مقدمه
در این مقاله، شما یاد خواهید گرفت که چگونه الگوی اسپرد شیت تقویم 2024 ما را برای برآورده کردن نیازهای زمانبندی خود در سه مرحله ساده سفارشی کنید. ابتدا، ما چگونگی برنامه ریزی وظایف و اتوماسیون فرکانس آنها (یعنی روزانه، هفتگی یا ماهانه) را پوشش خواهیم داد؛ دوم، ما یاد خواهیم گرفت چگونه نسخه های مختلفی از تقویم را ایجاد کنیم و وظایف آنها را در نمایش های متعدد پیگیری کنیم؛ در نهایت، ما توضیح خواهیم داد چگونه الگوهای بار کاری خود را تحلیل کنیم و با کمک داشبورد، اوقات شلوغ خود را بشناسیم.
علاوه بر این، این الگو یک روش عملی و اتوماتیک برای مدیریت تقویم شما فراهم می کند که نیازی به ورودی های دستی مکرر ندارد. در حالی که ما توضیح می دهیم چگونه از الگو استفاده کنید، ما همچنین چندین نکته و ترفند را برای سفارشی کردن بیشتر این الگو برای نیازهای منحصر به فرد شما به اشتراک خواهیم گذاشت.
پس، اگر مایلید که کل سال خود را یکجا ببینید و برای روزهای شلوغ خود از پیش برنامه ریزی کنید، ادامه دهید. الگوی اسپرد شیت تقویم 2024 در مایکروسافت اکسل و گوگل شیت موجود است.
محتوا
استفاده دستی
بخش دستی الگو، زبانه هایی پیش سازماندهی شده برای هر ماه سال، از ژانویه تا دسامبر 2024، با فضایی برای نوشتن و پیگیری تکمیل وظایف روزانه شما ارائه می دهد.
وظایفی که قرار است هر روز انجام دهید را بنویسید و با یک "x" آنها را علامت گذاری کنید. هنگامی که تمام وظایف روزانه تکمیل شوند، سربرگ به رنگ تیره آبی تبدیل می شود. همانطور که روزها می گذرند، نوار پیشرفت بالایی عملکرد شما را جمع می کند. این بدان معناست که هنگامی که تمام وظایف در ماه تکمیل شوند، نوار پیشرفت 100٪ تکمیل را نشان می دهد و تمام سربرگ ها تبدیل می شوند.
پیگیری روزانه و ماهانه پیشرفت به شما احساس دستاورد می دهد زیرا وظایف بیشتری در طول ماه تکمیل می شوند. برای ادامه با ماه های دیگر، زبانه بعدی را انتخاب کنید؛ همان قابلیت ها برای هر ماه سال اعمال می شوند.
روش فوق به شما امکان می دهد تا وظایف روزانه را با زبانه های ماهانه پیش سازماندهی شده به صورت دستی ردیابی کنید. در بخش بعدی، ما توضیح خواهیم داد که چگونه این فرآیند را کارآمدتر کنیم.
چگونه تقویم خود را اتوماتیک کنیم
اگر تقویم شما بسیار پرکار است، ممکن است وارد کردن وظایف به صورت دستی روزانه، هفتگی یا ماهانه خسته کننده باشد. این الگو یک راه حل دارد: یک وظیفه ایجاد کنید و فرکانس تکرار آن را تنظیم کنید تا به صورت خودکار در نمایش های روزانه، هفتگی و ماهانه آن را پیگیری کنید. در زیر توضیح مرحله به مرحله از چگونگی کارکرد این فرآیند اتوماتیک آورده شده است:
به برگه "Tasks" بروید. در اینجا، ما یک جدول برای وارد کردن همه چیز در مورد وظیفه ای که می خواهید ایجاد کنید، داریم. به عنوان مثال، شما می خواهید یک جلسه کاری را هر دوشنبه ساعت 10 صبح برنامه ریزی کنید. در این مورد، بیایید از اولین روز سال 2024 استفاده کنیم که یک دوشنبه است.
سپس، نوع وظیفه را تعریف کنید. در این مثال، ما نوع وظیفه را به عنوان "Meetings" تعریف کرده ایم. در بخش بعدی این مقاله، ما توضیح خواهیم داد که چگونه انواع وظایف را سفارشی کنیم. سپس، وظیفه را توصیف کنید (یعنی "جلسه کاری هفتگی") و اولویت آن را تنظیم کنید (یعنی پایین، متوسط، بالا). همچنین زمان شروع و پایان وظایف را مشخص کنید (یعنی از ساعت 10 صبح تا 11 صبح).)
برای اتوماتیک کردن وظیفه بر اساس فرکانس و زمان وقوع آن، می توانید فرکانس را به عنوان یک رویداد یک باره، روزانه، هفتگی یا ماهانه انتخاب کنید. در مثال ما، وظیفه هفتگی تکرار می شود و تا میانه سال 2024 ادامه خواهد داشت. در نهایت، تقویمی را که این وظیفه به آن تعلق دارد را انتخاب کنید. این فیلد به شما اجازه می دهد تا تقویم های مختلفی در یک الگو داشته باشید. این به این معنی است که می توانید تقویم های شخصی و کاری را جدا کنید و حتی وظایف را به دیگران اختصاص دهید.
حالا که می دانید چگونه با تنظیم فرکانس یک وظیفه و اختصاص دادن انواع، اولویت ها و تقویم های مختلف به آنها زمان صرفه جویی کنید - می توانیم به برگه های 'روزانه'، 'هفتگی' و 'ماهانه' برویم تا نتیجه تمام وظایف ایجاد شده را ببینیم.
نمایش تقویم
نمایش روزانه
فیلترهای موجود در نمایش روزانه همچنین می توانند به نمایش هفتگی و ماهانه همراه با داشبورد اعمال شوند. برای انتخاب وظایفی که می خواهید نمایش داده شوند، از این فیلترها استفاده خواهید کرد. فیلتر دوره به عنوان مثال، بازه زمانی که می خواهید به آن نگاه کنید را نمایش می دهد.
در این برگه، هر روز سال را برای تجزیه و تحلیل به تفصیل تایپ کنید.اما اگر می خواهید الگوی روزانه را به صورت خودکار پیگیری کنید، آن را خالی بگذارید و همیشه نمای روز جاری را نشان می دهد. فیلترهای دیگر مربوط به نوع وظیفه، اولویت و تقویمی است که وظیفه به آن تعلق دارد، همانطور که در برگه 'وظایف' نشان داده شده است.
با نمای روزانه این الگو، شما می توانید تقویم های مختلف را کنار هم ببینید تا احساس کلی از روز را بدست آورید. از منوی کشویی برای انتخاب تقویمی که می خواهید نمایش دهید استفاده کنید و داده ها به صورت خودکار پر می شوند.
همچنین می توانید به برگه 'Fields' بروید تا تقویم های مختلف را به الگوی خود اضافه کنید و لیست را برای سفارشی سازی انواع وظایف تنظیم کنید. این لیست ها به صورت خودکار در هنگام ثبت وظایف شما در دسترس خواهند بود.
با بازگشت به الگو، در نهایت یک لیست کامل از تمام وظایف در یک روز، بدون توجه به تقویم، داریم. در اینجا، شما می توانید نمایش را با انتخاب جزئیاتی که می خواهید در مورد وظایف پیگیری کنید - مانند نوع، اولویت، یا هر زمینه دیگری که می خواهید - سفارشی کنید. اگر ترجیح می دهید، همچنین می توانید از فیلترها برای نگاهی به وظایف خاص تر استفاده کنید.
نمای هفتگی
همانطور که قبلاً اشاره شد، فیلترهایی که در نمای روزانه یافت می شوند، می توانند در اینجا نیز اعمال شوند. تفاوت این است که وقتی تاریخی وارد می شود، هفته کامل از آن تاریخ نمایش داده می شود.
فیلترها به همان شکل کار می کنند. اگر می خواهید تقویم های مختلف را در یک نمای هفتگی تحلیل کنید، تقویمی را که می خواهید انتخاب کنید و وظایف نمایش داده شده به طور متناسب فیلتر خواهند شد. همین منطق برای انواع وظایف و اولویت ها نیز برقرار است.
نمای هفتگی شامل یک تخته تکمیل با تمام جزئیات هر کاری است که در آن هفته دارید با نشانگرهای اولویت رنگی: سبز به معنی اولویت پایین است؛ زرد به معنی اولویت متوسط است؛ و قرمز به معنی اولویت بالا است.
شما همچنین می توانید انتخاب کنید که چه جزئیاتی در مورد وظایف در اینجا نمایش داده شود. برای این کار، به برگه 'Fields' ما برگردید و در بخش 'تنظیمات تقویم'، جعبه های اطلاعاتی را که می خواهید به نمای هفتگی اضافه یا حذف کنید، علامت بزنید. بنابراین، شما کنترل کاملی بر روی چگونگی و چه چیزی را در مورد هفته های خود مشاهده کنید دارید.برای افزایش شخصی سازی، فرمت تاریخ و ساعت، همچنین رنگ های شرطی نیز می توانند تغییر کنند.
نمای ماهانه
نمای ماهانه همان طرح رنگی را که در نمای هفتگی استفاده شده است برای نشان دادن اولویت وظایف به اشتراک می گذارد. همان فیلترها نیز بر وظایف موجود در اینجا تأثیر می گذارند. ماهی را که می خواهید مشاهده کنید انتخاب کنید و ساختار تقویم به ترتیب تغییر خواهد کرد. شما همچنین می توانید از فیلترها برای مشخص کردن نوع وظیفه، اولویت و تقویمی که می خواهید به آن نگاه کنید استفاده کنید.
یکی از امکانات نمای ماهانه، سفارشی سازی روز اول نمایش داده شده هفته است. در مورد ما، هفته از دوشنبه شروع می شود. اگر ترجیح می دهید از یکشنبه شروع شود: در برگه 'Fields'، به بخش 'تنظیمات تقویم' بروید و روزی که تقویم شروع می شود را تغییر دهید.
به این ترتیب، شما می توانید کل ماه خود را نظارت کنید و برنامه ریزی مناسب انجام دهید، با دانستن اولویت و زمان هر وظیفه. و به یاد داشته باشید: تمام وظایف بر اساس اطلاعات فقط یک برگه به صورت خودکار نمایش داده می شوند، همانطور که در ابتدای این مقاله نشان دادیم.
نکات اضافی
پس از بررسی چگونگی ایجاد و تصویرسازی تقویم خود، اینجا یک بررسی عمیق تر در مورد چگونگی سفارشی سازی آن وجود دارد. قبل از تجزیه و تحلیل الگوهای داشبورد، در اینجا برخی از نکات ارزشمند برای تغییر فرمت تاریخ و ساعت یا تغییر رنگ های شرطی وجود دارد - و البته، این نکات می توانند در الگوهای دیگر ما نیز اعمال شوند!
فرمت تاریخ و ساعت
این الگو به طور پیش فرض به فرمت تاریخ و ساعت رایج ترین در ایالات متحده تنظیم شده است. برای تغییر فرمت تاریخ و زمان:
- اول، فیلدی را که می خواهید فرمت آن را تغییر دهید، مانند 'فیلتر تاریخ' در برگه 'نمای روزانه' انتخاب کنید.
- روی 'خانه' در نوار منو کلیک کنید، سپس از کرکره در بخش 'اعداد' برای انتخاب فرمت تاریخ مورد نظر خود استفاده کنید.
- اگر می خواهید چیزی متفاوت داشته باشید، در پایین کرکره روی 'فرمت های شماره بیشتر' کلیک کنید. شما انواع مختلفی از گزینه ها را خواهید یافت تا آن را برای شما کامل کند.
همین فرآیند برای تغییر فرمت ساعت اعمال می شود - فیلدهایی را که می خواهید تغییر دهید انتخاب کنید و همان کار را مجددا انجام دهید. سپس برای هر برگه ای که می خواهید سفارشی سازی کنید، همین کار را انجام دهید.
قالب بندی شرطی
ما در بخش های اولویت و بخش 'برنامه' از نمای 'روزانه' و 'هفتگی' از رنگ های شرطی استفاده می کنیم. در نمای هفتگی، اگر می خواهید رنگ آبی ما را برای وظایف تغییر دهید:
- روی هر وظیفه کلیک کنید و به 'خانه' در نوار منو بروید؛
- روی قالب بندی شرطی > مدیریت قوانین > انتخاب قانونی که می خواهید تغییر دهید > ویرایش قانون کلیک کنید
- رنگی را که می خواهید به جای آن نمایش دهید انتخاب کنید و روی 'تایید' کلیک کنید.
همین روند می تواند برای سایر زمینه هایی که از قالب بندی شرطی استفاده می کنند اعمال شود. حالا که چگونگی ایجاد، مشاهده و شخصی سازی این تقویم را پوشش داده ایم، بیایید این آموزش الگو را با نحوه تجزیه و تحلیل همه این موارد به پایان برسانیم.
چگونه با استفاده از داشبورد الگوها را تحلیل کنیم
برای درک الگوی تعهدات و وظایف خود، داشبورد به شما کمک می کند تا به این 3 سوال پاسخ دهید:
- چه روزهایی از هفته بیشتر از همه کار دارم؟
- چه روزها و ساعت هایی وظایف با مسئولیت بیشتری دارم؟
- چه نوع وظایفی را در هفته خود بیشتر مورد توجه قرار می دهم؟
در داشبورد، شما می توانید ببینید و تحلیل کنید که چگونه وظایف شما برای هر ساعت از روز، هر روز از هفته و هر ماه توزیع شده اند - علاوه بر داشتن همان فیلترها برای مشخص کردن چه نوع وظایف و تقویم هایی را می خواهید تحلیل کنید. نمودارها همچنین اولویت هر وظیفه را مشخص می کنند تا درک بهتری از روتین و مسئولیت های شما ارائه دهند.
پلاگین نهایی
با این الگوی تقویم قابل سفارشی، ما به بررسی فرکانس وظایف، نمایش های چندگانه و نشان دادن چگونگی نمایش همه چیز در یک داشبورد پرداختیم.با گزینه های سفارشی سازی بی نهایت، نشانگرهای اولویت، و توانایی مشاهده تقویم های مختلف کنار هم، این الگو برای صرفه جویی در زمان شما و سازماندهی سال شما طراحی شده است. و اگر شما می خواهید ابزارهای بیشتری برای کمک به پیگیری وظایف، عادت ها، و پروژه های خود، نگاهی به الگوهای ما برای ردیاب عادت و تخته کانبان بیندازید.به ما بگویید که چه فکر می کنید!
