa visualizzare riguardo alle tue settimane.Per una personalizzazione aggiuntiva, i formati di data e ora, così come i colori condizionali, possono essere modificati.
Vista mensile
La vista mensile condivide lo stesso schema di colori della vista settimanale per indicare le priorità dei compiti. Anche gli stessi filtri influenzeranno i compiti qui. Seleziona il mese che desideri visualizzare e la struttura del calendario cambierà di conseguenza. Puoi anche utilizzare i filtri per specificare il tipo di compito, la priorità e il calendario che desideri esaminare.
Una possibilità della vista mensile è la personalizzazione del primo giorno della settimana visualizzato. Nel nostro caso, la settimana inizia il lunedì. Se preferisci che inizi la domenica: nella scheda 'Campi', vai alla sezione 'Impostazioni del calendario' e modifica il giorno della settimana in cui inizia il calendario.
In questo modo, puoi supervisionare l'intero mese e pianificare di conseguenza, conoscendo la priorità e il tempo di ciascun compito. E ricorda: tutti i compiti vengono visualizzati automaticamente in base alle informazioni di una sola scheda, come abbiamo mostrato all'inizio di questo articolo.
Consigli extra
Dopo aver esplorato come creare e visualizzare il tuo calendario, ecco un'analisi più approfondita su come personalizzarlo ulteriormente. Prima di analizzare i modelli del cruscotto, ecco alcuni preziosi consigli per modificare i formati di data e ora o cambiare i colori condizionali - e naturalmente, questi consigli possono essere applicati anche ai nostri altri modelli!
Formattazione di data e ora
Questo modello è impostato di default sul formato di data e ora più comune negli Stati Uniti. Per cambiare il formato di data e ora:
- Prima di tutto, seleziona il campo che vuoi cambiare il formato, come il 'Filtro data' nella scheda 'Vista giornaliera'.
- Clicca su 'Home' nella barra dei menu, poi usa il menu a discesa nella sezione 'Numeri' per scegliere il tuo formato di data preferito.
- Se vuoi qualcosa di diverso, clicca su 'Altri formati numerici' in fondo al menu a discesa. Troverai tutte le opzioni per renderlo perfetto per te.
Lo stesso processo si applica alla modifica del formato dell'ora - seleziona i campi che vuoi cambiare e fai lo stesso di prima. Poi fai lo stesso per ogni scheda che desideri personalizzare.
Formattazione condizionale
Utilizziamo colori condizionali nei campi delle priorità e nelle sezioni 'programma' delle viste 'Giornaliera' e 'Settimanale'. Nella vista settimanale, se vuoi cambiare il nostro colore blu per i compiti:
- Clicca su qualsiasi compito e vai a 'Home' nella barra dei menu;
- Clicca su Formattazione condizionale > Gestione regole > Seleziona la regola che vuoi cambiare > Modifica regola
- Scegli il colore che vuoi visualizzare al posto e clicca 'OK'.
La stessa procedura può essere applicata ad altri campi che utilizzano la formattazione condizionale. Ora che abbiamo coperto come creare, visualizzare e personalizzare questo calendario, concludiamo questo tutorial del modello con come analizzare tutto questo.
Come analizzare i modelli con il cruscotto
Per comprendere il modello dei tuoi impegni e compiti, il cruscotto ti aiuterà a rispondere a queste 3 domande:
- In quali giorni della settimana sono più sovraccarico?
- In quali giorni e orari ho compiti di maggiore responsabilità?
- A quali tipi di compiti sto prestando più attenzione nella mia settimana?
Nel cruscotto, puoi visualizzare e analizzare come i tuoi compiti sono distribuiti per ogni ora del giorno, ogni giorno della settimana e ogni mese - oltre ad avere gli stessi filtri per specificare quali tipi di compiti e calendari vuoi analizzare. I grafici specificeranno anche la priorità di ogni compito per fornire una migliore comprensione della tua routine e delle tue responsabilità.
Ultimo inserimento
Con questo modello di calendario personalizzabile, ci siamo immersi nella frequenza dei compiti, nelle molteplici visualizzazioni e ti abbiamo mostrato come appare tutto in un cruscotto.Con infinite opzioni di personalizzazione, indicatori di priorità e la possibilità di visualizzare diversi calendari affiancati, questo modello è creato per farti risparmiare tempo e organizzare il tuo anno. E se desideri ancora più strumenti per aiutarti a tenere traccia dei tuoi compiti, abitudini e progetti, dai un'occhiata ai nostri modelli di Tracciatore di Abitudini e Tavola Kanban.Facci sapere cosa ne pensi!
